七巧Plus集中采购系统,企业增效降本神器

来源: 2019/12/19 阅读:381

经过两周的七巧Plus应用案例分享,大家反响热烈,那么,本周带来第三轮分享——企业集中采购系统,希望通过本次分享,您可以更深入地了解七巧Plus在业务处理方面的能力。

集中采购系统

什么是集中采购SRM系统?

集中采购是指企业集团或跨国公司在采购过程中,对同类货物或服务进行统一购买的、包含制定项目的审计及评估和服务等环节在内的采购形式。

集中采购系统帮助企业建立集中采购、集中收货、集中结算、拆分调拨的采购管理模式,实现采购全过程的透明、规范、公正管理,提升采购效率的同时,也发挥规模和批量的优势,有效地降低采购资金支出。

分散的招采管理方式容易出现的问题:
1、 文档资料混乱:缺乏标准化采购管理流程,资料参差不齐,不利于企业持续的良性发展
2、管理漏洞大:在合同审查、价格对比、货物验收等过程中,容易发生暗箱操作情况
3、 资源浪费严重:无法统筹规划供需数量,相同需求间很难实现资源互通,造成资源浪费

客户需要的集中采购系统:

集中采购系统需遵循公开,操作透明,过程受控,全程在案,永久追溯的原则,规范企业采购制度,在采购流程中加强对成本和风险的控制,从而缩短采购周期,削减采购成本,降低采购处理成本。

七巧Plus集中采购全流程

需求订单-采购计划-供应商-合同-验货-入库-发货-结算

 

 

使用七巧Plus搭建对应表单、流程与业务页面,对从采购需求的收集、整合、发起集中采购、供应商价格对比、合同、收货、验货、发货等各个集中采购环节都进行全程在线透明化监管。

需求方可根据业务需要,快速使用PC或移动端提交采购单,并实时查看采购需求状态;

采购员可根据收到采购单,勾选合并成为汇总订单,一键下单;

对于供应商,提供微信小程序平台来收集供应商报价信息,对外提升报价体验,对内能更透明化比对,获取最优采购价格;

对于财务人员,直接在线汇总支付明细,减轻核算工作量;

集中采购管理使用场景

1、数据集中采集,规范录入

无论是需求部门提交需求订单、还是采购部门提供供应商资料、或者上传合同证件,都通过线上表单进行统一规范录入。并且相关信息在采购过程中可重复引用,如产品名称、类别、规格、编号等,无需多次重复填写。

 

需求录入

2、流程化管理采购业务

各个业务线在线提交采购需求订单,经过各部门经理审核后,表单将流转至采购部门,由采购员整合成为汇总订单,再次通过审核后,即可公开至外部小程序各个供应商查看。

 

订单汇总

 

 

提交审核

 

针对加急采购的特殊情况,也设置了对应的特殊流程,汇总完需求订单后,优先订购,并且在到货后,无需进入入库流程,直接发货给对应的需求人员。

上层调阅也更加容易,可以轻松查看各条采购业务的当前情况,如采购进度、供应商报名情况、询价进度、采购单价等等信息。

3、与外部供应商互动透明

提供微信小程序数据提交通道,供应商可在小程序端提交对应的商品单价、规格、折扣等信息。同时,采购人员可通过七巧Plus后台,可清晰对比每个供应商给出的产品明细,并直接与外部供应商进行询价互动,营造出公平、公正的竞争环境,严格选择适合的供应商。

 

 

后台也实时保存与供应商的过往合作记录,可定期审查交易信息,了解采购实际情况,既为筛选供应商提供有力支撑,最大化保障企业的经济效益,也便于企业强化采购管理。

4、集中批量发起、确认订单

挑选合理的供应商进行订货,在线录入合同信息,并与汇总单物品信息进行关联,实时可查合同金额、签订日期、商品明细等等,订单再多也不混乱。

 

增加集中到货验收环节,保障采购商品数量、质量不出现纰漏。若发生问题需要进行退货操作,也能在系统中生成退货单,详细记录退货数量、退货金额等信息,全程记录采购信息,防止超额支付货款现象。

 

通过七巧Plus表单流程间的触发事件,能实时将采购到货,并验收的物品转入库存,并按照需求进行拆分发放,也便于随时掌握库存动态,灵活进行物资转用,减轻不透明的采购流程造成的库存压力。大大降低产品仓储成本,也保障物资的及时供应。

5、智能化结算

系统将根据物品成功入库状态,智能生成一条付款明细,财务人员可直接将已生成的付款明细进行合并付款,避免重复支付、过期未付款等情况,既减轻财务人员工作量,同时也提高供应商满意度。

 

6、多样化采购数据汇总看板

企业每年都会产生大量的采购需求,间接导致汇总困难。通过在七巧Plus平台对采购进行完整、集中的管理,也使得采购数据能轻松汇总成报表,能快速按照时间、需求部门等维度实时生成图表式报表看板,采购情况一目了然。

 

集中采购系统能够有效的改善企业的资金使用效能。很多的企业集团与跨国公司都纷纷引入了集中采购系统,甚至国家在上个月也发出公告,大力推动政府部门使用集中采购系统,所以,企业也更加重视集中采购工作,完善集中采购制度,使用信息化技术对采购的全过程进行有效规范监管,提升企业采购效率,从各个环节中有效地节约成本。

 

 

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