企业知识库管理系统有什么用?知识库系统能帮你解决哪些问题?

来源: 2018/08/17 阅读:5064

利用企业知识库管理系统是可以帮助企业解决传统知识库中的:知识存储,管理困难,查找繁琐,存放难,效率低下,知识库缺乏安全保障、难以统具体数据、知识库无法有效协作共享等,实现整合资源利用,更快实现移动办公。

企业知识库管理系统

一、企业知识库管理系统是什么?

企业知识库管理系统是指利用软件系统或其他工具帮助企业建立一个知识库,为用户管理企业知识、文档、资料进行传递、共享等。同时,有效且可快速地帮助企业用户找到准确的信息,提高工作效率。

二、企业知识库管理系统有什么用?

随着知识经济时代的不断发展,越来越多的企业意识到知识库管理系统的重要性。利用企业知识库管理系统是可以帮助企业解决传统知识库中的:知识存储,管理困难,查找繁琐,存放难,效率低下,知识库缺乏安全保障、难以统具体数据、知识库无法有效协作共享等,实现整合资源利用,更快实现移动办公。往下看知识库管理系统具体帮助企业解决哪些问题?

三、知识库管理系统能帮助企业解决哪些问题?

1、操作权限管理

以往的知识管理系统上,没有清晰的划分权限,大多都是使用纸质文件登记,时间一长容易遗失,而知识库管理系统可以根据企业内部需要,分别设置权限,这样无论是谁、何时做任何操作,系统都能清晰的记录着,方便领导了解情况,同时也巧妙的避免了发生权责不明、互相推诿等情况。

2、内容查找方便

传统的文档储存形式都是通过锁柜子里,靠手工查找浪费大量的时间精力,特别是对储存已久的文档,查找起来更是费劲。而像利用企微云知识百科知识库管理系统可以通过关键词搜索,文档可分类查询,也可以使用关键词搜索。除此,系统的管理员也可以根据需要自定义结构化的搜索方式,对于内部公开的档案,无需走借阅流程,企业成员可直接查阅、下载、打印其电子档。

方便查找

3、知识存储容易

以往的知识文件储存都是通过纸质文档,这样除了不易分类外,占据的空间也是比较大,有时候储放不好,还会造成文件受损,而利用系统知识库可以通过电子版的形式储存,不怕占据地方,也不怕因天气影响文件受损。

方便存档

4、文档的安全性

知识库管理系统是相当于企业数据库,里面储存各类文档、资料。而以往的纸质文档无法做到保密性,而利用知识库管理系统可以通过对内容设置查阅权限,不同部门、不同群体查阅不同文件,省去了资料传来传去的当中泄漏的可能性,在一定程度上保证了文档的安全性。

四、难以统计具体数据

企业里的每一位成员对知识的求知都是不一样的,因此,通过知识库管理系统可以完整的记录每个成员阅读的文档、阅读的次数,来进行判断哪些知识文档是常用的。从而,企业可以更有针对性地对知识库进行扩充和优化,为企业的发展提供精神的动力。

总之,利用企业知识库管理系统除了可以实现高效的资源存储、管理等平台,还可以实现资源的高度开放与共享。同时,企业用户通过网络可以随时随地、获取和使用信息资源,促进了企业知识的交流。

企业知识库管理系统有什么用?知识库系统能帮你解决哪些问题?

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