广东省建院:6年数字化历程,用低代码快速响应各部门需求

来源: 2022/09/23 阅读:305

广东省建院搭建了一套移动化、无纸化的协同管理平台,不仅满足省建院的内部管理,并且低代码平台还可以敏捷响应企业的特殊需求。

广东省建筑设计研究院有限公司(简称:广东省建院)创建于1952年,是新中国第一批大型综合勘察设计单位之一,改革开放后第一批推行工程总承包业务的现代科技服务型企业,全球低碳城市和建筑发展倡议单位、国家高新技术企业、全国科技先进集体、全国优秀勘察设计企业、当代中国建筑设计百家名院。立足广东、面向国内外开展设计、规划、勘察、测绘、咨询、总承包、审图、监理、科技研发等技术服务。

 

从2016年至今,广东省建院已经用道一云产品6年多了,谈起使用感受,广东省建院信息中心高级主管陈志凯表示,道一云的产品较成熟、完善,功能模块丰富,符合公司的场景需求,并且公司上下已经使用得非常流畅。

 

从新闻公告、考勤打卡、请假出差、企业用车、云审批等应用,到道一云七巧低代码开发平台,广东省建院已经搭建了一套移动化无纸化的协同管理平台,不仅满足省建院的内部管理,并且低代码平台还可以敏捷响应企业的特殊需求

 

广东省建筑设计研究院有限公司道一云案例
▲广东省建院表单流程和统计报表

 

数字化办公,全面提升内部管理效率

广东省建院分公司遍布全国,设计部门繁多员工过千人,内部管理上存在流程审批时间长的难题。在使用道一云产品之前,广东省建院公司重要公告、通知等信息是用纸质传达,各部门签收公司的通知文件,让员工们传阅。

 

“这种方式就比较传统,经常通知公告发下去了,没几个人看到,导致活动参与率不高,员工也不能很好地了解公司动态。”陈主管说,这也是公司最初想进行内部管理升级的原因。在部署了道一云新闻公告之后,企业新闻、通知公告等自上而下及时传达,员工们可以随时随地查看,公司确保重要通知及时传达到每个员工手上,轻松传递企业资讯和公司文化。

 

为了更好地满足数字化时代的经营管理需求,广东省建院升级使用了道一云提供的考勤签到、会议室管理、云审批、工资条、知识百科等应用,实现办公统一化、数字化、移动化。“这套应用给我们工作带来最明显的影响就是:提效规范灵活。”

 

提效:以前纸质手工审批的时候,需要人去“跑流程”。有时候遇上领导出差,或者跨区域审批,可能两三天都签不完,而今,流程只需要提单就可以实现逐级审批。内部管理信息流的闭环,可以让公司发现改善点,助力效率的持续提升,保障信息流更顺畅。

 

规范:广东省建院过往没有统一系统,管理和信息流比较分散,这套应用的使用,加强了内部的规范性,全员都按照规定的流程进行;各种信息、数据都实现了电子化留痕,在合规、风险管控方面起到了很好的作用。

 

灵活:表单应用在广东省建院管理中使用频率很高,信息中心经常用表单灵活性创建符合公司部门需求的应用。公司以往评优、内部比赛大会上,信息中心就多次用表单搭建了投票统计应用,现场直接统计投票,后台导出数据就可以得出结果,非常便捷智能。

 

广东省建筑设计研究院有限公司道一云案例

▲2019年省建院优秀工程投票统计

 

低代码平台敏捷响应复杂企业需求

对于信息中心来说,经常会接到来自不同部门的数字化需求,当标准应用无法满足的时候,就会通过七巧低代码开发平台来搭建应用

 

比如科技部门用印,公司项目多,印章种类多,用印的条件判断也复杂,不同的项目有着不同的流程走向、审批,有时候异地用印成本高、协调难,有些用印周期长等等,让公司用印管理上存在不少痛点,市场上一直找不到完全符合需求的标准应用

 

信息中心用七巧搭建了印章审批管理,实现印章全周期管理,从申请、审批、用印、保存等实现一体化,并且记录用印全过程的使用轨迹,用印后文件归档储存可追溯。“最初以为很难,因为印章审批很复杂、判断条件多,但摸索着去搭建后,发现七巧是可以实现很多复杂逻辑的。”陈主管说道。

 

广东省建筑设计研究院有限公司道一云案例

▲省建院用章流程设置

 

由于省建院建筑工程设计业务遍布国内外,疫情刚开始时,员工要出差跟进项目,面临着出行上报不好统计的难题。当时疫情形势紧张,需求紧急,省建院也没找到合适的产品。

 

在此背景下,信息中心用道一云七巧,仅花了3天的时间搭建了疫情出行上报应用。该应用设置了目的地、人员信息、健康情况、往返日期等字段,关联区域风险情况,简单填写上报,信息自动生成表格,汇总到公司后台,更好地实现公司疫情防控。此外,信息中心还搭建了人人健康上报表单,让所有员工定时填写,精准高效,企业全面掌握员工健康信息。

 

“低代码平台延展性和自定义设置强,可以敏捷响应我们一些突发性、临时性的特殊场景需求。未来我们也将考虑用七巧搭建更多的应用。”陈主管在采访中提及到使用感受。

 

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▲广东省建院疫情防控排查情况汇报

 

信息化时代,数字化办公系统成为企业必不可少的管理工具。陈主管认为,企业流程逻辑简单直接、审批人员固定的,用标品就可以很好地管理;而复杂、涉及多个条件判断、个性化强的需求,低代码是非常好的选择。

未来企业的发展会逐步精细化,企业也要善于利用低代码等数字化工具,迅速响应,打造多样化、便利化的办公模式,提升业务协同能力,提高科学管理效率。

 

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