员工电子档案怎么做?建立注意哪些事项?

来源: 2019/05/25 阅读:5103

在数字时代,员工电子档案存储不仅能减少了纸张和墨水的使用,简化了文档维护,降低了存储费用,这无疑是企业发展的一项进步标志。本文给你介绍员工电子档案建立时需要注意这3个事项。

员工电子档案怎么做

随着移动互联网时代的发展,无纸化的目标实现。企业为了节省经营成本,及减少人力资源的工作量,都会提倡使用无纸化办公。因为,以往的员工电子档案都是依靠纸质版储存,不仅占办公空间,时间一久还容易把员工档案遗失。所以,员工电子档案势在必行。那么,对于HR来说,员工电子档案怎么做

员工电子档案的建立,和之前使用纸质存档需要资料都是差不多的。一般情况下,需要以下资料:
1、基本的个人信息:姓名、学历、专业、出生年月、籍贯、过往工作经历等信息;
2、入职后的工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬的状况等信息;
3、入职后的培训资料、培训合同等信息;
4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

员工电子档案

然而,建立完员工电子档案后,维护及有制度的使用也是至关重要的,下面一起看下员工电子档案建立时需要注意哪些事项呢?

首先,需要挑选一个靠谱好用的档案系统,它是企业迈进数字化创新的正确方式。而想要将纸质资料完全转化为电子资料,档案系统的便利性、效率、合法性和实际应用,是首选因素。因为,依靠传统手工作业的方法,收集资料一一再录入,不光工作量极大,并且效率低容易出错。所以,远离纸质档案系统可以带来更大的便利和效率。

其次,档案系统的安全性,也是需要重点考虑的。因为,涉及到员工的相关信息,而员工是企业发展的主要生产因素,有人才才能推进企业的发展。所以,一旦泄露信息会使员工个人和企业的利益受到侵害。

另外,建立时能够对文件进行加密对访问者设置权限访问,必须清楚谁有权访问哪些文件。这包括确保将某些文件保密以用于隐私目的,也可以使得员工档案更加安全。

文档加密

最后,建立员工电子档案时应该有多个备份系统,以便即使在紧急情况或停电期间也可以随时访问文件。虽然说,电子档案比纸质档案遭受无可挽回的损坏的风险较小。但是,为了风险起见,应在不同位置进行备份。

总之,无纸化是致力于可持续实践的标志,特别是越来越接近在数字时代,员工电子档案存储不仅能减少了纸张和墨水的使用,简化了文档维护,降低了存储费用,这无疑是企业发展的一项进步标志。

员工电子档案怎么做?建立注意哪些事项?

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