合同与回款

来源: 2019/11/28 阅读:9170

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。

一、合同与回款概述

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

回款 是指有些企业是以代销的形式销售商品,销售商品并不立即结款,而是打欠条,以后定期结款,业务员拿回来的钱就叫回款。或者企业销售商品直接结回来的钱也可叫回款。回款是做业务的核心工作之一,也是企业生存、发展的要素之一,只有不断提高回款质量,不断提高业绩,企业才能健康发展。

道一云CRM对合同及回款统一在【合同】模块进行管理,对合同进行全生命周期的管理及记录,支持自定义审批流程,随时随地完成审批。

二、业务流程

新建合同-合同审批-合同跟进-完成合同。

2.1 新建合同

当商机进入“签约交款”阶段,或者客户有明确意向与企业合作的时候,可以准备合同签订事宜,利用合同模块新建合同,可以提前管理合同流转。

2.2 合同审批

当有一些合同比较重要或者特殊的时候,需要上级进行审批,但是一份合同的线下流转往往耗时费力,加入分支流程的合同管理,采用线上审批的方式,省时省力。

2.3 合同跟进

合同跟进是指在跟进合同的同时,将合同的最新状态和信息补充到合同中,保持信息及时更新,具体体现为合同状态的更新、回款信息的补充等。

道一云CRM在回款明细中,增加 回款期次 的管理。回款期次的内容由:回款计划、回款记录、开票记录三部分组成。

例如,基于某采购合同,客户计划分三期还款,一期计划回款10万,二期计划回款10万,三期计划回款12万。

那么在该合同下,需要添加三个回款期次。且第一期回款计划记为10万,二期的回款计划记为10万,三期回款计划记为12万。

当客户按照约定时间回款后,需要添加回款记录,记录客户的回款信息;添加开票记录,及时记录已开出的发票信息。

2.4 合同结束

当合同已经签订完成,可为合同结束;当合同因为其他原因例如竞标失败、合同条款未达成一致等意外终止,也为合同结束。记录合同结束的具体原因,有助于沉淀合同,复盘时总结。

三、 详细介绍

3.1 业务操作

1)新建合同

A. 逐一创建

管理后台入口: 销售-合同-点击“新建”按钮,按照要求填写内容。
应用端入口:通过后台新增的合同不需要经过流程审批,将直接生效。

 

B.批量导入

具体操作请查看【常用操作-导入】。

2)合同审批

从应用端进入合同模块的待处理页面,则会看到当前待审批的合同。
具体的操作请查看:流程分支 的介绍

3)添加回款期次

<管理后台入口>

添加回款期次

操作流程: 销售-合同-点击合同名称查看合同详情-点击“回款明细”-点击“添加回款期次”。
点击右下角的“+”,可以添加回款计划/回款记录/开票记录。

<应用端入口>

添加回款期次手机端

操作流程: CRM-合同-点击进入合同详情-进入回款明细-点击添加回款期次,添加回款计划。

4)合同流程干预

合同审批处理人如果出现不能及时审批但流程须尽快执行的情况,管理员可以对合同进行干预,变更处理人或者结束当前流程,干预适用于固定流程、分支流程、自由流程的待审批合同;

5)流转明细

管理后台支持单个合同的流转明细查询,可查看流程当前节点、节点处理人、审批状态、审批用时。

3.2 业务设置

合同类型设置

1)合同类型设置

合同类型设置

道一云CRM默认提供“采购合同”、“服务合同”两种类型,且默认无需审批。

合同流程包括以下四种

■ 无需审批: 新建合同时,无论是普通用户还是管理员,新建后即生效,无需审批。

■ 自由流程: 可以自由设置审批流程,下一节点的处理人可以由当前节点审批人指定;当前审批人也可以选择审批结束。

固定流程: 根据后台设置标准化审批/工作流程,不允许存在分支。具体操作查看固定流程使用手册。

■ 分支流程: 根据后台设置的条件,系统自动判断该流转到哪个节点的标准化审批/工作流程。需要在 合同分支流程中进行设置。

 

2)合同分支流程设置

合同分支流程只允许设置一个。

合同管理-分支流程

具体操作点击查看分支流程使用手册

3)合同自定义字段

这里您可以设置【新建合同】时需要填写的信息,可隐藏基础字段、增加自定义字段

「必填」 :微信端会显示该项是必填项目
「启用」 :是否在微信端显示该项目
「自定义」 :从第17项开始,自定义其字段名称/标题,字段类型等

1~16是基础字段,部分可选择是否启用&隐藏,但不可更改&删除&排序

合同自定义字段

合同与回款

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