选择学校OA办公软件注意五大原则

来源: 2019/10/14 阅读:170

选择学校OA办公软件需要注意的五大原则:是否符合学校操作习惯、是否能够支持自定义操作、使用是否简单方便、是否具有稳定性和安全性、供应商的售后服务。

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随着无纸化办公的普及和移动互联网时代的迅速发展,越来越多的企业会使用OA办公软件,来提高日常的工作效率及实现工作之间的共享、协作。而作为教育的先锋---学校,也是不例外的,也纷纷借助OA办公软件,目的就是为了进一步提高办公效率,规范办公流程,改善现行办公,健全办公制度,最终实现现代化办公。要知道,学校是立学之根本,质量与技术上的把控是非常重要的。那么,选择学校OA办公软件需要注意哪些原则呢?

一、是否符合学校操作习惯

首先,选择学校OA办公软件需要基于自身的需要,能够以先后顺序以相关业务流程为标准。同时,通够处理数据过程中出现的录入格式、计算公式、打印报表格式等均要与业务实际表单形式相同。

操作流程

二、是否能够支持自定义操作

学校处理的文档、资料等大多数都有自身的实际特点。所以,要求所选择的OA办公软件能够实行自定义操作流程,如设置权限,公文建立、编辑、审核、分发、存档和借阅等基本流程,流程的最好拥有标准格式表单供选择,同时可以灵活处理用户自定义格式表单。

三、使用是否简单方便

OA办公系统的使用对象是学校全体教师职工,由于涉及范围比较广,使用者水平参差不齐,这就要求OA办公系统必须使用简单。再加上,教师的工作任务本来就重,没有必要让他们再接受一轮轮的培训才学会操作系统,如果是这样的系统相信大家都不愿意花费太多的时间精力去学习,甚至接受办公软件的加入。

操作方便

四、是否具有稳定性和安全性

一个OA办公系统软件的稳定性和安全性是首要考虑原则。因为,学校面对的都是学生的个人资料及重要考试资料,一旦泄露出现,不仅会学生造成个人隐私的干扰,还会导致考题泄露,对学生来说是极其不公平的。

五、供应商的售后服务

“花无百日红,人无百日好”一个再好的OA办公软件也会出现,如内存硬盘等硬件故障、系统感染病毒、网络受到攻击等情况时。所以,需要所选择的OA办公软件供应商能及时采取一定的措施保证数据的完整性,并且能够快速的将整个系统自动恢复到故障前的某个安全的状态点。

要知道,一个学校需要处理的文档资料不比企业少。但是,大多会在查找纸文件及其浪费时间,人员流动造成资料流失,到他部门查找资料麻烦等等状况。而通过OA办公软件的运用,使得学校校园信息化建设上有了质的飞跃,很大程度上减轻了学校领导和老师的工作量,缩短办公办事时间,整体提升了学院教学效率和管理事务能力。

选择学校OA办公软件注意五大原则

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