购买合同管理系统需要注意哪些方面?

来源: 2019/11/01 阅读:335

一个好的合同管理系统能有效保障企业发展,但在选择的时候需要注意以下这3个方面:企业自身需求、第三方供应商实力、系统问题,比使用性,移动性,扩展性

合同管理系统

传统的合同管理经常会出现以下3种情况:
1、合同管理起来非常费劲,特别是数量多时,经常会出现无法统一、分类管理;
2、合同放置起来非常占地方,随着时间的推移,纸张经常会发黄,出现销毁,无法归档管理;
3、人为的搜索起来非常困难,如果遇到年限长久的合同,得花费大量的人力翻找等。

综上所述,就是因为传统的合同管理存在各种各样的问题,以至于大多数企业都会借助技术手段----合同管理系统来管理,因为它可以从合同的签订、执行、开票、回款、归档进行全生命周期过程进行管理,所有的搜索问题都可以使用技术完成,大大节省人力物力,还可以提高工作效率。

然而,面对市场上五花八门的合同管理系统,购买时也需要注意以下3大方面,具体一起往下看看。

一、企业自身需求

1、成本预算

购买合同管理系统的首要前提是,企业计划的成本预算是多少,如预算不多可以选择搭建在第三方平台的系统;如果预算较为充裕,可以根据企业自身合同管理的需求、特点进行定制化。

销售价格

2、实际需求

购买合同管理系统切记跟风,不要看其他企业运用挺好的,就一股脑热的跟风购买,而是需要结合自身企业的实际需求,才可以确保所购买的系统真正地被运用到工作中。

二、第三方供应商实力

1、安全性

合同是企业的机密,安全性是选择合同管理系统需要注意的首要问题,一旦合同管理系统安全性泄漏,严重的话会断掉一个企业的经济来源。

2、售后服务

合同管理系统也是一种机器设备,也会随着“年龄”的增长,设备慢慢的老化,出现故障。所以,购买合同管理系统供应商的售后服务---技术维护很重要。

售后服务

三、系统自身问题

1、易于操作

合同管理系统涉及到每个员工,而员工所负责的事务各异,如果系统操作过于复杂,就失去了用户群。那么,这样购买回来的合同管理系统则失去了它的意义,所以注意购买的系统应该是简单操作,不需要参与培训学习。

2、移动性

移动办公是时代发展的首选功能。所以,购买时需要注意能否支持领导与员工进行随时随地的查看合同,让工作顺利进行。

3、扩展性

企业在发展,要求所购买的合同管理系统也能够随着企业的需求而不断的进行功能扩展,以不断满足企业的需求。

购买合同管理系统需要注意哪些方面?

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