表单是什么？简单来说，表单就是用来收集用户的信息。无论是表单还是表格，我们最终的目的就是为了提高工作效率，优化工作流程。
那表单和表格有什么区别尼？表格和表单均有各自的优势和局限，那么接下来我们从几个经典的场景入手，便能够轻松知晓：什么时候该用表单、什么时候该用表格来解决问题。
大致区分一下，表格可以分为传统的本地电子表格（如Microsoft Excel、WPS Excel）和在线协作表格（如腾讯文档）。而表单则可以分为简单、轻量级的数据采集表单和用于企业工作流的表单工具（ BPM ）（如企微云表单流程）。
1、传统的本地电子表格（以 Excel 为代表）
这类型的电子表格优势在于它灵活的公式计算和数据分析透视能力上，适合用于企业内部的数据整理和存档。以下几个场景，便能充分体现线下电子表格的价值：
（1）计算财务数据。会计的工作主要是大量的运算，利用 Excel 可以取代手工账务处理的大部分登记、计算工作。只需要改动基础数据，基于设置好的公式和模板便可以轻松完成账簿登记和报表编制。
（2）统计薪酬绩效。企业绩效的计算方式普遍都较为复杂，结合 Excel 灵活的计算能力和数据透视能力，人事也可以轻松、准确的统计出各员工的薪酬绩效。
（3）数据的存档。线上表格需要联网才能使用，而excel一类的表格则可直接存储在电脑本地，大大减少了数据泄露或被人误删的危险。
然而，本地电子表格在收集数据的场景下十分麻烦，想必大家都试过如此尴尬的情况：
无论是数据审核还是数据收集，使用本地表格免不了会发生同一份文件因重复修改导致传来传去的情况，极大影响工作效率。这时候，在线协作表格的作用就发挥出来了。
2、在线协作表格、轻量级表单工具（以腾讯文档为代表）
线上协作表格的优势在于它可以实时传输数据，支持多人同时编辑表格。适合用于在线数据收集和协作。以下几个场景，便能充分体现线下线上协作表格的价值：
（1）数据的收集。每月都要收集各个业务部的销售数据。可以通过在线协作表格/表单分享给相关人员，只需要各自填写相关内容，数据便可自动传输到云端。
（2）表格需要协作修改。一份数据要给自己部门的同事查阅修改，然后再递交给领导审核。这时利用协作表格，可以将表格分享给相关人员一起修改。修改的内容会同步显示并标记出人员名字，防止错乱。
这仅仅只是停留在数据收集或协作处理层面，仍未能满足企业的部分需求。比如：在收集完各业务部的销售数据之后，需要自动递交给管理层进行审批。管理层审批过后，便自动递交给人事部安排计算绩效。接着，便流转到财务部进行绩效的发放。
很显然，在线协作表格已经无法实现工作流程的场景，这时候，该是由表单流程上场了。
3、用于业务流转的表单工具（以企微云表单流程为代表）
表单流程最大的优势在于强大的表单设计器和OA工作流引擎，可快速搭建企业工作流，打通企业内外部数据，适合用于以下工作审批、任务协作、数据采集的场景：
（1）需要自动流转的审批工作
正如上面的例子，在销售数据采集完毕后，流转至管理层逐级审批，然后再流转至人事计算绩效，最后通知财务人员进行发放。审批单还支持设置固定、分支或自由流程审批。通过标准化/条件智能流转的方式，基本满足企业处理日常业务的需求。
（2）需要打通企业内外部数据
客户申请售后服务，填写表单后可一键转入企业内部进行处理：经过管理层确认后，安排技术人员上门联系客户进行售后处理。
（3）需要多人协作任务
临时有一个市场推广任务，需要市场部、产品部、研发部多人共同协作完成。管理层可利用表单流程快速分派任务，相关人在微信上即可第一时间收到提醒。
（4）对接企业内部系统
如果希望打通企业内部系统，可以利用表单流程引擎开放的 API 接口，便可打通 OA、ERP 等管理平台，打造企业统一移动流程中心。
最后总结一下：
1. 本地电子表格适合用于企业内部的数据统计、整理和存档；
2. 在线协作表单和部分轻量级数据采集表单工具适用于在线数据的收集和协作；
3. 业务流转型表单工具更适用于工作流审批、任务协作的场景。
大家可以根据实际需求的不同，选择最为合适的工具来搭配使用，最大程度提高工作效率。
