“徐记食品目前在东莞有4个工厂47个车间，员工约5000多人，传统的线下审批流程已经无法支撑业务发展。我们意识到，是时候利用更多线上手段来为业务赋能。综合考虑，道一云OA操作简单，配置灵活，能够有效满足我们人事、行政、业务多方面流程的搭建需求。”
—— 徐福记 智能制造部 廖工
企业简介
东莞徐记食品有限公司（简称：徐福记）于1992年在中国创立，1994年“徐福记”品牌注册诞生，公司主要的生产基地坐落于广东东莞。徐福记主要有糖果、糕点、沙琪玛、巧克力及果冻等糖点休闲食品，散、包装类超过1000多个款式，每日产能超过1500吨，拥有超过2900个40呎货柜的自动化仓储物流调拨能力。
徐福记产品畅销中国31个省、市、自治区，截止2018年，徐福记在全国拥有103家分公司、49家营业所，近万名的销售团队经营及管理超过32000个终端门店；覆盖超过全国2000个县级行政区，快速及时地提供市场与消费需求的全面服务。
业务痛点
徐福记目前在东莞有4个厂房。在项目管理过程中，涉及生产、检测、验收、销售、供应链等多个环节。根据项目情况的不同，实施的各个环节都会有相应的调整策略。
由此产生的审批流程极多且复杂，如果继续采用传统的纸质审批，项目的实施效率将会十分缓慢。因此，徐福记的廖工选择道一云搭建线上审批流程，以此实现对分厂及多个车间的在线高效管理。
综合考虑了管理过程中会面临的困难点，我们梳理了徐福记的业务需求：
● 希望从部门的具体需求出发，真正实现无纸化办公
● 希望通过表单解决仓储器具的收集与管理，员工只需要发起调拨申请，系统能够实现智能流转，实现对器具的跟踪管理
● 希望通过线上化解决一线员工的绩效管理，主管主要收集计件数据，系统能自动计算生产中计件，降低手工核算的工作
道一云解决方案
一、仓储管理资料归档，让器具皆有迹可寻
供应链部门，常需要工厂内部的器具使用审批，由此会产生大量的调拨资料。为了确保器具资料的完备性，同时便于后续的复盘工作，各车间需要将纸质申领资料提交给管理部门进行整理和归档。
在过去，车间从仓库调拨器具、配送到固定地点、到自行收取整个过程中，中间流转非可视化，主要利用电话/企业微信沟通确认流程进度；同时，使用车间对工厂内部的器具库存也不清晰。
为了提高备案效率，廖工先搭建【周转器具仓库明细】底表单，将每个车间可调度的周转器具收集归档。再创建一个【器具申领表单】，采用“表单关联”功能关联【周转器具仓库明细】表单，申领人可以根据仓库的器具类型以及器具数量等相关信息进行调拨申领，确保了器具资料完备性的同时，也可以通过表单申请明细，跟进到器具的流转进度，大大提高了员工的满意度。
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廖工利用“通讯录成员”关联字段，自动获取填单人信息（申请人以及相关部门），通过“高级函数”功能中的IF公式，自动计算实际出库的数量。
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二、生产链计件管理，让奖金管理更直观化
生产链部门，常需要现场主管纸板记录，并给到统计员，统计员按照不同标准计算奖金，最后回到主管处确认。针对这种情况，廖工采用了七巧“高级函数”、“数据联动”、“计算式”等功能来解决。
①利用“高级函数”，道一云特有的系统函数GETPROPERTY 公式，自动填写填单人工号。
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②利用“高级函数”中文本函数CONCATENATE（品号/类别/计件档次），系统自动合成全品类名称。
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③利用“数据联动”功能，对全品类判定计件奖励标准，自动计算奖励个数以及奖励金额，大大降低了人力成本。
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④借助表单的“流水号”功能，可以实现对计件编号，管理者可自定义流水号规则。
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三、人事审批管理，轻松管理内部行政事务
除了业务类审批外，徐福记内部也有大量的人事类审批，如亲友探访申请、请假申请等，根据厂区的不同，需要流转给对应的厂区进行审批。
针对这种情况，廖工采用了“分支流程”来解决。员工提单后，系统根据填选的探访厂区，智能流转给对应的区门岗，进行进厂区的登记归档。
此外，疫情期间，来访需上传来访人员健康码和个人轨迹截图，借助表单的“图片”字段，可以实现收集来访者的健康码以及个人行踪轨迹截图等图片。
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效果与价值
徐福记利用道一云七巧，搭建了人事管理、业务管理等审批体系，实现了审批流程的无缝链接。
通过对各种审批流程的梳理，实现厂区、车间与总部的集中管控，厂区、总部的权责体系明晰，公司总部通过“流程”这只无形的手牢牢的实现了对所有分厂的管控。
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