四个方法,教你选择一个好的知识库管理平台

来源: 2019/09/23 阅读:1541

随着企业的发展,为了避免数据丢失、业务负载严重,大多数企业都会选择一个好的知识库管理平台进行管理企业数据,为企业员工管理企业知识、文档、资料进行传递、共享等。同时,可以有效快速的帮助企业人员精准的找到相关知识文档,提高工作效率。

知识管理平台

市面上不断的出现知识管理软件,而不同的供应商生产出来的软件平台会存在功能上的差异。再加上,市场上的信息总是会有两面性的,所以在很多时候需要用自己的智慧进行判断,而不能盲目的跟风。接下来,教大家4个方法如何选择一个好的知识库管理平台

一、从实际出发

企业选择知识库管理平台,最终就是为了满足实际需求。所以,选择好的知识库管理平台,需要在提升IT资源利用率的基础上,能够实现云资源的统一管理,实现与企业内部流程的融合和交互,最终实现云平台的自服务。同时,需要注意以下几个方面:

1、操作是否足够简单,是否需要花费较长的时间进行学习?

员工利用知识库管理平台,只希望能够节省他们人工一一搜索的时间。所以,要求所选择的平台,只需要经过简单的学习即可以掌握使用。

2、能否实现自动化环境部署以及日常运维作业等一系列操作?

3、成本是否在企业的预算内,涉及到的数据是否安全?

4、知识库管理平台是否为企业提供足够深度和广度的技术服务?等等

知识库管理平台是需要有技术作为支撑的,所选择的供应商能够在第一时间为企业解决发生的技术问题很关键,能够确保企业的业务不受到损害。

知识管理平台

二、文件夹授权管理

文件夹权限设置灵活,可以根据企业文档的重要区分,对于可以共享的文件,可以让员工可以选择将文件夹共享,方便他人共同查阅,员工也可直接查阅、下载、打印其电子档。另外,为了知识库系统有些需要保密的文件,就可以通过设置阅读权限,确保数据安全、不被泄露。

三、数据的存放

企业使用知识库管理平台,就是让企业员工可以随时随地进行阅读文档、工作资料等,所以选择一个好的知识库管理平台,需要看它是否支持本地所有类型文件的上传、下载、移动、预览、隐藏、删除,支持Excel、Word、PDF文件的修改。同时,能否把数据自动存储到知识库中,即使群组解散,文件依然长效保存。

数据存放

四、扩展性

扩展性是选择知识库管理平台必须关注的一个功能之一。因为企业的发展并不是一蹴而就的,所拥有的知识库系统也需要不断的进行更新,才可以满足企业员工的发展需求。而且,这个扩展性能在原有的基础上进行,不需要重新进行开发。这样,才能确保不会造成二次开发,浪费时间与金钱,也能保证数据不间断的进行衔接上。

 

综上所述,企业可以根据以上4种方法进行选择一个好的知识库管理平台。一个好平台可以实现高效的资源存储、管理,特别是在为企业的知识管理上实现无纸化办公。

四个方法,教你选择一个好的知识库管理平台

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