公司会议这样开-才能更高效!

来源: 2018/11/06 阅读:2342

通过企微云「会议助手」在企业微信实现会议室查询与预定、一键通知开会、扫码签到、上传保密会议纪要等;打通请假出差系统,自动统计参会人数,会议组织从未如此简单便捷。

会议这样开

会议是一个公司经营必不可少的重要环节,但是有时候遇到公司会议却很无奈。有以下几点原因,造成了会议效益的低小,同时也让企业成员在会议结束后换来的是无数的加班日子。

  • 会议占用工作时间太长
  • 会议中没有按照轻重缓急讲
  • 参会人员经常迟到,无法准时召开
  • 会议时间没有在规定的时间结束

会议是现代发展的一个重要手段之一,是属于正常工作范围之内。但是,如何把领导从会议中解放出来,就需要事先做好规划,需要做好会议解决方案。这样才能提高会议效率,才能保证公司会议的召开,变得更高效。

可以借助第三方服务商--企微云会议助手,在企业微信实现会议室查询与预定、一键通知开会、扫码签到、上传保密会议纪要等,帮助公司会议变得高效简化。具体实施方案往下看。

一、会议的目的

通过会议的召开企业成员可以交流思想、分享经验、规划发展计划等,帮助企业成员总结以往经验、避免重复之前犯的错误,开拓思路等。不管是对个人,还是企业都是有着积极的推动作用的。

二、规划好会前部署内容

1、会议展开的内容:提前做到会议展开的主题内容,利用企业微信文件盘,让参会人员事先了解会议召开的内容,支持大家在线预览、下载,提高会议质量,让会议召开更加高效省时。

会前部署内容

2、规定会议召开的时间:例如不超过60分钟

3、通知参加会议的人员:通过企微云会议助手应用,发送通知,收到者自动反馈;对于没有反馈者,利用系统二次发送会议提醒,大大提高会议通知效率。

4、会议提醒:会议助手可以自定义设置会前10-30分钟提醒,确保每个人都能准时参加会议,杜绝迟到现象。

5、会议需要准备的东西:对于会议上所需要的,如水果、点心、布场等,都可以在系统直接罗列出来,好让会议行政人员提前做好准备。

三、会议室召开时

1、查询、预约会议室使用情况

打破传统的电话咨询、查询、预约会议室。只需要通过企微云会议助手,输入会议使用的时间段查询,系统就会显示出来,任君选择。同时,可以在微信上根据系统显示,直接预约需要的会议室,不仅可以节省时间,还可以提高会议效率。

用会议助手

2、签到

利用电子版多种方式签到,如二维码、摇一摇、大屏幕等,签到者头像会显示在屏幕上。同时,系统自动显示参会人数,省去了人工手动统计参会人数,高效又便捷。

3、会议的内容

会议的内容按照轻重缓急的顺序来展开,每个任务的会议内容开展都需要在预先规定的时间内完成。

四、圆满结束会议

1、预留5-7分钟做会议总结

2、确定工作分配妥当

3、按照规定的时间内结束会议

结束会议准备

五、会后评估

会议的内容通过系统快速上传会议纪要,全程无须参会人员手动记录,可以让每个参会者专心参加会议。除此,参会的相关人员可以下载会议内容进行查阅及评论,这样有利于总结、消化会议内容,为以后的工作做好明确规划。

公司会议的召开就是为了更好的完成公司的目标。同时,公司会议的高效开展,对提高会议质量,会议管理、降低会议成本,都有着积极的推动作用。

公司会议这样开-才能更高效!

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