商旅出行操作指南

来源: 2019/07/31 阅读:291

为企业简化差旅流程,加强出行费用管控能力,轻松为企业节省30%的费用成本

商旅出行

道一云平台整合携程商旅,为企业简化差旅管理流程,加强出行费用的管控能力,轻松为企业节省至少30%的差旅成本。注:「商旅出行」功能需结合「费控报销」使用,若未安装此应用,请前往安装

 

如何开通?

(观看视频或下方图文,了解开通步骤)

 

(1)进入道一云管理后台 >> 点击「商旅出行」 >> 点击「开通商旅出行服务」按钮进入企微管理后台

 

(2)正确填写完整的企业名称,选择审批模式,点击确认开通

选择审批模式

 

(3)点击「设置」 >> 审批模式设置,可切换企业差旅审批模式
【审批预订】通过差旅申请审批后,在携程预订提交订单时需关联差旅申请单,未关联不可预订,起到差旅审批管控效果
【非审批预订】无需审批,有差旅预订权限人员均可进入携程预订

审批模式设置

 

(4)点击「设置」 >> 差旅行程预定权限设置,添加可预订差旅行程的成员,点击保存即可
差旅行程预定权限设置

添加可预订差旅行程的成员

tips:

  • 添加:添加的成员信息将用于差旅产品预订时的出行人信息
  • 更新:若差旅行程成员的信息需要调整或重置,可通过“更新”按钮重新同步成员信息

前往通讯录进行补充

注意:

  • 请勿在“携程商旅”平台中维护成员信息,避免双向操作导致数据不一致
  • 若成员信息有缺失,可批量下载缺失名单,并前往通讯录进行补充

 

(5)若需要关闭商旅出行入口,可从「移动报销」>>「设置」中关闭关闭商旅出行入口

 

如何使用?

商旅出行解决方案

一、 差旅申请

1、 功能价值

差旅成本,是企业第二大可控成本。但在很多企业的实际管理中,往往在差旅项目发生后,甚至是需要报销时,管理者才知道这些费用款项。

差旅申请功能,可以让员工事前发起差旅申请,管理者就可以提前掌握员工的差旅计划和相关明细。审批通过后,员工方可预订对应的差旅项目,有效加强企业对员工差旅的管控能力。

 

2、 管理后台配置

(1)「新建差旅申请单」,可设置差旅单填写人员范围与表单填写内容

新建差旅申请单

(2)「设置差旅单」,可自定义差旅申请单填写内容与流程
​​设置差旅单

tips:【差旅计划】中的内容为对接携程进行差旅管控的必填字段,不可删除,可以增加自定义字段

差旅计划备注:差旅申请单详细设置可参考【表单流程】设置,点击查看
​​

3、 使用操作

(1) 出行人:通过应用端即可快速提交差旅申请,审批通过后即可前往订票

① 点击「差旅申请」新建表单,填写差旅相关内容,点击提交发起申请
新建表单

“差旅计划”填写说明:

  • 差旅计划中同一类型的差旅项目只支持添加一次
  • 左滑可删除已添加的差旅计划
  • 审批通过后可在申请单进入携程页面预定差旅项目

 

② 点击差旅计划,可查看相关行程明细。审批通过后,即可前往订票
查看相关行程明细

 

(2)管理员:通过应用端,可以随时随地完成审批,同时管理后台也可查看所有申请单的明细信息
随时随地完成审批

 

二、 商旅预定

1、 携程优势

携程商旅是中国领先的差旅管理公司,隶属于携程集团。十多年来,依靠强大的资源、先进的技术、优质的服务和专业的管理,为1万多家大型企业提供服务,包括120家世界五百强和100余家中国五百强企业。中小企业注册客户超过27万家。

  • 选择更丰富:一站式满足机票、酒店、火车查询与预定,资源丰富
  • 企业更省钱:专享企业折扣价格,实现最高达30%的差旅费用节省
  • 管控更高效:企业统付公司月结发票、自动对账、在线开票,减少费时费力的人工操作
  • 员工更满意:支持月结或预存公对公结算方式,员工免垫资、免报销,提升员工满意度

 

2、 使用操作

(1)出行人:通过应用端轻松实现差旅项目预订,订单信息和进度一目了然

实现差旅项目预订

 

(2)管理员:通过管理后台,随时掌握企业人员的差旅出行情况

① 在管理后台可浏览所有员工的商旅订单详情

商旅订单详情

 

② 使用高级搜索,可按照订单号、出行人、到达城市、出行日期等信息进行查询

高级搜索

 

三、 差旅报销

1、功能价值

不少企业的差旅出行,都需要员工先自行垫资,而传统的企业报销流程繁琐,一方面,是给财务人员带来了巨大的工作量,另一方面,迟迟未到账的报销款项容易造成员工的不满。

使用「费控报销」应用进行差旅报销,管理者可以随时随地完成审批,极大地提高了报销流程的效率;财务人员则可以通过管理后台,一键完成微信转账,报销款项立即转到员工的微信钱包,高效的报销让员工更满意。

 

2、使用操作

(1)出行人:在费控报销中新建报销单,一键可关联对应的商旅订单

新建报销单

 

(2)财务人员:通过管理后台,一键微信转账,快速完成报销转账

① 进入「费控报销」>> 点击「设置」>> 选择「转账功能」,开启“报销转账”按钮

开启“报销转账”按钮

 

② 在「报销」中勾选已审批的报销单,点击「操作」>> 选择「转账」,“确认按钮”即可完成报销转账,款项会直接转到对应员工的微信钱包

完成报销转账

戳我前往 >> 了解更多 “如何开通微信支付功能” 的详细操作

 

四、携程商旅开通Q&A

Q1:商旅支付如何开通企业月结或公司预存?
A:可在携程首页【公司账户统一支付】申请开通月结或公司预存模式。

预存月结

Q2:部门负责人为什么与组织架构部门负责人不一致?
A:携程中的差旅负责人默认为第一个从道一云开通携程的管理员信息,可在道一云管理后台【商旅出行-差旅负责人】修改负责人或在携程后台修改。

部门负责人

Q3:设置了审批预订如何进行管控呢?
A:设置审批预订后,员工在携程预订提交订单时需关联差旅申请单,同时会按差旅申请单中的目的地、出发时间、结束时间进行校验,条件都符合可提交成功,反之则会进行提示。

Q4:在携程那边为什么还需要审批授权?
A:开通了企业支付的客户,为了保障公司账户安全,携程会触发审批授权流程,审批授权有两种方式:
1)在线授权:默认由第一个差旅负责人进行授权;
2)密码授权:设置授权密码,员工提交订单时输入授权密码即可,可设置统一密码或每个人不同密码。

戳我前往 >> 携程商旅帮助中心

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商旅出行操作指南

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