为什么做好电子档案对企业很重要?

来源: 2019/09/04 阅读:372

电子档案信息是一种关键业务资源,与任何其他关键资源一样,必须妥善管理。

电子档案

相信大多数企业都会面临以下几个问题:

1、管理和维护纸质档案所花费的大量时间;

2、纸质档案存档需要占据很大的空间;

3、无法与企业其他团队共享档案,特别是存在异地存储解决方案,导致额外成本和检索延迟;

4、存在不可预计的风险,如火灾,水损坏或其他物理损坏导致文件丢失的风险等等。

档案管理问题

综上所述,以上4点相信是大多数企业有经历过的事情,如果想要避免,可以使用电子档案,这样不仅是顺应移动互联网发展的需求,也可以避免以上几种情况发生。下面,给大家分享几点做好电子档案对企业的重要性。

一、可以提高效率和生产力

每当企业员工花费大量时间搜索松散文件或花费尝试查找丢失或错误记录的记录时效率低下,效率低下对企业来说可能代价高昂。

而利用电子档案可以保持良好的信息存储和检索系统,包括有效的索引系统,不仅可以减少信息被错误归档的机会,还可以加速信息的存储和检索。这样,不仅能节省时间,还可以提高办公效率和生产率,同时减轻企业管理人员的压力和焦虑。

提高效率

二、能够改善工作环境

相信企业员工都深有体会,以往的纸质版档案归档,不仅占据办公面积,还会让人任何走过办公区域的人都会看到重要的商业文件和堆放在文件柜顶部,这不仅会造成压力和恶劣的工作环境。而使用电子档案,可以将此与文件柜,过道和工作站清晰整齐的办公区域,不仅能给人留下整洁的美观影响,还可以节省占地面积。

三、节省劳动力

通过建立电子档案,节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,并减少档案信息归档过程的工作量。同时,还可以解放管理者校对的工作时间,电子系统减少了存储空间需求并降低了设备和劳动力成本。

总之,电子档案信息是一种关键业务资源,与任何其他关键资源一样,必须妥善管理。只不过,有些小企业仍然停留在纸质档案存档管理方面。其实,随着移动互联网的快速发展,即使是非常小的企业管理重要业务信息的方式也应该随之改进。

为什么做好电子档案对企业很重要?

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