对接金蝶云财务系统操作指南

来源: 2018/12/11 阅读:8446

费控报销对接金蝶财务系统,将企业内部的OA审批流程直接对接至财务系统,实现两个系统数据的连通,大大提高了企业协作的便利性

 

观看视频了解操作流程

对接对接用友U8操作指南

一、财务系统

1、什么是财务管理信息系统?

财务管理信息系统是指利用现代信息技术和网络通讯技术,对财务管理中的分析、预测、计划、控制、监督等各个环节进行全面管理的系统。

目标是通过计划、组织、控制、协调与业务职能一体化来实现企业资源的最优配置,提高企业经济资源的使用效率,为企业优化管理和经营决策提供科学的依据。

2、什么是财务记账凭证?

财务记账凭证又称之为记账凭单,是财务人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容来加以分类,并据以确定会计分录之后所填制出来的会计凭证。财务记账凭证是登记账簿的直接依据。

什么是会计凭证?
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。记录经济业务的合法性与合理性,保证了会计记录的真实性,加强了经济责任制。

3、记账凭证的作用

1)客观及时反映经济业务的发生及完成情况;
2)监督各项经济业务的合法性;
3)加强内部经营管理责任制;
4)记账凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。用来记载经济业务的发生,明确经济责任,作为记账根据的书面证明。

4、目前流行的财务系统

当前国内流行的财务系统有:金蝶、用友、畅捷通、SAP,不同的财务系统,根据企业的行业特性和规模,又分了不同的版本。

5、费控报销对接财务系统的意义

财务系统是专业的财务管理软件,为企业提供强大的企业管理服务,费控报销对接财务系统,将企业内部的OA审批流程直接对接至财务系统,实现两个系统数据的连通,大大提高了企业协作的便利性:

对于企业
提高协作效率=节省成本
打通企业从“消费-报销-记账”的最后一环,实现财务全流程规范管理

对于财务人员
告别繁琐的人工记账流程,减轻了重复核对账单信息的工作量
免除财务手动操作两个系统,减少人工导出导入数据过程中造成的失误
解放财务人员的生成力,让财务人员的更多价值发挥在企业的经济效益上

案例分享
以企微的一家典型服务业客户为例,试用企微费控报销后,报销周期明显缩短,从提单到收款最快只需一天,而且流程清晰,节约人力,从15个财务支撑 30家店,到20个人支撑100家门店。只增加了30%的人手,服务能力翻了3倍,为公司每年节省大概25万的人力成本和相关费用。

二、金蝶财务软件

1、什么是金蝶财务软件?

金蝶财务软件是集供应链管理、财务管理、人力资源管理、客户关系管理、办公自动化、商业分析、移动商务、集成接口及行业插件等业务管理组件为一体,以成本管理为目标,计划与流程控制为主线,通过对成本目标及责任进行考核激励,推动管理者应用ERP等先进的管理模式和工具,建立企业人、财、物、产、供、销科学完整的管理体系。

2、金蝶财务软件的产品

 

金蝶EAS、金蝶K/3-WISE、金蝶KIS系列、金蝶云·苍穹、 金蝶云·星空 、云之家、精斗云、管易云
(目前费控报销仅支持对接金蝶云·星空的版本)

三、对接金蝶云流程

对接 金蝶云·星空 版本,概括来讲,就是将费控报销的报销单,根据管理后台的匹配规则,对接至金蝶云,直接生成财务记账凭证。对接成功后,可在金蝶云系统,查看生成凭证的内容,并支持审核、打印。

第一步:道一云|企微管理后台设置

(1)设置金蝶云账号权限
(2)金蝶云接口配置,将金蝶云的账号保存至管理后台
(3)同步金蝶云数据至管理后台(这是设置金蝶云基础信息的前提条件)
(4)金蝶云相关信息设置

  • 对接金蝶云财务系统基础数据设置
  • 金蝶云一级科目取值设置
  • 一级科目对应核算维度设置

第二步:完成报销单审批

(1)填写报销单
(2)报销单审批
(3)将已完成审批的报销单数据对接至金蝶云

第三步:金蝶云生成财务凭证

在金蝶云系统查看、审核、打印生成的财务凭证

如图示:为费控报销对接至金蝶云的整个流程

四、设置

 

1、金蝶云的设置权限说明

(1)超级管理员默认开启所有的设置权限
(2)子管理员如需要有“金蝶云对接接口配置”、“数据对接金蝶云”的权限,则在“设置>角色与权限管理”中,开通相对应的设置权限

权限说明:
“金蝶云对接接口配置”:有权限的管理员可登陆金蝶云账号,同步金蝶云数据、金蝶云相关信息设置
“数据对接金蝶云”:有权限的管理员可将已经完成审批的报销单对接至金蝶云
(若只拥有“数据对接金蝶云”的权限,只能执行数据对接金蝶云操作,不能设置金蝶云的设置,需要其他管理员先完成“金蝶云对接接口配置”,才能实现数据对接)

设置路径:设置>角色与权限管理>编辑角色

2、对接金蝶云设置入口

对接金蝶云的设置统一入口:费控报销管理>设置>对接金蝶云设置
目前对接金蝶云为内测功能,若需要开通内测体验名额,请填写金蝶云内测表单申请开通

3、如何设置金蝶云财务系统对接接口配置

 

设置路径:设置>对接金蝶云设置>金蝶云财务系统对接接口配置

“金蝶云接口配置”是对接金蝶云的 基础和前提

企业管理员需按要求填写金蝶云·星空 版本的账号,并保存账号。

管理后台仅保留一个金蝶云账号,无需重复登录金蝶云账号,所有管理员都同步使用该金蝶云账号

小tips:使用金蝶云超管的账号 ,避免由于权限问题导致部分基础信息不能展示出来

金蝶云账号保存成功,无需反复修改金蝶云账号。

如何获取金蝶云账号URL和帐套ID?

1)金蝶云·星空>基础管理>公共设置>Web API

2)点击任一选项,查看详情,在“四、代码示例“中找到对应的信息,复制到企微管理后台对应的设置项中

3)金蝶云的用户名、密码为登录金蝶云的用户名、密码

 

4、为什么需要“同步金蝶云的数据”

 

管理后台金蝶云的设置数据,都来自于金蝶云,需要将金蝶云的数据同步至企微管理后台,才能设置内容和规则;
若金蝶云系统的基础信息数据(如一级科目、核算维度、账簿)发生变更,请再次“同步金蝶云数据”,保证2个系统的信息同步;
注意:第一次金蝶云的数据同步至企微管理后台, 建议使用金蝶云的超管账号 ,金蝶云的数据将会全面地同步至企微管理后台。
(避免金蝶云子账号由于权限查看数据不全面,导致数据同步不全面,影响正常的数据对接。)

数据同步需要一定时间,请耐心等待。

数据同步成功后,才能进行下一步的信息设置。

 

5、如何设置对接金蝶云财务系统基础数据

设置路径:设置>对接金蝶云设置>对接金蝶云财务系统基础数据设置

“对接金蝶云财务系统基础数据设置”为财务凭证的基础信息设置,配置完毕后,系统将根据报销数据对应生成凭证信息。

 

1)账簿

 

“账簿”将获取并展示金蝶云的全部账簿,管理员需根据不同的账簿,设置“凭证字”、“摘要”、“币种”、“汇率类型”。可根据不同的账簿,设置对应生成凭证的信息。

凭证字:区分不同财务凭证的类型

摘要:凭证的默认摘要模版,支持模版:[yyyy]、[MM]、[dd]、[部门]、[姓名]

币种:根据账簿设置币种

汇率类型:根据账簿设置汇率类型

2)报销单类型

在金蝶云系统中,由于会存在多个账簿,为明确报销单进入对应的账簿,将报销单类型作为区分不同账簿的依据
需设置不同的报销单类型对应金蝶云账簿

报销提单人选择不同的报销单类型,该张报销单的数据会根据报销单类型,对应数据进入已设置的金蝶云账簿
报销单类型可设置可见范围,可只允许相应的人员使用对应的报销单类型,则可进入设定的账簿

若报销单类型没有对应账簿,则将不能成功对接至金蝶云生成凭证

例子:
管理后台设置:将报销单【差旅报销单】的数据 进入 广东公司主账簿
提单人填写报销单,选择报销单类型“差旅报销单”,完成报销单审批后,该报销单的数据对接至金蝶云,在“ 广东公司主账簿”中生成一条记账凭证。

3)结算方式

1、由于不同账簿存在不同的结算方式,结算方式的贷方科目和核算维度都不一样,需针对每个账簿设置不同的结算方式
2、结算方式需设置对应贷方科目、核算维度;不同的结算方式,可对应不同的贷方科目、核算维度;同一个账簿,结算方式不能相同
3、设置完结算方式后,在报销单中默认启用“结算方式”的字段
4、提单人在填写报销单时不会展示“结算方式”字段
5、报销单提交成功后,将会默认展示结算方式字段,并默认填写结算方式设置中的第一个结算方式内容
6、审批人有权限修改“结算方式”字段的内容(审批人审批报销单时,点击“编辑“,即可修改报销单内容)

注意:
结算方式数据来源金蝶云系统,若需要修改“结算方式”的内容,请前往金蝶云系统修改,并在管理后台“金蝶云财务系统对接接口配置”同步金蝶云数据
结算方式为报销数据对接金蝶云的必要信息,若账簿没有设置“结算方式”,将会对接不成功

完成金蝶云设置后,尝试对接报销数据至金蝶云,由于已经提交的报销单没有结算方式字段,将会对接失败,建议审批人对正在审批中的报销单点击“编辑”并保存,即可同步更新“结算方式”字段。更新后的报销单,将符合对接条件,可完成数据对接至金蝶云

如图示,在新建报销单中,结算方式不会展示出来,提单人无需填写,提交完报销单后,自动展示出“结算方式”字段,且审批人可编辑修改结算方式内容。审批人编辑修改结算方式,内容来自于管理后台对应账簿设置都结算方式内容。
管理员设置结算方式小技巧:可把每一个账簿最常用的结算方式设置在第一个,则报销单中的结算方式默认会加载第一个结算方式内容;同时可增加该账簿会使用到的结算方式,方便重新编结算方式)

4)增值税专用发票

“发票类型”字段为方便财务人员区分发票的类型而设置的。

若发票类型为“普通发票”,则无需区分不含税金额和税额;

若发票类型为“增值税专用发票”,则需要区分不含税金额和税额;

不含税金额+税额=价税合计(价税合计无需填写,自动计算);

价税合计必须等于报销明细金额;

在记账凭证中,“不含税金额”为报销项目实际消费的金额,它对应的一级科目为报销科目;而“税额”为商家缴纳的税费,它不作为报销项目的消费金额,财务需要另外核算,而税额对应的科目为固定的科目(目前初始化数据为“应收税额/进项税额”,各企业财务可根据实际情况,为增值税专用发票的“税额”设置独立的科目和核算维度)

需在管理后台“报销设置>报销字段设置“中,启用”发票类型“字段,才能展示在报销单中

该设置内容,主要是针对”发票类型“字段中的“税额”而设置固定的借方科目和核算维度

举个例子:
员工出差回来报销住宿费102元,他的发票为增值税专用发票102元,不含税金额为100元,税额为2元。
填写报销单时,按照内容依次填写,价税合计自动计算,等于报销的金额。
完成报销单审核,生成凭证时,根据后台匹配条件获取得到的科目,借方金额为100元,税额对应的科目“进项税额”为2元,贷方金额为102元,如图示:

5)往来科目

报销单往来科目:
1、报销单的往来科目,生成一张凭证内容时,把报销总金额作为一个核算维度计入凭证中;

  • 不启用:凭证只会生成多条报销明细的借方、贷方;
  • 启用:凭证会生成多条明细的借方、贷方+报销总金额的借方、贷方(其他应收应付账中);
  • 启用时,需设置单据总金额对应的一级科目以及核算维度。

借款单往来科目:

1、报销单关联借款单核销时,会产生借款金额,核销报销金额,实付金额减少,在记账凭证中需要有借有贷,借贷相等,需针对借款单设置对应的金蝶云一级科目和核算维度(如图示);
2、启用(必启用):借款核销作为一条数据展示在凭证中;必需设置一级科目取值以及核算维度;
3、若借款的一级科目为“员工借支”,不设置核算维度时,该核算维度为动态核算维度,会把提单人作为核算维度

【往来科目:借款单】报销单关联借款单后,在凭证中有一条借款的科目、核算维度(需管理员在管理后台设置对应的借款科目、核算维度)
【往来科目:报销单】(如下图示)
启用:在凭证中生成2条科目、核算维度,为报销单总金额;
禁用:在凭证中不展示报销总金额的2条数据

6、金蝶云一级科目取值设置

 

1)什么是金蝶云一级科目

会计科目是按经济内容对资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润会计要素作进一步分类的类别名称,是财务记账的基础。

金蝶云一级科目就是全国统一的会计准则科目表,科目按照大类进行划分,同时也分为很多细类,记账凭证的科目是从科目的大类逐步细分成细类科目。管理后台“金蝶云一级科目取值设置”的科目数据来自金蝶云科目的基础资料。

财务人员可在道一云|企微管理后台设置一级科目取值的条件,可根据报销数据取不同的一级科目,免除财务人员人为筛选数据的复杂操作,大大提高了生成记账凭证的效率。

若需要修改金蝶云科目内容,请前往金蝶云系统修改,并在管理后台“金蝶云财务系统对接接口配置”同步金蝶云数据。

金蝶云基础资料科目列表

2)如何设置金蝶云一级科目取值

 

①设置“默认一级科目取值“

默认一级科目为必填项

当没有符合设置的任何条件时,将会取值默认一级科目

②设置“一级科目取值”和对应的条件

管理员可根据本企业规定,设置不同的条件匹配不同的一级科目取值

条件配置可复制、删除、调整优先级顺序

条件配置优先级为:当同时满足多个条件的金蝶云一级科目时,可优先选择优先级高的一级科目,优先级“1”为最高
自定义字段可作为条件配置,关联了金蝶云条件配置的自定义字段,若需要调整自定义字段的内容,需谨慎,修改或者删除自定义字段的内容将会影响金蝶云一级科目取值

例子:
财务部规定:
岗位:研发主管、销售经理,费用归为“管理费用”
岗位:研发人员,费用归为“研发支出”
岗位:销售人员,费用归为“销售费用”
其中研发主管报销“事业部”,费用归为“管理费用”;报销“研发部”,费用归为“研发支出”

可设置金蝶云一级科目的条件:

直观示例图(可设置更多不同的匹配规则,使条件最终能取到最后唯一的科目):
1、当同时满足多个条件时,会按照条件的优先级,取值优先级高的科目
2、当条件都不满足时,会默认流转至默认一级科目取值

7、一级科目对应核算维度设置

 

1)什么是核算维度
核算维度顾名思义就是核算的维度,支持所有基础资料和辅助资料来源的核算维度定义。
核算维度与科目结合使用,用来进行业务辅助核算,财务报表分析和财务查询。

核算维度的设置,是依据金蝶云一级科目所得,需要设置好金蝶云一级科目取值,才能设置核算维度;

金蝶云一级科目和核算维度是一一对应关系,需要完成这2个的设置,才能实现报销数据对接生成财务凭证;
不同的科目对应不同的核算维度,科目与核算维度是并存的,但是部分科目可能没有核算维度,则无需设置。

2)如何设置一级科目对应核算维度

先设置好“金蝶云一级科目”,才能设置核算维度

不同的一级科目对应的核算维度内容也会不同,需要根据一级科目设置对应的核算维度取值

每个核算维度的内容,都需要设置默认核算维度,没有符合设置的任何条件时,将会取值默认核算维度

核算维度条件配置的设置方式,跟金蝶云一级科目条件配置的方法一样,可复制、删除、调整优先级顺序
条件配置优先级为:当同时满足多个条件的核算维度时,可优先选择优先级高的核算维度时,优先级“1”为最高

例子:
金蝶云科目“研发支出”,核算维度为:研发项目、费用项目。需要分别为研发支出的2个核算维度设置取值。
设置路径:设置 > 对接金蝶云设置 > 一级科目对应核算维度设置 > 研发支出
需分别针对2个核算维度,设置规则条件,使“研发支出”可根据报销业务员数据匹配不同的核算维度(设置方法跟一级科目取值的设置方法一致)

有部分一级科目没有核算维度,则不需要设置

直观示例图(根据报销单的业务数据,最终获取唯一的一级科目和核算维度)
1、每个一级科目存在核算维度,都需要设置
2、部分一级科目没有核算维度,则不用设置
3、若删除一级科目取值,则对应的核算维度也会同步删除;若新增一级科目取值,则需要在核算维度中,设置该一级科目的核算维度取值

五、数据对接金蝶云

1、实现数据对接金蝶云的前提条件:

1)在管理后台完成金蝶云的设置
2)报销单完成审批,状态为“已审批/已转账/转账失败”
3)管理员拥有“数据对接金蝶云”的权限

2、数据对接金蝶云的操作流程:

1)进入管理后台>费控报销>报销列表>单据状态:已审批/已转账/转账失败
2)勾选需要对接至金蝶云生成凭证的报销单,可批量勾选多条报销单,也可对单条报销单进行对接
3)批量报销单对接,可在”更多“中,点击【数据对接金蝶云】;单条报销单对接,可在该报销单的”操作“中,点击【数据对接金蝶云】,进行对接

4)弹出确认弹窗,可设置登账日期(登账日期为凭证生成的日期,默认为当天),点击确定,将数据对接至金蝶云;
若将已经对接过金蝶云的报销单重复对接,将会覆盖原本的凭证数据(为避免记账凭证的数据出错,建议直接覆盖原本的报销数据,不要在金蝶云记账凭证中删除凭证后再次对接报销单)

5)数据对接成功,即可在金蝶云中查看凭证内容

3、数据对接失败的原因

数据对接失败,会有失败的提示弹窗,需根据不同的情况进行排查,常见失败的原因以及解决办法:
1)报销单结算方式为空
失败原因:报销单没有结算方式字段,在没有设置金蝶云的结算方式之前,已经完成了报销单审批,缺少结算方式字段
解决办法:对于没有设置结算方式之前已经完成报销审批的报销单,由于缺少结算方式字段,不能对接至金蝶云。
建议在管理后台设置完结算方式后,对于还在审批中的报销单,审批人点击一次编辑,将“结算方式”字段更新到报销单,完成审批就能实现金蝶云数据的对接

2)管理后台金蝶云的设置不完整,必填项为空
失败原因:账簿设置为空;报销单对应的账簿为空;启用“发票类型字段,增值税专用发票的税额没有设置科目、核算维度;启用”关联借款“字段,没有设置往来科目借款单的科目、核算维度;一级科目、核算维度没有设置默认取值
解决方法:根据提示,对于需要设置的必填项,补充设置内容信息

3)系统参数有误
失败原因:金蝶云的设置限制或者变动
解决方案:在金蝶云排除是否是设置了限制条件,调整好相应的内容;金蝶云的数据变动,跟企微管理后台的数据不一致,需在管理后台重新【同步金蝶云数据】;若无法排除问题,请联系企微客户成功经理,为您排查失败原因

六、金蝶云查看记账凭证

数据对接至金蝶云成功后,登录金蝶云系统,查看对接成功的数据。
1)进入金蝶云系统的主界面 > 财务会计 > 总账 > 凭证查询

2)未审核凭证,根据“快速过滤”,可快速筛选出已经对接的数据

3)点击可进入凭证详情,查看凭证内容,核对信息是否正确

对接金蝶云财务系统操作指南

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