无纸化办公的好处是什么?OA审批的优点是什么?

来源: 2021/08/03 阅读:38970

无纸化办公不仅环保,而且有助于提高办公室的生产力和效率,同时还可以节省资金并使工作流程更轻松,更方便,因为数字文档可以在团队之间轻松共享。

无纸化办公的好处

无纸化办公是指在工作环境中使用的纸张被消除或大大减少的概念,通过将纸质文件转换为数字形式来实现。而随着环保意识的增强和企业效率低下的问题,很多企业开始实施无纸化办公,因为无纸化办公不仅环保,而且有助于提高办公室的生产力和效率,同时还可以节省资金并使工作流程更轻松,更方便,因为数字文档可以在团队之间轻松共享。实施无纸化办公的好处具体体现以下6个方面:

一、效率审批各个环节

使用无纸化办公软件,可以让企业部门之间将工作串联起来,同时处理流程上多环节的任务。这样,不仅可以大大减少重复劳动,也可以方便领导对各个环节进行审核、批复、查询、签字等。

企业常见的流程经常可分为人事管理类审批流程、财务类审批流程、行政类审批流程以及业务相关类审批流程。如此繁杂的审批流程,如果是通过纸质文件去进行,不仅浪费时间,还容易出现疏漏,由此可见企业使用数字化流程审批的重要性。

道一云推出的道一云七巧应用,就能轻松帮助企业实现无纸化流程审批,可以智能搭建工作流程,每完成一个节点都自动流转到下一节点,且可根据不同行业创建不同表单,内附上百种表单模板可供选择。涵盖金融保险、零售快消、教育培训、工业制造等多个行业常用的业务流程应用,一键即用,也可以根据需求自行调整模板。

道一云流程表单

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二、协作权责可追

以往的协作办公大多都是通过电话或者文件进行传输协作,容易发生沟通无记录而发生互相推诿现象。而利用无纸化办公,所有的协作工作通过系统统一分配,相关人员不仅可以收到提醒,还可以还原系统上每一步操作,防止出现权责不明、互相推诿扯皮等现象。

在这一方面,使用道一云的OA办公应用也能轻松解决这个问题。

在流程审批的时候,道一云的OA可以清楚地显示每个节点是谁通过或退回了审批,并有什么审批意见,成员什么时候浏览了审批,当前节点结束以后会流向哪些成员,哪个成员在什么节点对表单进行了改动也会清晰地记录下来。

道一云流程审批

除此之外再举个例子,通过电子线上签署文件,从合同拟定、审批、签署到存档归案统统记录在数据库,每一条签署的明细数据都可查、可追溯,签署时只有具备权限的相关员工才能签名和盖章,合法合规,且支持批量导入、签署合同,让合同管理更高效。

表单权限管理

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三、实现数据化管理

以往的企业文档管理大多都是以纸质进行储存,不仅储存、查找难,也占用大量的空间面积。而利用无纸化办公,所有的文档以电子形式储存,储存空间大,占地小。同时,还可以通过关键词进行智能搜索、查找,大大提高了工作效率。

将所有数据记录在案,企业中琐碎的情况例如销售业绩分析、渠道效果分析、生产数据分析等等,都可以通过道一云OA应用进行数据统计和可视化。

道一云报表中心

四、减少企业办公成本

因为企业所有的流程审批,如请假、业务、调休等都通过电子的形式上传审批,使得纸质文件大量减少。这样,不仅可以提高审批效率,还可以节约纸质办公成本。同时,减少发送纸质文件所需的路费、通讯费和人力,有效提高了办公效率及节省大量相关办公开支。

五、提高员工工作效率

许多原本繁杂冗余的工作,现在利用无纸化办公在企业内部的构建沟通、协助平台,采用互联网技术,实现企业信息共享和协同办公,只需要企业员工在PC端或者手机端一点一键就可以轻松解决。这种既能提高员工工作效率,还可以减轻了企业员工的工作负担。

六、 公告及时传达

企业公告、通知等全部实现系统电子通知,通过设置全体员工都收到提醒。这样,不仅浪费纸张贴出,而且不受地域限制,不论企业成员在哪,只登录系统后台就可以实现随时随地查阅公告,确保每一个人都不会错过公告。

在移动互联网迅速发展的时代,无纸化协作办公是符合当代的发展趋势。具体可实施方法,可以通过无纸化OA办公平台能够帮企业实现无纸化办公,有效地提高企业管理,减少企业经营成本。

道一云新闻公告

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