随着移动互联网时代的发展，无纸化的目标实现。企业为了节省经营成本，及减少人力资源的工作量，都会提倡使用无纸化办公。因为，以往的员工电子档案都是依靠纸质版储存，不仅占办公空间，时间一久还容易把员工档案遗失。所以，员工电子档案势在必行。那么，对于HR来说，员工电子档案怎么做？
员工电子档案的建立，和之前使用纸质存档需要资料都是差不多的。一般情况下，需要以下资料：
1、基本的个人信息：姓名、学历、专业、出生年月、籍贯、过往工作经历等信息；
2、入职后的工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬的状况等信息；
3、入职后的培训资料、培训合同等信息；
4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
然而，建立完员工电子档案后，维护及有制度的使用也是至关重要的，下面一起看下员工电子档案建立时需要注意哪些事项呢？
首先，需要挑选一个靠谱好用的档案系统，它是企业迈进数字化创新的正确方式。而想要将纸质资料完全转化为电子资料，档案系统的便利性、效率、合法性和实际应用，是首选因素。因为，依靠传统手工作业的方法，收集资料一一再录入，不光工作量极大，并且效率低容易出错。所以，远离纸质档案系统可以带来更大的便利和效率。
其次，档案系统的安全性，也是需要重点考虑的。因为，涉及到员工的相关信息，而员工是企业发展的主要生产因素，有人才才能推进企业的发展。所以，一旦泄露信息会使员工个人和企业的利益受到侵害。
另外，建立时能够对文件进行加密，对访问者设置权限访问，必须清楚谁有权访问哪些文件。这包括确保将某些文件保密以用于隐私目的，也可以使得员工档案更加安全。
最后，建立员工电子档案时应该有多个备份系统，以便即使在紧急情况或停电期间也可以随时访问文件。虽然说，电子档案比纸质档案遭受无可挽回的损坏的风险较小。但是，为了风险起见，应在不同位置进行备份。
总之，无纸化是致力于可持续实践的标志，特别是越来越接近在数字时代，员工电子档案存储不仅能减少了纸张和墨水的使用，简化了文档维护，降低了存储费用，这无疑是企业发展的一项进步标志。
