零售行业X道一云 | 如何实现高效管理300+家连锁门店?

来源: 2019/04/25 阅读:1056

这家公司充分利用「表单流程」集中管理连锁门店的员工出勤率以及客户服务等信息统计,并使用道一云|企微搭建了近22个应用,有效提高员工的工作效率,值得同行企业借鉴。

某商贸公司已有18年发展历史, 位居大规模便利店公司前列,旗下拥有8家子公司,目前在某市已开设300+家连锁门店,随着密集式开店、多业态、跨区域的发展模式,公司内部管理存在以下问题:

员工请假、出差、外勤等申请需要找到店长,然后逐级审批,使用纸质化办公周期长
员工分散,难以准确记录每个员工的到店情况,统计考勤困难
员工工资条发布由财务一对一短信通知到员工个人,工作量大
纸质化的通知发布,员工会错过相关信息

目前,该公司把旗下的300+家连锁门店分为10个区,一个区多到40-50家连锁门店,少至20-30家,每个区安排一个区域经理负责管理。显然,如何实现高效管理300+家门店,是公司迫切需要解决的问题。

公司引入企业微信&道一云|企微多种应用,在人事、财务、审批等各个环节,从传统办公模式升级到智能化办公模式,有效提升门店管理的效率。

实名制企业通讯录

使用企业微信,有效集中管理公司在编员工的信息。企业微信登录激活,首先要员工验证手机号必须正确,更新后才会自动加进系统。后续手机号变动,员工可以手动绑定新号,再反馈回公司系统,实现通讯录实时更新;店与店之间常需要调动员工安排,员工在公司通讯录即可找到相应负责人进行沟通,同时增加门店间的互动。

对于员工离职,公司可直接在管理后台端删除员工信息,保障内部信息的安全性。

表单集成业务管理系统

连锁门店经营有8/12/16/24小时等个性化的管理制度,针对不同的门店配置不同的排班时间以及员工安排。传统的纸质化审批,严重降低了企业的整体运作效率。

「表单流程」为该公司实现了以企业微信为载体的电子化审批流程,集成新零售业的业务管理系统。

表单流程图

1、人事类:员工排班考勤管理系统

目前,公司有1200+名在编员工,400+名兼职工,利用「表单流程」搭建了一套员工排班管理系统。店长在线发起表单,向总部汇报当天实际值班员工名单以及工作时长,管理者即时了解区域门店员工排班管理情况。

排班汇报

 

一键导出考勤明细,智能化统计考勤报表。云端数据统一化,精细化分配数据给不同的员工查看或者维护,还可以设置字段查看、编辑、导出等权限,对不同部门进行有效的分权与集权。

排班考勤

流程在线审批,数据自动同步。根据该公司的排班规则,预先搭建好调休流程,员工可在线申请调休,管理员手机端一键审批,并支持在当前节点前后加签,以及提醒管理者及时审批申请。同时,系统自动计算验证,根据申请的流程同步自动计算该员工的出勤数据。

在线审批

2、财务类:员工积分管理系统

为充分调动员工积极性,该公司建立员工积分管理体系,根据员工积分作为绩效奖金发放。店长会根据销售业绩、 服务品质、仪容仪表、商品陈列、物价管理、贡献积分等15个维度对其员工进行系列评价。员工达到一定的积分还可以进行换购,有效调动工作的积极性,让员工及时看到反馈,工作更有目标。

员工积分管理系统

3、客户服务类:客户满意度管理系统

始终坚持“以人为本”的经营理念,“客户的声音”是企业持续发展的源泉,「表单流程」通过客户满意度管理,有效帮助连锁门店把客户意见落到实处,及时妥善的处理客户投诉信息。

公司采取在每个门店摆放「客户满意度调查表」二维码,客户发起表单后系统自动转到内部,并对其客户意见进行统一审核与反馈,不断提升服务品质。

客户满意管理系统

 

工资条一键式群发

由于排班的复杂性、员工众多等问题,在过去,财务部需向员工一对一核实出勤情况,确认无误后才可发送工资条。这种一对一确认出勤情况的重复性操作显然是十分低效。

现在,使用「人事考核」功能,财务按照工资条的模版调整出勤/工资数据,财务部通过管理后台一键式群发出勤/工资情况,并支持工资条二次未阅提醒天数,有效提醒员工确认出勤情况。

财务工资条

设置提醒

管理后台可一键式导出工资条发送失败数据,对其发送失败进行重发操作,了解未阅/已阅状态,数据整理方便有序。

工资条发送

移动化宣传公告

「新闻公告」和「产品百科」让公司内部的新闻得到快速传播,员工通过手机即时了解公司的最新资讯,实现信息同步化。

新闻资讯

案例价值小结

在新零售行业中,如何将连锁门店从员工分散难管理、审批传统低效的办公方式中解脱出来,是不少企业头疼的问题。

很明显,这家公司充分利用「表单流程」集中管理连锁门店的员工出勤率以及客户服务等信息统计,并使用道一云|企微搭建了近22个应用,有效提高员工的工作效率,值得同行企业借鉴。

 

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