合同管理操作指南

来源: 2018/07/10 阅读:75952

从合同签订、执行过程到结束的全生命周期管理,通过微信端随时随地对合同信息进行操作、管理、审批、监控。分期次跟踪管理合同回款和开票信息,协助各执行部门、岗位人员规划、实施合同的回款工作,合同回款执行情况一目了然,再也不用去翻账本。

一、合同管理概述

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

回款是指有些企业是以代销的形式销售商品,销售商品并不立即结款,而是打欠条,以后定期结款,业务员拿回来的钱就叫回款。或者企业销售商品直接结回来的钱也可叫回款。回款是做业务的核心工作之一,也是企业生存、发展的要素之一,只有不断提高回款质量,不断提高业绩,企业才能健康发展。

道一云对合同及回款统一在【合同管理】应用进行管理,对合同进行全生命周期的管理及记录,支持自定义审批流程,随时随地完成审批。

1.1.业务流程

新建合同-合同审批-合同跟进-完成合同。

1)新建合同

当商机进入“签约交款”阶段,或者客户有明确意向与企业合作的时候,可以准备合同签订事宜,利用合同模块新建合同,可以提前管理合同流转。

2)合同审批

当有一些合同比较重要或者特殊的时候,需要上级进行审批,但是一份合同的线下流转往往耗时费力,加入分支流程的合同管理,采用线上审批的方式,省时省力。

3)合同跟进

合同跟进是指在跟进合同的同时,将合同的最新状态和信息补充到合同中,保持信息及时更新,具体体现为合同状态的更新、回款信息的补充等。

道一云CRM在回款明细中,增加回款期次的管理。回款期次的内容由:回款计划、回款记录、开票记录三部分组成。

例如,基于某采购合同,客户计划分三期还款,一期计划回款10万,二期计划回款10万,三期计划回款12万。那么在该合同下,需要添加三个回款期次。且第一期回款计划记为10万,二期的回款计划记为10万,三期回款计划记为12万。当客户按照约定时间回款后,需要添加回款记录,记录客户的回款信息;添加开票记录,及时记录已开出的发票信息。

4)合同结束

当合同已经签订完成,可为合同结束;当合同因为其他原因例如竞标失败、合同条款未达成一致等意外终止,也为合同结束。记录合同结束的具体原因,有助于沉淀合同,复盘时总结。

1.2 教你一分钟快速上手合同管理

二、设置

2.1 合同类型设置

企业根据自身业务情况自定义合同类型

不同类型的合同,可选择不同的合同流程(不需审核/自由/固定/分支流程)

固定流程:自行选择【固定流程管理】中已设置好的流程。

分支流程:需要到合同分支流程处设置,详情请看下文。

1)合同分支流程

通用的分支(条件)流程配置页面,「合同类型设置」中选择了分支流程时可使用。

应用端提交合同后,可根据后台设置的条件,系统自动判断该流转到哪个审批节点,让规章制度和职能分类更加清晰,减少不必要的流转操作,提高工作效率。

>>更多操作和介绍请移步至【学院-进阶操作-分支流程设置】

 

2.2 发票类型及税率

新建发票类型,需要设置发票类型名称和税率列表。

 

支持对所创建的发票类型集中管理,支持编辑或删除。

2.3 合同自定义字段

这里您可以设置【新建合同】时需要填写的信息,可隐藏基础字段、增加自定义字段。

「必填」:微信端会显示该项是必填项目

「启用」:是否在微信端显示该项目

「自定义」:从第17项开始,自定义其字段名称/标题,字段类型等

1~16是基础字段,部分可选择是否启用&隐藏,但不可更改&删除&排序

 

其中,合同状态支持自定义设置选项内容;

 

合同编码支持自定义自增编码。

以上图为例,假设前缀是Do1-[年][月],按年月重新计算,2020年3月份的第一个客户的编码编码就是Do1-202003001,2020年3月份第二个客户就是Do1-202003002。

三、新建合同

3.1 逐一创建

管理后台入口:销售-合同-点击“新建”按钮,按照要求填写内容。通过后台新增的合同不需要经过流程审批,将直接生效。

 

<应用端入口>

3.2 批量导入

四、合同管理

4.1 预览合同

在【合同页面】可以点击「合同标题」,即可预览合同基本信息。

点击右上角「编辑」,进行修改该合同基本信息;

点击右上角「删除」,可直接删除该合同;

点击右上角「转移」,可直接转移该合同给其他人负责;

点击右上角「流程干预」,合同审批处理人如果出现不能及时审批但流程须尽快执行的情况,管理员可以对合同进行干预,变更处理人或者结束当前流程,干预适用于固定流程、分支流程、自由流程的待审批合同;

点击右上角「结束流程」,可直接立即结束该合同审批流程;点击右上角「授权」,可直接授权该合同给其他人员管理。

4.2 流转明细

管理后台支持单个合同的流转明细查询,可查看流程当前节点、节点处理人、审批状态、审批用时。

4.3 添加合同

附件上传附件」:可对该合同的进行上传相关附件;

下载附件」:点击文件即可下载。

4.3 回款明细

在【合同页面】可以点击「合同标题」,即可预览该合同回款明细,可进行添加「回款明细」。

「添加回款计划」:回款计划是回款记录中的一部分,是对合同金额进行分期拨付的预期规划,即计划什么时间回款多少钱,与实际回款金额、时间不一定相同。

「添加回款记录」:记录客户的回款信息。

「添加开票记录」:添加已开出的发票信息。

<管理后台入口>

操作流程:销售-合同管理-点击合同名称查看合同详情-点击“回款明细”-点击“添加回款期次”。

点击右下角的“+”,可以添加回款计划/回款记录/开票记录。

<应用端入口>

操作流程:CRM-合同-点击进入合同详情-进入回款明细-点击添加回款期次,添加回款计划。

合同管理操作指南

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