一、规模扩张下的管理升级
作为国内深耕有机热传导与工业润滑领域的专业服务商，某企业自创立以来便确立“核心油品供应+全周期技术服务”的差异化发展战略。业务体系以导热油、润滑油等核心产品的稳定供给为基础，同时延伸出油品检测、系统清洗、在线维护等定制化技术服务，形成产品-服务协同的完整业务闭环。依托这一模式，该企业逐步积累汽车、化工、电力等领域的头部客户资源，年销售额成功突破1000万元，成为行业内少数能够覆盖产品交付、技术支持、长期维护全链路的服务商。
但随着业务规模持续扩大，早期适配小体量运转的传统管理模式，开始凸显高成本、低效率的明显短板。企业靠Excel表格记录各类关键信息，这些数据零散分布在各部门的表格里，沟通难，易出错；跨部门协作时依赖线下递单，审批人一旦出差就陷入停滞；且缺乏规范管控，库存断货、成本超支等问题难以及时发现，既满足不了客户对时效与专业度的要求，也让企业陷入“高耗低效”的被动。
在这样的背景下，数字化转型成了必然选择，核心就是通过数字化手段实现业务的高效运转与规范管理：一方面解决数据分散、流程卡顿的效率问题，另一方面靠标准化管控降低沟通成本、避免人为失误。经过多轮对比，企业最终决定与道一云合作，依赖低代码平台的能力，灵活搭建覆盖基础信息、销售、库存、项目、成本的全业务数字化系统，彻底打通“数据-流程-业务-成本”的关键链路。
二、制约业务发展的核心卡点
1、依赖Excel，数据“散养”
2、线下传递，流程“卡顿”
销售合同审批、油品打样检测申请、现场维护调度等流程环环相扣，但企业仍靠“线下递单+线上邮件”推进。涉及油品检测报告核验、安全合规条款的合同审批环节，易因负责人不在岗积压，延长业务周期；打样检测申请传递延迟会影响客户适配确认效率；项目排班依赖静态Excel表，无法实时同步技术人员资质、检测设备校准状态，打乱服务节奏。
3、人工统计，风险“潜伏”
导热油需控储存期限、润滑油需分区存放，但补货全靠管理员每周核对Excel表，统计滞后易导致库存低于安全阈值，影响项目推进；项目进度仅靠表格记录关键节点，管理层难实时掌握检测数据达标情况、维护合规性，易引发验收延误，延长回款周期，加剧资金周转压力。
4、手动核算，成本“模糊”
项目成本含油品原料、检测耗材、设备折旧等复杂支出，却全靠人工管控。立项时手动估算成本，因缺乏历史数据支撑，预算偏差率高；实施中检测耗材消耗仅靠零散单据记录，难实时监控，易出现费用超预算的情况；项目完结后汇总多部门Excel核算总成本，导热油仓储损耗、设备临时维修费等隐性成本易遗漏，亏损环节定位模糊，难针对性优化。
三、全流程数字化解法
1、数据统管+智能复用，破解“散养”难题
搭建统一的核心信息数据库，支持将企业历史Excel数据批量导入并结构化存储，实现“一次录入、多端复用”——销售人员签署合同时，可快速调取客户历史信息与产品参数，大幅缩短合同填写时间；同时设置数据更新同步机制，某一部门修改信息后，全系统实时更新，避免版本冲突；产品出入库记录实时同步至系统，支持多维度快速查询，追溯货品流向效率提升显著。
2、流程线上+智能流转，打通“卡顿”节点
将销售合同审批、油品打样检测申请、现场维护调度等8大核心业务流程全部线上化，并根据业务逻辑设置智能规则：含油品检测报告核验、安全合规条款的合同，自动关联检测数据供审批人查看；金额超50万元的合同自动触发高层审批节点，审批人可通过移动端处理，流程周转时间大幅缩短；打样检测等流程设置超时预警，若节点处理延迟，系统自动推送提醒至负责人上级，避免流程积压。
3、库存预警+项目透明，化解“潜伏”风险
按产品消耗速率设置差异化安全阈值，库存低于阈值时，系统自动推送提醒至采购人员，并同步生成含油品型号、供应商资质的采购申请模板，避免库存不足影响项目推进；项目管理模块支持移动端实时上传施工日志、检测报告，管理层打开系统即可查看项目进度；验收阶段设置倒计时提醒，提前推动客户对接，缩短回款周期，缓解企业资金压力。
4、成本联动+差异分析，破解“模糊”困境
四、转型核心价值：多维度激活企业运营效能
1、业务极速响应
数据复用与流程线上化，彻底改变“反复填表格、线下等审批”的低效状态，销售合同签署效率、项目审批速度均有明显提升，订单交付周期缩短；移动端协同打破地域限制，技术人员在项目现场也能及时处理工作，客户需求响应速度加快，满意度显著提升。
2、风险事前预防
智能库存预警大幅降低断货概率，项目进度透明化与验收提醒减少交付延误，回款周期缩短，企业资金周转效率提升；同时，业务数据全程可追溯，为客户纠纷处理、内部问题复盘提供明确依据，减少因信息模糊引发的风险。
3、成本精准可控
实时成本监控与预警降低超支概率，减少无效成本消耗；资源可视化排班优化“人、车、设备”配置，降低闲置率与人工浪费；数据统一化也减少了跨部门沟通与纠错成本，人力效能进一步提升。
4、决策数据指路
系统将零散数据沉淀为结构化经营数据，自动生成多维度分析报表，帮助管理层清晰掌握产品盈利情况、客户合作质量、项目成本控制效果，为业务调整与战略布局提供精准数据支撑，推动企业从“经验判断”向“数据驱动”转型。
五、案例启示：工业石油制品企业转型之道
对于工业石油制品、化工、机械制造等ToB服务型行业，数字化转型从不是大而全的面子工程，而是聚焦核心痛点的精准破局。这类企业普遍面临业务链条长、数据分散、协同复杂、成本风险难控等问题，盲目搭建复杂系统只会造成资源浪费，还可能因适配不足陷入数字化空转。
低代码平台凭借灵活适配、快速落地的优势，恰好成为这类企业轻量级转型的最优解。它既能无缝承接Excel历史数据，大幅降低跨工具切换的学习与迁移成本，又能随业务迭代快速调整功能模块，无需漫长的定制开发周期，让中小企业也能以低门槛享受到数字化红利。
而转型成功的关键，始终在于业务与系统的深度贴合。道一云的实践之所以能快速见效，核心就是跳出标准化产品套娃的思维，深入拆解企业业务链路，结合行业特性设计适配功能，让系统真正融入日常业务流程，成为提效而非束缚的隐形助手。
无论是深耕细分领域的制造企业，还是提供定制化服务的配套服务商，数字化转型的本质都是用工具打通数据、流程、业务的断点，以灵活适配替代盲目堆砌。企业无需投入海量资源自建系统，通过与专业数字化服务商合作，精准匹配自身业务场景与发展阶段，就能快速落地高效的管理方案。
在产业数字化浪潮下，这种小而美、准而精的转型路径，已成为多行业破局传统管理瓶颈、实现规模与利润双增长的通用法则，也为不同领域的中小企业点亮了低门槛转型的可行之路。
