避免合同管理流程出错的三大法则

来源: 2018/10/17 阅读:2731

合同管理是指对企业双方从洽谈、签订、审批、执行等全过程的管理,所以企业加强合同管理可以减少不必要的纠纷、维护双方权益的重要手段>>>

合同管理流程

一、合同管理的必要性

合同管理是一个企业的重要管理之一,是企业之间相互签订具有制约性的方式之一。而合同管理是指对企业双方从洽谈、签订、审批、执行等全过程的管理,所以企业加强合同管理流程可以减少不必要的纠纷、维护双方权益的重要手段。通过加强企业合同管理流程有利于合同目标的实现,又能使技术和经济相结合,产生良好的经济效益。

二、企业合同管理流程中遇到困难

1、合同管理不规范

合同的起草、审批、签订都是需要经过系统、规范性的管理的,但是一些企业存在审批流程混乱,没有规范流程标准,出现合同经办人没有严格执行企业业务签订。

2、合同业务的提出

合同业务的提出是需要通过市场调研,必要时要经过企业比价及经过企业高层领导审批通过才可同意业务提出。但是,有些业务经办人缺乏这方面的认知。

3、合同的审核

合同审核草草了事,审批不规范。一般的审批流程都应该征求相关部门意见,遇到重大合同时,应交给法务及法律顾问进行审批,确保所签订的合同能保障自身企业的权益,方可签订。

4、合同签署

合同签订出现越俎代庖。合同最后由企业负责人签订,合同生效。假如合同需要业务员代签,必须由企业授权给经办人,以书面授权书为证,才可签订。

合约签署

5、合同的执行及归档

合同签订后没有按照规定时间执行相关事宜。合同一经签订,需要按照合同所规定好的时间、地点,实施相关业务。同时,合同的归档应由企业指定员工专门规范,以防合同的外泄、丢失等。

三、如何做好合同管理流程

合同管理流程的具体内容,合同关系是一种法律关系,所以现代企业的合同管理也需要全过程的、全方位的管理,具体需要做到以下几点。

1、建立健全规章制度

所谓无规矩不成方圆,所以做好合同管理需要建立健全规章制度,让合同执行者有据可依,从合同的签订、审核、执行都需要制定好规范、统一的流程制度,这样子能确保企业每个成员职责分明,有效的减少纠纷。

2、加强合同管理人员培训

合同管理流程的好坏与合同管理者素质有一定关系。因此,合同管理者通过参加培训,掌握合同管理技巧,提高合同管理水平,与自身文化素质,可以增强对合同管理的责任感,从而更好的做好合同工作。

3、重大合同审核

合同是企业双方经济往来的保证,所以企业成员在签订合同前,必须要对签订企业、业务进行考察、调查。除此,还需要对对方企业合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,都由法律顾问部门参与,严格管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。

合同审核

4、监督合同执行及结算

签订合同是为了企业双方更好的履行职责,防止发生违约情况。所以,企业应该严格监督合同签订后执行,有利于在执行的过程中发现问题。另外,合同结算是合同履行最重要的内容,而合同有些是分期回款的,需要合同执行人员及时收取回款,确保企业的资金得以循环等。

5、及时处理纠纷

合同关系是一种法律关系,签订合同是为了避免出现企业双方未能及时履约所支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。所以,一旦发生违约情形,法律顾问要根据不同类型,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。

所以,企业要避免合同管理流程出错需要遵守以上三大法则,第一明白合同管理的重要性,第二针对企业合同管理流程所遇到的困难进行调整,第三加强对合同管理。

避免合同管理流程出错的三大法则

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