电子签署操作指引

来源: 2020/06/23 阅读:10194

道一云七巧打通法大大电子签署平台,通过七巧的电子签署字段,实现线上签署文档,省去了合同打印、合同邮寄,随时随地可签发合同,省时省力。

道一云七巧打通法大大电子签署平台,通过七巧的电子签署字段,实现线上签署文档,省去了合同打印、合同邮寄,随时随地可签发合同,省时省力。

电子合同,又称电子商务合同。电子合同是以电子的方式订立的合同,其主要是指在网络条件下当事人为了实现一定的目的,通过数据电文、电子邮件等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议。

法大大:法大大是一家为互联网金融、O2O电子商务企业及个人提供在线电子合同缔约、证据托管的开放式SaaS服务平台,2019年9月12日,腾讯云宣布与法大大SaaS(软件即服务)服务商达成战略合作,面向移动零售、电子合同、人力资源管理等场景,共同为客户提供解决方案。

一、认证设置

1.1企业认证(后台认证)

企业想在道一云使用法大大电子签署时,必须先完成企业认证。
企业完成认证后可执行的操作如下:

①可管理电子签章,进行添加、编辑和删除签章(详见2.1.1签章管理)
②可进行签章授权(详见2.1.2授权代表人管理)
③可在表单添加电子签署字段,使用表单完成线上签署(详见2.2签署表单设计)

企业认证入口位于公共模块"电子签章管理",点击开启服务后即可进行认证

 

进行企业认证时,需提交营业执照、法定代表人身份信息、对公银行账号等

 

需要注意的是,企业认证需要收取服务费用2.5元/次,需在后台"服务"中购买电子合同服务

 

费用的计费规则如下:

关于电子合同服务充值详见“五、充值与扣费查询”
完成充值后,即可进行企业认证

1.2个人认证(应用端验证)

在签署个人合同的场景中,需要用到个人签名完成签署,法大大支持个人签名签署。如果想要使用个人签名签署,需完成法大大的个人认证。

目前个人认证的入口位于应用端,如果该节点是电子签名节点,并且用户没有进行个人认证,点击审批时会进行认证提示。

 

点击前往认证,即可进入法大大认证页面进行认证

个人认证需提供身份证照片、手机号等个人信息
个人认证的服务费用需2.5元,费用扣取于个人所在企业的电子合同服务的余额,只需认证一次即可不再认证

二、后台设置

2.1电子签章管理

企业完成企业认证后,可进行电子签章管理

2.1.1 签章管理

在签章管理页中,可以看到上传的签章,对签章进行编辑、删除、选择默认签章操作
在某个签章点击默认签章时,在应用端签署页的选择签章会默认选择此签章

 

点击添加签章,即可以上传新的签章

2.1.2 授权代表人管理

进入授权代表人页后,可以看到已被授权的代表人及账号
在此模块中,可以对代表人授权指定签章,代表人可以使用指定的签章在应用端进行签章签署

 

点击添加,可以添加新的授权代表人

2.1.3账号管理

账户管理页中,显示认证的企业账号信息

2.2电子签署表单设计

第一步,在后台新建表单,在表单设计中,添加电子签署字段

 

如需上传默认文件,则在默认值处点击上传文件即可

 

企业未认证,则无法使用电子签章字段,添加该字段时会进行提示

 

第二步,设置固定流转或分支流程,完成节点设置

 

最后,给需要进行签署的节点选择审批事件

 

选择"启用电子签章",该节点人员可以对表单进行电子签章签署
电子签章主要应用于企业文件中,例如签订商务合同、财务审批合同等,所盖的章具有企业章的法律效应

选择"启用电子签名",该节点人员可以对表单进行电子签名签署
电子签名更多应用在与个人相关的文件中,例如员工与公司签署个人合同等,所签的个人签名也是具有法律效应的

三、应用端签署

3.1签章签署

当表单流转到电子签章审批节点,并且该人员拥有被授权的签章时,点击审批后则进行签章签署

签章签署需要完成选择签章、选择签署方式和选择签署文件三个操作
该节点的人员能选择的签章即为后台给该人员授权的指定签章

签署方式有拖拽签章手动签署、骑缝章签署和关键字定位自动签署三种方式

① 拖拽签章手动签署,表示可自己手动拖动签章的位置
② 骑缝章签署,表示一个签章会在上下页间进行错页签署,需要注意的是,文件页数只有一页时无法签署
③ 关键字定位自动签署,表示签章可盖在输入的关键字的位置上

点击签署,进入法大大的签署页面,进行签署操作

 

完成签署后,跳转至签署结果页

如果需要继续签署,点击"继续签署"返回签署页面继续进行签署操作;
如果完成签署,点击"完成本次签署",出现提示窗口

 

点击"完成本节点签署"后,表单自动跳转至审批窗口页

点击确定,则完成表单审批,表单流至下一个节点,电子文件完成该节点的线上签署
如果需要对表单的其他字段进行操作,点击取消,返回表单详情页可继续进行编辑操作

签章签署完成后的文件样式

3.2签名签署

当表单流转到电子签名审批节点,并且该人员完成个人认证时,点击审批后则进行签名签署(个人认证详见1.2个人认证(应用端验证)

个人签名签署前需要选择签署方式和签署文件

签署方式有拖拽签章手动签署关键字定位自动签署两种方式
拖拽签章手动签署,表示可自己手动拖动签名的位置
关键字定位自动签署,表示签名可覆盖在输入的关键字的位置上

点击签署,进入法大大的签署页面,进行签署操作

 

完成签署后,跳转至签署结果页

如果需要继续签署,点击"继续签署"返回签署页面继续进行签署操作;
如果完成签署,点击"完成本次签署",出现提示窗口

 

点击"完成本节点签署"后,表单自动跳转至审批窗口页

点击确定,则完成表单审批,表单流至下一个节点,电子文件完成该节点的线上签署;
如果需要对表单的其他字段进行操作,点击取消,返回表单详情页可继续进行编辑操作

签名签署完成后的文件样式

四、查看签署详情

4.1后台查看签署详情

进入表单的明细数据,打开其中一条明细的详情页,如果该张表单有过签署记录,则签署记录会显示签署轨迹,合同文件显示签署的文件详情

 

合同文件有4种状态

● 签署中:表示文件未完成所有节点的签署,在此状态中,可以对文件进行撤销操作
需要注意的是,文件一旦撤销,意味着在道一云、法大大平台该文件将不具备法律效应,因此撤销后的文件无法被签署
● 已归档:当表单的所有签署节点完成签署后,法大大对已盖章且未撤销的合同文件进行归档,归档后的文件不能再进行签署操作
● 归档失败:表示文件未在法大大处完成归档
● 已撤销:表示文件已被撤销

4.2应用端查看签署详情

在应用端的表单详情中,点击右下角更多-电子文件签署明细,如果该张表单有过签署记录,则签署记录会显示签署轨迹,电子合同文件显示签署的文件详情

五、签署模块入口设置

在后台设置-角色管理中,可控制电子签署管理的入口
超管默认拥有电子签章管理的所有权限,可给子账号赋予电子签署管理权限

六、充值与扣费查询

6.1充值

入口:管理后台-顶部-服务,点击进入企业账户。
操作流程:进入服务,点击充值,选择网银充值或者线下汇款。按照页面提示完成相关操作即可。

6.2扣费查询

入口:由服务首页,点击【电子合同服务】,进入【电子合同服务】专栏,点击顶部【查询记录】,即可查看电子合同服务相关的扣费记录。

● 筛选扣费类型
支持按照扣费类型进行筛选,默认查看全部扣费类型,支持的选项包括:企业实名认证、个人实名认证、文件签署。

● 筛选时间范围
支持按照扣费时间进行筛选,默认查看全部扣费记录,不限时间,支持自定义选择时间。

七、相关问题汇总(FAQ)

  • 如果我已经在法大大平台完成企业认证,那我需要在道一云平台再次认证吗?

    需要再次验证,道一云与法大大属于不同的平台,认证账号不通用,如果需要在道一云平台使用电子服务合同,则需在道一云平台进行认证

  • 不同企业主体的合同章如果要具备电子签署的法律效应,是否需要各自进行企业认证?

    是,不同的企业主体身份不同,不同的身份需要单独的进行实名认证。道一云电子合同管理暂时支持单一主体认证,后续版本将支持多主体认证与切换,一个后台管理多个主体(母公司、子公司、分公司等多主体),敬请期待。
  • 请问下每次签署合同都需要认证吗?

    不需要的。企业开启服务的时候,就需要进行企业认证。只要企业认证成功后,后续的签署都不需要进行认证。

  • 签署人认证的时间是多长?

    签署人(即授权代表人)的认证审核是即时的。但是企业认证的审核则是1-2天。

  • 可否提供本企业电子签署具备法律效应的相关证明呢?

    ①只有使用有效电子签约的文件才能具备法律效力。
    ②只有发生司法纠纷,客户向法大大或者司法鉴定中心提出出证要求,才能证明这份电子合同的法律效力。
    ③《中华人名共和国电子签名法》第13,14条有规定,有效的电子签名文件需满足四个要素:真实身份,真实意愿,签名未改,合同内容未改。法大大通过实名认证确保签署方的真实身份,通过签署时短信验证码回填或者刷脸确保签署方的真实意愿,通过电子签名技术,CA证书-eID的颁发与调用,国家授时中心时间戳的调用,非对成称性技术加密,哈希值区块链以及司法鉴定中心存证,确保签名未改,合同内容未改,使电子签约文件具备法律效力。

  • 授权代表人可以使用哪些签章?

    授权代表人可以使用的签章取决于企业的授权。

  • 为什么需要授权代表人?

    企业根据业务需求,自行设置授权代表人。因为只有企业管理员关联用户是支持签署的,所以当企业负责签署工作的同事有多位时,我们建议企业添加授权代表人。授权代表人需要进行个人认证后才能授权其签署能力。

  • 对于已签署文档的存档,是存储在法大大还是道一云?未来若有诉讼,举证证明流程合法的职责是法大大还是道一云?

    已签署的文件,会存储在法大大中。道一云对接法大大,提供从法大大下载文件的途径进行点击下载,签章的合法性依据于法大大,后续的诉讼举证将由法大大官方信息为准。

  • 如何查看签章信息

    文件签署后,使用adobe acrobat软件或者pdf阅读器,打开已签署的文件,单击签章,即可查看签章信息。使用浏览器打开的话,是看不到的哦。

  • 部署电子合同是否需要平台费用、维护费用以及API对接时的服务费用?

    电子合同服务费用只收取企业认证费用、个人认证费用和签署费用,按认证次数和签署份数实时扣费,只需要部署CRM或者合同管理,并且企业账户有足够的余额,即可开通使用,无需另外的部署费用。

  • 合同创建时上传的文件可否在线编辑后签署?

    上传的文件只能是pdf,不能再编辑了。
    如果合同内容需要修改,建议撤销签署中的文件,并重新上传需要签署的文件。

  • 合同的归档以及管理方式是怎么样的?

    合同流程结束则自动归档,可以在管理后台或应用端查看、下载。

  • 是否支持双方或多方签署?

    目前仅支持单方签署;可以本公司签署后,将文件发送给签署方,由签署方自行决定纸质盖章或采取其他签署方式。

  • 自己公司先盖章,然后给到客户盖章,我如何保存完整盖章版本?而且证明有法律效应的?

    目前仅支持单方签署,多方签署的文件,建议与客户提前沟通好签署方式。自己公司先盖章,然后给到客户盖章,客户再给到我们完整的文件电子版或纸质版都可以。如果客户要求提供文件具备法律效应的证明,可以通过法大大出证。

  • 对方用的是其他电子签署平台的话,是不是就可以正常我们用法大大了?

    A:使用我们的电子合同服务,是无法与其他电子签署平台共通的。可以与客户提前沟通好签署方式,各自执行电子签署。

  • 我上传一个章,如何保证我的章是正确无误的?是具备法律效应的?

    上传的签章图片,没有相关的审核。签章的有效性是根据签章背后认证的主体信息决定的,签章图片本身不是验真的依据。

  • 骑缝章与普通盖章可以同时进行?

    同一个签署节点支持多次盖章操作,但是每次盖章都只能选择一种签署方式。普通章可以通过【拖拽签署的方式】和【关键字定位自动签署】实现,骑缝章是通过【骑缝章签署】实现,所以如果合同需要加盖骑缝章和普通章,执行两次盖章操作即可。

  • 已签署合同发现有问题,是否可以撤销?

    ①如果合同流程还没结束,可以在电子合同文件中,将有问题的文件撤销;
    ②如果合同流程已结束,则不支持撤销,建议签署相关的补充协议证明合同文件作废。

  • 假设后台金额不足,没来得及充值,能正常签章吗?

    不能,因为签署和认证都是实时扣费,所以当企业月不足以签署和认证的时候,签署操作和认证操作都会无法进行。建议保持账户余额充足。

  • 签完章的合同需不需要下载下来发给客户?还是直接转发?

    合同签署完成会通知合同负责人,合同负责人查看电子合同签署详情可以选择文件进行下载,下载后会发送文件到CRM的通知页面。

  • 如果签署人更换手机号怎么处理?

    更换手机号则重新进行个人认证即可。

  • 认证的签署人可以多个吗?

    认证的签署人其实也就是授权代表人,不限制人数,可以多个。

  • 企业账户的钱是指道一后台的账户吗?在我们后台进行充值?

    是的,在道一后台的账户。

  • 人事劳动合同和表单流程一些审批文件,有没有规划接法大大的能力?

    电子签章会做成公共服务,开放给其他应用。

  • 员工未及时签署,如何进行定期提醒?

    现有表单流程的产品上,使用超时提醒即可支持自定义配置提醒

  • 如果想让其他管理员上传或更换电子签署字段的默认文档,如何授权?

    上传默认文档属于表单的编辑权限,如需授权表单,可在后台表单列表页点击操作-扩展-表单授权,选择授权的管理员和勾选编辑权限即可完成编辑授权

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