七巧（表单流程）操作指南

在企微云表单流程后台，我们可以看到自己创建的表单及别人授权的表单。当表单越来越多时，我们应如何进行有效管理呢？表单流程提供分组管理功能，每一个表单都可以选择所属分组。企业可以根据自身需求对表单进行清晰的分类。员工在管理后台和应用端都可以根据分类快速找到对应的表单。如人事分组内就包括员工入职表、离职申请表、转岗申请表等。

 

★ 已被引用的类型不能删除，需要删除该类型下的数据，才能删除该类型

 

可设置应用端打印分享有限时长，超过有效时长后，分享出来的打印页面无法显示具体内容，从而保护信息安全

即创建一张空白的表单，根据自己的需要添加字段（以制作一个新员工自我介绍表为例）

1. 跳转至「表单模板中心」，即可查看到道一云用户分享出来的表单流程模板，可按照使用次数、点赞数排序查看

2. 点击「★」可收藏该表单，收藏后可在「我收藏的」中查看（自己发布的表单可以点击「分享模板」按钮分享到模板中心，可在【我提交的】中查看）

3. 选择模板中心相关的表单，鼠标移到右边的「操作」，即可对该表单进行「预览」、「创建」操作

包括采购、库存、销售、进出库退货，盘点、调拨七大部分，用户可以在模板的基础上优化、调整字段，配置各表单的审批流程，自助生成一个满足自身业务需求的进销存应用系统，实现一系列的全自动管理

进销存默认含有以下10个表单模板：

进销存系统逻辑示意图：

进销存各表单之间的关联解释：

一、基础数据

1、「供应商信息表」「客户信息表」「仓库信息表」： 以上三个表单的数据是整个进销存的基础，后期可根据实际情况在后台批量导入或在应用端新增数据。

2、「商品库存表」： 可根据企业自身的实际情况来选择需填写的字段。

默认情况下：商品库存=初始库存+采购数量-采购退货-商品销售+销售退货

注意： 只有当以上四个表单的数据填写完毕后，才可继续正常进行后续出入库等表单的操作

二、商品采购

在「商品采购单」中，「供应商信息」和「商品采购明细」为表单关联字段。 分别调用「供应商信息表」和「商品库存表」里的数据，其中「商品采购明细」-「采购数量」字段可用于更新库存，作“入库”操作。

三、采购退货

在「采购退货单」中，「采购退货明细」为表单关联字段。 调用「商品库存表」里的数据，其中「采购退货明细」-「退货数量」字段可用于更新库存，作“出库”操作。

四、商品销售

在「商品销售单」中，「商品销售明细」为表单关联字段。 调用「商品库存表」里的数据，其中「商品销售明细」-「销售数量」字段可用于更新库存，作“出库”操作。

五、销售退货

在「销售退货单」中，「销售退货明细」为表单关联字段。 调用「商品库存表」里的数据，其中「商品退货明细」-「退货数量」字段可用于更新库存，作“入库”操作。

六、库存盘点

用于盘点仓库商品，查验库存情况。在「商品盘点」中，「盘点仓库」、「库存盘点明细」为表单关联字段。 分别调用「商品库存表」、「仓库信息表」里的数据，其中「库存盘点明细」-「盘点数量」字段可用于更新库存

七、调拨单

用于调拨仓库间的商品。在「调拨单」中，「调出仓库明细」、「调入仓库明细」为表单关联字段。 分别调用「商品库存表」里的数据，其中「调出仓库明细」-「调出数量」对库存作“出库”操作，「调入仓库明细」-「调入数量」对库存作“入库”操作。

方便管理员快速设计字段，同时也将数据信息导入系统

1.管理员上传已设计好的Excel文档

2.设置表单信息

3.设置字段

4.导入数据

5.查看字段

6.查看明细数据

表单分为四种类型，分别是普通单、任务单、审批单、外部单

普通单：适用于问卷、报名、数据上报等普通数据采集场景

任务单：填单人/负责人可关闭表单，适用于有时间限定的场景

审批单：负责人可对表单进行流转审批、退审、转审等，适用于需要审批的工作流场景

外部单：适用于收集企业外部的数据，非通讯录内部人员也可填单

★ 若需新增/修改分组，请到【审批-表单流程-表单分组】处编辑

1、表单标题支持根据表单字段内容自动生成，无须手动编辑，适合用于合同单、订货单等场景，用户亦可在应用端编辑

若管理员在后台设计时，没有填写该项，表单标题默认与表单名称一致

2、表单标题可以关联更多表单字段

表单模板的标题，允许调用“单项选择、多项选择、计算式、统计”等字段，适用于快速辨识数据等场景。

场景示例：表单模板标题的标题中带有“退货实付金额”，发起退货单后，表单标题可以显示具体的金额，审批人可快速辨识表单内容。（退货实付金额字段为“计算式”）

表单内容：可用来说明该表单填写的注意事项等信息（文字、图片、超链接等），建议您可以在 HTML 5编辑器中设计好内容后，直接复制粘贴到这里哦，界面更漂亮！ 注意：用户不可在应用端编辑表单内容

附件：可对该项表单上传共享的附件

设计表单字段：具体介绍请见下文【9、表单字段控件】，后期会有更多字段哦~可留意我们版本公告

负责人是指可在节点接收数据并进行处理的人

该项只适用于审批单的「自由流程」
启用该项，提单人可以自由选择/默认设置负责人

相关人是指可在节点接收数据但不能进行任何处理的人

启用该项，提单人可以自由选择/默认设置相关人，可设置提单时/该单结束后是否需要通知相关人

 

启用该项，可查看表单原始记录和修改轨迹

管理员在表单的填单设置开启「记录审批修改轨迹」

审批人修改字段，并审批表单。审批后，可在表单字段上看到已记录的审批修改轨迹

外部表单设置关联流程。外部用户提单后通知到通知对象，通知对象作为该单提单人，提交表单，就转为内部审批流程

操作步骤：

1.登录管理后台，对外部表单设置进行开启「关联流程」

2.进入「流程设置」，选择「固定流程」或者「分支流程」

3.通知对象收到外部表单后，可以编辑并提交表单，转内部流程处理

可控制部分字段外部人员无法查看，仅供内部员工查看
解决售后报修、求职简历、作品评选等外部转内部审批流程时，内部人员填写反馈记录等不适合对外公布的场景
1. 填单设置可勾选外部不可见字段

2. 应用端使用界面

开启锁定后，在表单有效期间，任何人都不能对表单进行编辑、查看表单明细数据等操作

可用于投标报价、评奖评选等场景，避免在开标/开奖前提前泄露数据，确保过程公平公正

1.在填单设置启用「表单锁定」功能

2.启用后，在表单有效期间将无法查看表单明细

在网页端填写外部单时，右侧展示填单二维码，扫码即可在手机填写。

★ 该项只适用于表单为「审批单」类型

可设置该表单使用「自由流程」/「固定流程」/「分支流程」

提单人可以自由/默认选择审批人

提单人只能根据后台设置的标准化流程进行表单审批流转

了解更多固定流程小技能，请前往进阶技巧-固定流程

可根据后台设置的条件，系统自动判断该流转到哪个节点的标准化审批/工作流程

了解更多分支流程小技能，请前往进阶技巧-分支流程

并行流程能实现多个节点同时处理同一个表单的场景。通过设置并行开始节点，将流程分流处理，分流的节点可设置不同的数据与操作权限，当各分流节点处理结束后，可通过设置的合并条件进行合并。并行流程比串行流程的协同效率更高，也可让流程事务分工更清晰。

1、场景演示：

■场景1：员工入职流程管理

员工入职，人事部门录入员工信息后，公司需要同时为员工分配公司邮箱（IT部）、录指纹（行政部）、部门主管进行工作介绍等，并行流程实现了IT部门、行政部、部门主管等多个部门同时办理相应的入职流程，提高入职办理效率。

综上所述，员工信息录入完成后，流程会进入并行开始节点，并行开始节点会默认流转至连接的3个节点（IT-分配公司邮箱、行政-录指纹、主管-介绍工作），3个部门的工作职能可以同时进行操作。

小结：

①每个节点可设置字段可编辑/可见的权限，例如：IT-分配公司邮箱节点，设置不可见员工住址私人信息，也可编辑/可见邮箱账号与邮箱密码字段。>

②并行结束后，每个节点审批的数据合并，流转至【入职意见】节点继续审批。

■场景2：多部门协作公文审批

集团需要收集各分管领导的对公文审批建议。而并行流程实现了把一份公文同时下发给到各分管领导进行审批。各分管领导审批后，自动汇总公文审批数据到总公司领导处。

2、如何设置并行流程

1)添加开始节点与聚合节点

并行的分支流程需要连接并行开始节点，无需设置处理人，流程自动并同时流转至已连接的节点。聚合节点可设置聚合条件与流转条件。

并行开始——用于表示并行开始的节点

并行结束——用于并行流程结束后数据汇总

规则

1.1）分支流程中可存在多个并行流程
1.2）每一个并行流程需要包含并行开始节点和并行聚合节点
1.3）一个并行开始节点的流程需要连接至同一个并行聚合节点
1.4）并行流程中不能再嵌套并行流程

2）设置并行节点

设置好开始节点后，可以在开始节点后放置并行节点，每个节点可单独设置可见与编辑的权限。

3）节点连线

并行流程外的节点不可与并行流程内的节点进行连接。备注：下图中蓝色方框内为并行流程。

连接同一个并行开始的流程需连接同一个并行聚合节点，同一个并行开始节点不能连接多个并行聚合节点

4）设置聚合方式与流转

并行中的流程审批后会在并行聚合节点进行数据合并，数据合并后再继续流转。以员工入职管理为例：

设置并行聚合方式

■所有节点完成，流程才可以合并

并行流程中所有的节点都需要审批后才可合并，比如上图中IT-分派公司邮箱、行政-录指纹、主管-结束工作三个流程全部审批结束才可以合并；

■完成N个分支就可以合并

完成并行中任意N个即可合并，比如完成「IT-分派公司邮箱」、「行政-录指纹」审批后2个节点可以合并；

■完成指定的节点就可以合并

并行流程中指定的节点审批后方可合并，比如设置「IT-分派公司邮箱」1个节点，则IT部门审批后即流转到至「入职意见」节点；

设置聚合后流转条件

■自动流转

不用设置审批人与流转条件，直接流转到下一个节点；

■条件流转

聚合节点不用审批，可设置流转条件，根据不同的条件可以流转至不同的流程进行审批；

■审批流转

聚合节点需要审批，审批通过按照条件进行流转。

总的来说，并行流程实现了多个流程的同时审批，每个流程可审批不同的内容，审批结束后再流转至共同的审批节点，在保护每个部门的审批数据同时有效提高审批效率。

流程节点的处理人支持「人员控件」，可调用表单中的「通讯录成员」字段。

通过人员控件，提单人/审批人可动态指定流程节点的处理人，管理员也无需预先在后台录入大量的备选处理人以及无效节点，可更灵活的应用在审批人员不固定的审批场景
场景：
以采购物资单为例，提单人提单时需指定具体的采购人员采购物资
1. 添加「通讯录成员」字段为「安排采购员」
2.「采购员」节点处理人选择人员控件「安排采购员」
3. 应用端展示
提单人在「安排采购员」字段中选择的人员，将作为「采购员」的节点处理人

1、选择好相关节点，可设置该节点对表单具体字段的可编辑/可见操作

2、[超管]创建的表单授权能给其他管理员维护

1）在审批-表单流程-勾选表单-授权，可授权查看、编辑、删除三类权限，查看包含查看明细、打印预览、复制；编辑包含自定义打印、编辑表单、编辑明细、流程干预.
2）子管理员创建表单默认授权给超管，也可取消对超管的授权；
3）表单创建人发起授权管理，超管或其他管理员不可进行授权；

可查看该节点的具体属性设置。若是固定流程需要修改，请到【审批-固定流程管理】里面进行修改

● 节点抄送人

审批中需要提醒相关成员查看流程进度或处理结果，又不影响流程流转，可使用抄送人功能。当流程流转到达该节点时，抄送人会收到抄送通知。抄送人员只有“查看”权限，与当前节点设置的可见字段一致。

应用场景：员工申请更换办公电脑
在更换电脑流程中，部门主管审批通过后即可到运维部领取电脑，此时需要运维专员确认分派电脑，分派电脑过程中只需要抄送给运维主管知晓，运维主管仅查阅，但不影响运维专员的审批。

1.抄送人设置

2.抄送人将收到抄送通知，未阅读过的同时在表单待办列表中显示。

可查看/编辑该流程的具体属性设置。若是固定流程要修改，请到【审批-固定流程管理】里面进行修改

基础功能：

管理员收集好数据信息，导入系统存档，人员可在应用端查看数据信息

进阶功能：

支持导入明细同时发起流程/任务

可用于审批单（批量发起审批流程），任务单（批量发起任务），直接导入数据的同时发起审批流程或发布任务，无需逐一提单，更加方便快捷

点击【明细数据】进入明细数据详情页面，勾选导出条件与导出表单字段，点击跳转到导出报表管理处下载对应的导出文件；导出的时间区间为6个月；表单里面的图片或者附件可以打包下载；如果需要纸质备份，还可以自定义打印格式。

1.「导出当前明细」：导出当前页面样式相同的表单数据（当前版本的显示列）

2.「导出基础明细」：包含提单信息、字段信息，可用于统计

3.「导出所有明细」：包含提单信息、审批信息评论信息等所有内容

4.「导出附件/图片」：导出已选择明细数据中的附件与图片

点击明细数据的数字，进入表单填写详情页面

★可修改版本号及显示/隐藏列，可更加直观显示表单明细数据

★如需导出部分数据，需要先使用快速搜索或高级搜索把需要导出的数据搜索出来，再点击导出按钮

2.选择相关的数据，点击「自定义打印」「详情」「删除」按钮即可对该表单进行查看「自定义打印」「详情」「删除」操作

管理后台端增加表单明细编辑功能，适用于管理员统一修改库存数据、档案信息等场景。

路径：后台表单 > 明细数据 > 详情

Tips：新版表单才能使用此功能，点击申请切换至新版表单。

1.快速搜索：在搜索框输入表单名称即可搜索到该表单

2.高级搜索：点击右边的高级搜索，可根据表单名称、创建人、类别、类型等查询到相关的表单;也可根据「数据来源」条件，来导出数据源不同的表单数据

3.批量删除：勾选待删除的表单，点击「删除」按钮，可将表单进行批量删除，删除表单前需要删除表单的所有明细数据

数据明细增加「数据统计」功能，管理员可直观字段填写情况，便捷地分析数据

对【单项选择】等字段，可查看【表格/柱形图/饼图/隐藏零数据】的统计报表；对【数字】等字段，可查看【表格/求和/平均值/最大值/最小值】的统计展示

点击了解更多自定义设置

★ 点击「添加新字段」按钮，把鼠标移到各字段的「？」位置即可了解各字段的适用情况，点击某个字段，在右边界面可编辑字段的属性

1.复制/删除

2.校验

指字段的校验，可设置是否必填、是否只读项等。字段不同，校验的项目也会有出入，大部分字段都通用的校验项目和特殊字段里的校验项目，我们会在下面一一为您介绍。

单／多行文字：限制填写字数

为了尽量避免收集到随意填写的无效信息，您可以为单行文字和多行文字限定最多／少填写的字数

单行文字：填写身份证

15位数字/17位数字 + x(大小写不限制)/18位数字

数字：限制填写的最大／小值

比如限制参与某问卷调查的人年龄区间为 25-35 岁

数字/计算式/统计：金额大写

针对填写金额的情景，方便财务人员存档

单项/多项选择：选项的布局方式

布局方式可选择一行一列/一行两列/一行三列，以节省空间或者出于排版考虑

多项选择/CRM客户/通讯录成员/部门/表单关联：限制选择的项数

可要求提单人最多／少选择几项

日期：设置日期区间

设置了起始日期和结束日期后，提单人只能填写这个区间之间的日期

1、单行文字和多行文字

通常我们使用单行文字让用户填写较简短的文本信息，比如：班级、学校、身份证号码；

用多行文字让用户填写较长篇幅的信息，比如：建议、反馈详情、备注等

两者只有填写框大小的区别。你可以设定必填、限定填写范围、字符数量等，并为用户缓存所填内容，方便下次填写

2、单项选择、多项选择和下拉框

添加选项让用户进行选择。您可以「批量编辑」所有选项，您也可以为每个选项设定名额。每次有人选择，就会占用1个名额，直至名额用完

★ 单/多项选择字段可限定选择的项数

★ 选项可以批量编辑

3、两级下拉框

适用于展示两级联动，如一级选择了「饮料」，二级只能选择「可乐/雪碧」

选项规则：第一级选项不在前面加符号；第二级选项前加减号“-” 并列在它们对应的一级选项后

4、微信扫码

条形码/二维码在物流仓储、产品溯源、档案管理、会议/巡店签到等领域应用广泛，通过扫码条形码/二维码可迅速获取相关信息

5、分节

分节通常用于对下文做出说明、解释；或者将表单分成不同的部分，使得结构更加清晰

6、评分

想了解用户对你的产品或服务的评价吗？评分字段就可以帮上忙了，目前最高支持 10 分，两种图案可选，评价瞬间变得轻松可爱呢

7、计算式

计算式的灵活应用，对于表单数据收集可以减少很多人为错误

如：物资总额=物资数量*物资单价-100。那么在物资数量、物资单价（注意是要数字类型字段）输入之后，物资总价就能根据公式自动计算出来，避免手工计算出错

8、子表单和统计

「子表单」：适用于录入数据的格式一定但次数不定的情况

「统计」：用于子表单的数字字段值的统计

使用场景：物资申请、产品销售统计、选修课申请、门店巡检、采购订单等

应用举例：

有一张物资申请表，其中物资明细有「物资名称」、「物资颜色」、「物资数量」，员工可以发起多个不同种类的物资申请，最后对「总物资数量」进行统计汇总。

（1） 添加子表单控件，标题为「物资明细」，设置允许填写最少/最多子表单个数

（2）根据需求添加子表单的子字段：「物资名称」、「物资颜色」、「物资数量」，注意物资数量要选择数字字段，否则无法进行后续统计操作

（3）添加统计字段，标题为「物资申请总量」，统计方式为「和」，选择需要统计的“子表单”数字字段为「物资明细」「物资数量」

适用场景：适用于客户采购订单、发货单等

添加「客户名称」关联字段，并选择所需要导出的字段信息，提单人在微信端可以选择关联移动CRM的客户

数据范围可以设置「全部/仅自己创建的/仅自己负责的/仅自己相关的」

校验可设置最多选X项/必填

适用场景：适用于针对单位内部的活动报名单、出差申请单等

添加「通讯录用户」关联字段，选择所需要导出的字段信息，提单人在微信端可以选择通讯录人员

校验可设置最多选X项/必填

适用场景：适用于针对单位各部门的活动报名单、出差申请单等

添加「部门」关联字段，选择所需要导出的字段信息，提单人在应用端可以选择通讯录部门

校验可设置最多选X项/必填

管理员后台编辑表单模板，发布表单后，员工在应用端将收到填写表单的通知，点击消息通知进行表单填写
也可通过点击【填写表单 - 选择对应表单】进行表单填写

管理员后台编辑表单模板，发布表单后将生成分享链接/二维码

提单人通过扫描二维码/复制链接到浏览器上，填写表单内容完毕后，点击「立即提交」即可
小技巧： 若要跟进表单的处理结果，可「收藏」结果页面或点击「将页面发送至邮箱」哦~

1.当管理后台选择了表单类型为审批单，员工在审批人审批自己提交的表单前，点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

2.当管理后台选择了表单类型为任务单，并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮，允许任务单可以重新提交，负责人可以在表单结束前，点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

3.当管理后台选择了表单类型为普通单，并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮，允许普通单可以重新提交，提单人可以点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

进入表单详情页，点击审批操作按钮，就可以进行对应的审批操作。还可以输入审批意见和手写签名

1.查看我的待办表单

通过底部导航即可切换至待办表单列表，可通过搜索和筛选快速找到相应的待处理表单

2.查看我提交的表单

通过底部导航即可切换「我的」列表，即可查看「我提交的」的表单，左滑可查看「我相关的」表单

3.查看表单明细数据

表单查看明细数据入口更加清晰，表单明细数据、统计报表通通不落下

1.员工提交表单后，负责人、审批人、相关人阅读后将在评论显示【已阅】标识，查看评论时可点击「只看评论」按钮，把【已阅】标识隐藏

2.负责人、审批人、相关人都可对该表单进行评论，评论字符数600个字符内（自己发表的评论在30分钟可删除）

3.勾选需要删除的表单，即可对自己发起的表单进行删除操作

（当该表单已被审批或者评论则不允许删除，弹出友好提示）

（在管理后台设置表单时勾选「禁止用户删除所填写的表单」按钮则不允许删除该表单）

自定义打印，增加“审批状态章印”，可在打印模板中开启/关闭

1、@人功能
当超级表单需要提醒或告知其他人员参与时，可在评论中使用@功能，详情请见：【道一云@功能】

2、大量码字
如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理，可以使用道一云电脑版来进行编辑 ，详情请见：【道一云电脑版】
3、快速查看资料及联系
轻点详情页面的头像，弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等，同时，还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时，在评论框中显示@的名称