青海省青志协X道一云 | 为公益组织移动化办公出力,融入微信办公潮流

来源: 2017/02/08 阅读:8790

“自使用企微云平台以来,我们耗费在办公路上的时间大大减少 了,各个组织以及团队之间的联系也得到了加强,极大地推进了青海省内公益事业的发展。” —— 青海省青年志愿者协会 案例背景 青海省青年志愿者协会 …

青海省青志协LOGO

“自使用企微云平台以来,我们耗费在办公路上的时间大大减少 了,各个组织以及团队之间的联系也得到了加强,极大地推进了青海省内公益事业的发展。”
—— 青海省青年志愿者协会

案例背景

青海省青年志愿者协会成立于2009年10月,承担全省青年志愿者工作的指导、任务的协调,组织和引导不同地区、不同行业青年志愿者有序开展志愿活动。

为确保省内“西部计划”以及地方计划 的正常运行,青海青志协经常要花很长时间去做考勤、查岗以及其他各类信息的统计 工作,每个月各个县项目办都需要给省项目办寄各种文件,效率极低,有的项目办 则需要派人来送文件,耗费大量时间。

为解决以上问题,青海青志协通过企微云平台实现了线上统筹。通过邀请志愿者加入企业号,青海青志协解决了电子通讯录、 报表统计、流程审批、信息发布等难题,极大地方便了志愿者管理工作,目前青海青志协企业号已有成员超过1500人。

内部推广

推广过程中面临的最大的问题就是多数人不会使用。为此,我们使用手机录屏功能,录制了使用教程,上传至腾讯视频,再通过新闻公告发布。这一方法取得了不错的效果,视频发布后使用情况明显好转 。

其次,为了扩大企业号影响力,我们邀请团省委、文明办、民政等管理公益组织的政府部门加入,方便彼此联系。下面分享我们使用企微通讯录、超级表单、请假审批、新闻公告的经验。

经验分享

一、电子通讯录,让联系更加便捷

以前,每次需要找公益组织或者相关人员联系方式都很麻烦,需要翻阅纸质通讯录,有时由于通讯录更新不及时便无法取得联系。企微将成员联系方式制作成电子通讯录,不仅信息更新实时同步,还可以在不加好友的情况下通过手机、微信等多种方式联系到相关人,解决了以往找人、更新通讯录的难题。

此外,企微通讯录能很好满足公益组织的特定需求,不仅支持设置自定义字段,权限设置也很灵活,可设置保密、隐藏私人信息等,安全度高!

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快速搜索通讯录

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一键拨号和私聊

小技巧:企微的外部邀请功能对于邀请外部人员加入公益组织有很大帮助,通过设计多个邀请单,参与人员只要按照邀请单提示操作就能加入企业号,很方便。

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二、表单线上审批,节省大量人力物力

以往各类表单的审批和处理颇为麻烦:近一点的地方需要人员专门报送,稍微远一点的地方,报送资料需要打印邮寄,费时又费力。

使用了超级表单之后,很多审批、统计、信息收集的工作都可以放在企业号中完成,另外超级表单的分支流程,还能实现表单自动流转、审批处理,省去了大量人力物力。

视频演示:志愿者考勤月报

场景展示

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三、微信请假审批,请假不再麻烦

在使用企微云平台之前,我们请假三天以上需要到服务单位和县/区项目办申请审批,请假七天以上需要在服务单位、县项目办获取审批后,再拿到省项目办进行审批,返岗后需要前往县项目办销假,再将单据送往省项目办,流程繁琐。

现在,我们在企微云平台根据请假时长的不同为请假审批设置分支流程,志愿者请假只需要在微信端填写相关信息,请假申请就会自动流转给相关负责人审批,既方便又高效。

场景展示

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四、新闻公告,信息传播覆盖率高

使用前,微信公众号、QQ群、微信群是主要的宣传渠道,但微信公众号每天发送的次数有限,阅读量也少,QQ群、微信群消息容易被刷屏。

企微云平台的通知设置比较合理,支持无限次数发布。企业号发布新闻公告之后,每个人都会在微信企业号收到消息和提醒,并可在公告下方评论互动,大大提高了公告阅读率。

场景展示

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应用价值小结

企微云平台的应用帮助我们实现了移动化办公,对于提高我们的工作效率有很大意义。在今后的工作中,我们将会继续推广各个功能,并将陆续在协会内部推广问卷投票和电子档案。

青海省青志协X道一云 | 为公益组织移动化办公出力,融入微信办公潮流

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