无纸化会议系统如何让会议更高效?

来源: 2018/09/18 阅读:9633

企微云—会议助手,通过企业微信实现会议室查询与预定,支持一键通知开会,打通请假出差系统,自动统计参会人数,目的是提高会议效率,降低会议成本,让会议变得简单高效。

会议系统管理

无纸化会议系统是指利用互联网技术、云计算等通过网络实现在移动终端建立的会议场景,实现电子文件无纸化代替纸质文件,如会议签到、投票表决、自动统计会议人事、上传会议纪要等应用。

而随着环保意识不断的增强,越来越多的企业都会使用无纸化办公,来帮助企业节省办公开支,提高办公效率。像企微云—会议助手,通过企业微信实现会议室查询与预定,支持一键通知开会,打通请假出差系统,自动统计参会人数,目的是提高会议效率,降低会议成本,让会议变得简单高效。企微云-会议系统主要通过以下四步让会议更高效:

会议软件步骤

一、会前准备

1、会议室查询、预定
以往需要到人事使用纸质登记,再到人事花费时间一一翻看记录,确定会议室使用状态,再进行预定,这当中需要花费大量的时间与精力。而使用会议助手只需在系统后台选择开会时间段,系统会自动识别出该时间段的空闲会议室,企业人员就可以根据自己的会议需要预定会议室。同时,会议室数字标牌、微信端同步显示会议室使用状态,不仅提高办事效率,还能通过无纸化会议查询,节省办公成本。

会议室预订

2、会议室管理
通过会前利用系统设置会议的时长,设置好开始的时间与会议结束的时间,让参加会议人员会前准备好资料,言重避轻,提高会议质量。同时,防止会议室被霸占,影响其他部门也使用会议室。

二、会议预约通知

利用会议助手快速发起会议,通过系统设置会前10-30分钟微信提醒,确保参会的每一个人员可以合理安排手中的工作,准时参加会议,让会议高效执行。

三、会议签到

1、支持多种签到方式,如扫码签到、GPS定位签到、大屏签到等,利用这些无纸化签到方式,比以往纸质签到,节省时间,更加方便。

会议考勤

2、自动统计出席情况
通过系统一键提醒未反馈人员参会,系统根据参会情况全自动统计,在线确认参会或请假,打通请假系统,无需二次申请。

四、会后总结纪要

会议纪要是会议记录的提炼和总结。会议结束后,会议人员可点击编辑会议纪要并上传,与会人员均可随时随地查看会议纪要进行阅读。

总体而言,通过企微云-会议助手,帮助企业提高会议效率,提高会议质量,让会议的展开更加有序,以及还可以更好降低会议办公成本。

无纸化会议系统如何让会议更高效?

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