高效组织会议的4大步骤和6大注意事项

来源: 2018/12/21 阅读:4498

如何组织高效会,是每一个企业最迫切的需求。不管是某一种属性的会议,其会议都离不开这4个步骤。

高效组织会议
会议就是聚集多个人针对特定论题或困难进行讨论或解决。很多时候我们需要通过会议来脑暴,讨论方案,传达政策等等。但面对拖沓冗长的会议,以及总是无法敲定的议题,往往策划者心力憔悴。

会议普遍存在效率低,无法达成结论等问题,通过观察发现,往往有以下原因:

会议议程审批流程冗长
会议通知不到位
会议准备工作分配不到位,工作明细不清晰
会议前的派车接待不到位
会议进场签到容易混乱

如何高效组织会议,是每一个企业最迫切的需求。不管是某一种属性的会议,其会议都离不开以下几个步骤:

1、筹划环节

如何高效地筹划一个会议?行政部门需要根据会议的性质、内容、规模,拟订计划方案。其中,时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素,最好是按照程序逐一拉单。在企微「表单流程」发起会议的组织实施方案和经费预算,报请领导审批,全部流程智能化管理,大幅度提升办会效率、减少会议繁杂事务,降低会议管理难度。

会议筹备阶段

2、准备环节。

审批流程完成后,利用企微「会议助手」查询会议室使用情况/预定、一键通知开会、扫码签到、上传保密会议纪要等;打通请假出差系统,自动统计参会人数,会议组织如此简单便捷。

其次,就是要展开会议的准备,也叫做会议的筹备阶段,主要是根据时间先后、轻重缓急,编制一个筹备计划,多个部门合作的,还要召开一个或者几个协调会,明确任务分工、标准要求和时间接点。在企微「任务分派」向员工分派文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等工作任务,实现任务细化安排。筹备工作是一项艰苦细致的工作,会议的准备质量往往影响会议的成败,企微「任务分派」还支持微信提醒、进度跟踪、评分考核等功能,促进工作落地,提高执行效率。

3、实施环节。

会议前需要布置会场,包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位,同时要安排好座次、调试好所有必备设备。在企微「企业用车」应用内提前安排好车辆接待,包括接机、接站、食宿等。会议进场时,指引参会人用企微「会议助手」扫码签到。

会议助手应用

企微「任务分派」设置提醒相关工作人员安排好主持人和会议发言人员的材料,并要安排好新闻宣传工作,摄影、录像、报道都要根据需要进行协调。

4、收尾环节。

会议结束后,要及时收撤会议物品,清理会场及食宿场所物品。任务提醒相关人整理会议纪要,跟进会议回顾。

有哪些需要重点注意的地方?

1、场地的准备

大型的会议要找到合适的场地非常重要,还要考虑到人员临时增加,保证会议室桌椅,桌布的充足,音响投影齐备。

2、先进的智能会议设备

为了更高效的工作,我们采用先进的智能会议设备,集高质量显示、触摸书写、无线传屏等功能于一体,兼容多种远程会议软硬件及丰富的办公应用,致力提升企业机构的会议效率。

3、环境租摆

综合服务商的伙伴们在会场内摆放一些绿色植物、桌花,营造舒适的会议环境;会场内调整灯光,做到明亮柔和。

4、迎宾与导视

我们还设置迎宾栏杆座、主题迎宾海报牌、会议签到,会议导视牌,迎宾工作人员,让来宾少走弯路,提前告知洗手间的方位,为来宾提供最贴心的服务。

5、避免会议改期/取消等

6、避免会议跑题、主题不明的会议

高效组织会议的4大步骤和6大注意事项

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