公司电子档案如何制作?有哪些关键步骤?

来源: 2019/07/28 阅读:677

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立,但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档,随着企业的发展,档案越积越多,不仅占据办公空间,有时候由于职场换HR,经常找不到档案也是属于正常情况。于是,学习如何制作电子档案就非常有必要了。

电子档案

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立,但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档,随着企业的发展,档案越积越多,不仅占据办公空间,有时候由于职场换HR,经常找不到档案也是属于正常情况。

同时,纸张的储存和查阅都十分不便,并且容易损坏,甚至造成资料的丢失或泄漏。所以,在移动互联网信息时代,需要学会借助互联网的力量,使用电子档案,这样不仅能提高HR的工作效率,还可以节省纸张铺张浪费,节省办公成本,关键还是易于保存与管理。与此同时,就会有人问,公司电子档案应该要如何制作及有哪些关键步骤?不急,跟着一起往下看看吧。

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前,需要收集所要录入的资料,如是员工档案,其中需要包括:

1、基本个人信息:姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息;

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息;

3、入职后的培训资料、培训合同等信息;

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

收集电子档案资料

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理,是很基础但又不能轻视的工作。所以,制作电子档案可以根据企业建立档案的需要,如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排,再按序录入系统,这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多,为了方便今后的查找以及后续资料的归档,需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类,这样会便于企业员工的查找与使用。

电子档案管理

四、设置权限

设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件,如员工档案,就会涉及到员工个人的相关信息;商业文件,可能会涉及到关乎公司的商业机密等等,这些文件一旦泄露出现,不仅会让企业损失人才,还有可能让企业停滞不前,影响可持续发展。

其实,想要制作好电子档案,关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为,一旦存在安全隐患,对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上,利用电子档案系统可以解决我们低效的手工录用,能够通过扫描和解析功能,高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以通过设置关键词搜索档案,快速和精准地查找、调用员工档案。 最重要的一点,是可以通过电子档案系统共享文件,这样员工与员工之间也可以相互学习,相互了解哦。

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