5月4日，企微大讲堂顺利举行。不知不觉，企微大讲堂系列讲座已经走到了第九期。讲座将和大家一起探讨通讯录应用的使用，内容干货满满，众多微友在线收听，热情互动。现在为了方便大家查阅并与错过讲座的朋友分享，小编整理出讲座精华实录，和大家共享。点击获取实录PDF。
企微大讲堂副堂主：陈俊晖
邛崃南街小学信息办主任：唐老师
上海顺城物流有限公司行政经理：李专成
“大家晚上好，我是今晚的主讲人俊晖，企微大讲堂致力于帮助大家更加深入地了解企微的各项功能，前面我们已经分享过超级表单、会议助手、企业用车的使用心得，想看讲座回顾的微友可以看一下这个链接哦→企微大讲堂讲座回顾
接下来我们也希望更多企微用户能够加入到企微大讲堂里面来，和我们一起做分享，有兴趣的朋友可以加我微信。
今天我将会给大家介绍企微的通讯录的一些配置技巧和注意事项。通讯录是企微的基础功能，用好企微，从用好通讯录开始。话不多说，我们马上进入正题！”
主题：
企微通讯录深度研究
本实录分为五部分。Part1：企微通讯录基础介绍； Part2：企微通讯录管理维护； Part3：通讯录应用使用技巧； Part4：总结与回顾；Part5：嘉宾分享。
Part 1.企微通讯录基础介绍
企微通讯录分为前端的通讯录应用和后端的通讯录管理两大部分。通讯录应用是员工快速查找联系人的工具。可以实现拨打电话、微信聊天、保存名片等功能。而后端管理则是管理员用于维护单位的组织架构。
在功能讲解之前，我先解答大家比较关心一些权限问题。
首先是企微通讯录和微信企业号通讯录的关系，企微通讯录可以理解为微信企业号通讯录的一个编辑器，在企微上做的任何改动都会自动同步到微信企业上，但是在微信企业号上做的改动则需要手动同步到企微上来。
在目前的体系下，您是否安装企微通讯录并不会影响其他功能的正常使用，但是如果希望在企微管理后台进行通讯录的维护，则需要安装企微通讯录。我们建议企微的用户都授权企微通讯录，这样日常的工作都可以在企微上完成。
用户的信息安全一直是企微最为关注的方面，通讯录的安全更是尤其重要。企微拥有十多年的企业管理软件开发经验，并获取了ISO27001的安全证书，在信息安全方面达到了银行级的标准。用户可以放心使用，想了解更详细的企微安全保障措施可以看看这份→企微安全白皮书。
除此之外，这边提醒用户一定要保管好自己的账号密码，并尽量提高密码的复杂性，还可以不定期的修改密码，提高安全性。
Part 2.企微通讯录管理维护
2.1.初次使用企微云平台-梳理组织架构
在开始使用企微云平台的时候，我们建议用户先花一点点时间梳理一下公司的组织架构，假如您是从某个部门开始试用企微云平台，我们建议您不要把员工放在顶级部门或者二级部门中，而是放在三到四级的子部门下，这样后期即使上级部门、或者其他分公司加入使用，也不需要做太多部门的调整。
另外在使用企微的过程中，由于成员的不断扩充，这时候会出现一些通讯录权限的管理需要，例如公司不希望让下属看到公司领导的联系方式，销售人员之间互不可见。我们有两个解决方案。首先我们可以限制部门的权限，下图比较清晰的介绍了企微的三种权限设置。
以这个组织架构为例,董事长和总经理不希望其他员工能看到他的联系方式，而他们能看到所有员工的联系方式，这时可以参考上面的A部门的设置方式。
- 对于通讯录的权限理解，后面我们的嘉宾唐老师会用实例给大家做详细的说明。
下面我们看看具体的操作，首先我们进入通讯录的管理菜单
将鼠标移到通讯录的顶级目录，点击「新增」就可以新建一级部门，填写部门名称（输入50个英文字符或一半长度的汉字内）、设置权限、排序号等，点击「保存」就完成了部门的创建。
将鼠标移到通讯录的一级部门，即可对该部门进行子部门（即二级部门）的操作，包括新增、编辑、删除、添加成员、设置部门负责人等操作。部门负责人主要用于固定流程，可以按照部门负责人实现逐级审批。需要注意的是，没有子部门且部门内没有人员才可删除该部门。点我查看→固定流程使用指引
除了通过部门权限的分离，我们还可以通过设置字段的可见性来保护员工的隐私信息，点击通讯录管理里的设置，就可以看到人员属性的设置菜单，在里面就可以设置信息的可见性以及员工是否能够自己修改信息。
除了部门以外，企微还提供了更灵活的一种人员组织方式，公共群组。具体的配置攻略可以看看下面这篇文章。通过公共群组，可以实现跨部门快速选人，比较适合项目组、教研组等场景下使用。点我查看→进阶技巧-群组设置
总结：通过梳理组织架构，可实现：①各部门权限设置、②保护员工隐私、③快速建立群组等。
2.2.初次使用-选择合适可而扩展的账号规则
梳理好组织架构后，接下来是账号规则的设置，账号是微信企业号和企微下的唯一标识认证，和个人的身份证一样，账户不可重复，不可再次修改的，所以设置时要慎重。账号可以由英文和数字组合而成，不同行业有不同的设置建议，一般企业可以用工号作为账号，保证账户的唯一。最后，我们不建议使用手机号或者员工姓名拼音作为账号，一是员工的手机号会更改，二是员工易出现重名的问题。
2.3.初次使用企微云平台-开始导入员工
做好了账号以及组织架构的准备后，我们可以开始着手导入通讯录，有四种方式可以导入员工。
下面我们一一介绍各个导入员工的操作方法，首先是手动添加员工，在企微管理后台选择通讯录管理点击「新增」按钮，进入新增成员的页面，输入姓名、账号、微信号/手机号/电子邮箱（至少输入其中一个）、所属部门等必要信息
手动新增比较简单，下面我们重点讲一下批量导入通讯录这一个方式。我们在企微管理后台，选择通讯录管理里的【同步/导入】，可以看到下面的界面。首先我们下载一份用户批量导入的模版。
在导入的模版里我们已经把字段分配好，只要按照要求填写即可。需要注意这里还有一个模版填写说明，如果有对字段填写不了解可以看看说明。
这边有几个地方是特别要注意的：
一是手机号码字段必须是文本；
二是不要错把手机号填成微信号，微信号必须是数字和英文的组合，不会是纯数字的；
三是部门的设置，企微支持多级组织架构的导入，上下级部门间以“->"符号连接。
我们再以这个组织架构为例，假设我们现在要导入A公司营销中心大客户部下工业制造部的一名员工，则在部门这里我们这样设置，【营销中心->大客户部->工业制造】。另外如果导入数据时部门不存在也没有关系，企微会在导入时自动创建部门。如果该员工同时是市场部的员工，那字段内容为【营销中心->大客户部->工业制造;市场部】
数据导入后，可以看到数据的导入结果。
此时导出错误数据，就可以看到每一条导入失败的数据的原因，进行调整后再次导入即可。
接下来我们再看看通过外部邀请加入企业号的方式。企微的VIP用户可以生成一个邀请加入企业号的外部邀请链接，这个链接可以放到企业号或公司公众号菜单。使用流程如图。
这边有两个细节的地方需要特别注意，一是目前人员邀请新增了自选部门的功能，员工可以自己选择对应的部门，大大减少了管理员的工作量。二是可以设置邀请通知人员，这样有人填写了邀请后管理员在手机上就可以及时审批处理，还可以修改人员信息，及时将员工设置到相应的部门。
外部邀请在很多场景都能用上，像我们今天的分享嘉宾唐老师他做了一个企微教育的体验号，通过外部邀请就可以让其他想体验企微的朋友可以自主加入。
除此之外，外部邀请还有更多的使用场景
具体使用操作我们这边不多赘述，下面这篇操作攻略写的比较详细，大家可以收藏学习↓
外部邀请丨企业号审批加入功能最新攻略，大幅降低关注成本
最后我们来看看如何同步微信企业号的通讯录到企微上来
登录企微管理后台，选择【通讯录管理】-【同步/导入】，点击「开始同步」按钮，就可以把微信企业号的通讯录人员同步过来。要注意的是★★每天最多只能同步微信通讯录3次，点击「开始同步」按钮后，系统会自动开始同步，需要稍等一下，请不要重复点击。
2.4.日常使用管理-通讯录维护
关于通讯录人员的新增我们暂时先说到这里，接下来我们看看在日常工作中如何维护企微通讯录，通讯录的维护有两种方式，一是在线修改，二是导出后再修改。可以看一下下面这个流程图。
那么我们首先讲解一下如何在通讯录里找人。除了基本的按组织架构和按姓名搜索外，企微还提供了一个高级搜索功能，可以帮助你快速找到满足某一条件的所有员工。
我们这边特别提醒一下关注情况这个搜索条件。可以帮助管理员很快找到哪些员工没关注企业号，这些没关注的员工有可能是手机配置、微信版本、沟通不到位等原因导致无法顺利关注，可以主动联系他们处理。
通过“性别”条件的搜索，比如性别设置为“女”，也可以在妇女节、女生节给公司女员工送上祝福等。而“生日”条件的搜索，则可筛选出本月生日的员工或导，提前做好准备。
那么通过搜索或者选定部门的方式找到相应的员工后，我们接下来先看看如何在线修改员工的信息。鼠标移到成员列表的操作按钮处，就可以对员工进行置顶、编辑、离职、删除等操作。关于离职功能我们后面会再讲到。
如果需要移动员工所在的部门，则先勾选需要修改的员工，点击移动后就可以移动，可以一次勾选多个员工实现批量移动。
如果需要调整的员工数量较多，或者需要补充比较多的信息，这时候可以通过导出通讯录的方式在excel里编辑。
登录企微管理后台，选择【通讯录管理】，点击「导出」按钮即可导出企业所有成员（如需导出某个部门的成员，可先在左边点击该部门，待该部门成员显示出来，点击「导出」按钮即可），导出的数据需要到【内容管理】-【导出报表管理】下载（导出状态为成功才能下载）
导出通讯录修改好信息后，点击同步|导入，并在导入的时候注意勾选需要更新现有数据，即可更新这些员工的信息。
2.5.日常使用管理-员工离职
除了员工的添加与维护外，企微还提供了员工的离职复职功能。首先我们先来解释一下离职与删除的区别。
离职人员一旦被管理员添加到离职管理里面，该离职人员应用端会自动取消关注企业号，但是该人员产生的数据仍会保留，例如他创建的表单仍能被审批。而且离职人员还能被复职。
而删除的话则会清除所有在企微上产生的数据，而且这个操作不能撤销。我们推荐用户使用离职功能管理员工。点击查看关于离职的具体操作。
- 我们的另外一位嘉宾：李专成先生，会在后面的讲座跟我们分享下如何管理离职员工保证信息安全这方面的内容。敬请期待！
前面我们从通讯录的组织架构创建、导入、维护、离职复职的几个角度讲解了通讯录的管理，接下来我们介绍一下通讯录应用在移动端的一些使用技巧。
Part 3.通讯录应用使用技巧
企微的通讯录不仅在管理后台上提供了完善的管理工具，在微信端的功能同样十分强大，提供了多样化的人员搜索方式，一对一私聊，保存名片、个人账号管理等一系列功能。接下来会给大家一一介绍。
3.1.通讯录检索技巧
通讯录的检索分为两个方式，一个是搜索、一个是按组织架构找人。我们先来看一下企微提供的三种搜索方式：
① 可按部门/姓名/拼音/手机号模糊搜索，输入后点击后方搜索图标即可查询到相关人员（输入部门，显示部门所有成员）
② 也可按姓氏首字母快速定位联系人：点击搜索框后方图标，显示26字母，选择目标联系人姓氏首字母后即查询出该姓氏的所有人员
③ 对话框输入查询：在输入框输入成员名字，就会弹出相关成员的信息，可进行快速查看
除了直接搜索人员外，我们还可以按组织架构找人，还能看到各个部门的具体人数
3.2.沟通技巧-私聊、群聊、电话、留言
找到同事后，我们还可以在微信上直接私聊，而不需要添加好友。点击微信消息聊天的图标，就可以直接发起聊天，勾选多个联系人，还可以发起群聊。这个聊天功能需要先开启企业会话功能才能使用。
除了发起聊天外，还可以点击电话的标志直接拨打电话。企微最近还更新了一个非常方便的小功能，就是二维码名片。查看自己或者同事的通讯录时可以在右上角看到一个存入手机的按钮，按下图步骤操作即可将同事的通讯录存入手机。接下来还会推出和名片相关的更多功能，敬请期待。
3.3.个人信息管理
在企微通讯录里，员工还可以修改自己的信息，如电话邮箱等，这样不需要HR去一一维护，能够保证通讯录一直是最新的，可用的。
除此之外还能设置常用联系人与常用群组，在其他应用需要选人的时候更加方便。PS：当有同事@你或你经常@某个同事的时候，系统就会自动把Ta加入到你的“常用联系人”列表中，下次选人时这批人就会优先排在前面。
3.4.通讯录在其他应用中的使用技巧
在企微的其他应用使用中，我们经常会需要与某个成员进行提醒和沟通，这个时候可以通过点击对方的头像，可以看到对方的详细信息，包括姓名部门，此时可以@他 发起私聊、或者打电话。
3.5.个人网页版账号设置与使用
除了在微信上使用企微以外，企微还提供了两种在电脑上使用企微的方法，一个是微信PC版，一个是企微个人网页版，而个人网页版的账号也是在通讯录里设置。打开我的资料里的WEB账号设置即可设置个人网页版账号。个人网页版在电脑上使用更加方便快捷，码字更加惬意~
3.6.个人账号与管理员账号绑定
为了保障管理员的账号安全，企微提供了个人账号与管理员账号的绑定方式，这样只要登录了管理员账号，管理员在通讯录上就会收到提醒，如非本人登录，就可以及时修改密码。
设置方法如下，选择设置中心菜单里的账户信息管理，移到底部会看到绑定通讯录用户的选项，设置为对应的员工即可。
Part 4.总结与回顾
今天通讯录的大讲堂的内容就先分享到这里，我们今晚从通讯录的管理维护讲到了移动端的使用技巧，也讲解了一些和通讯录相关的其他注意事项。希望大家可以听完以后能够有所收获，一些之前没有试过的功能可以多加尝试。这边特别推荐大家试用一下人员邀请功能以及通讯录里的二维码名片功能，都十分的方便好用。谢谢大家的支持！更多企微的相关信息，可以浏览企微学院以及企微云平台精华攻略汇总（实时更新）
Part 5.嘉宾分享
嘉宾分享：邛崃南街小学信息办主任：唐老师
邛崃南小通讯录组织架构介绍
简要说明：目前我校微办公已连接了大量与南小相关的人，未来我们还将继续增强微办公的连接能力。通讯录组织架构根据稳定性分为稳定部门和活动部门，根据内外关系分为内部部门和外部部门，现综合分为三类为大家作简要介绍：
一类是相对稳定的内部部门，主要是在校老师和在校学生，有教师组、班级组、校友录三个部门：
教师组，在职在编老师和在本校工作的临时教师：按ABC三级架设，A级教师组，B级按学校工作分工建部门，有行政组、语文组、数学组、体艺组和其他组5个部分。C级按每个工作部门和学科组建部门，如行政组有校长办、办公室、信息办等各部门。语文和数学按教学年级建立C级部门，体艺组按教学学科划分C级部门。C级部门其它组按后勤、学习交流、病产假等建立部门。
学生组，主要是在校生，按ABC三级部门架设。A级班级组，B级以1-6年级建立部门，C级班建立部门。A级校友录，B级按入学年级份建立部门，C级以班建立部门。目前班级组和校友录组织架构内学生完全相同，只是部门名称有差异。
二类是相对活动的内部部门，主要是在校学生，部门数量和级层没限制，按需建立，按需删除，这类部门基本都是AB两级架设。相对固定的有A级社团组和特长生组，两个A级部门分别按社团情况和学生特长建立B级部门。A级临时活动组是学校因临时活动按需组建的部门，是最不稳定的组织，按需建立B级部门。
A级特办组是一个过渡性的部门，目前应用于一年级招新生微办公走流程，基本是根据流程建立对应的B级部门。
三类部门主要是外围和上下游相关人员：通常建立AB两级部门，个别有A级或ABC三级。
A级服务单位，工作联系较多的直接建立B级部门，工作联系相对较少的B级“其他服务”下建C级部门。A级其它组根据上下游及学校相关人员，建立借出、门卫、家委会等B级部门。只有A级建有待审、媒体、学习等部门。
邛崃南小的通讯录组织架构力求简单清晰，高效实用。有两个设想接下来会做：
一是对0-6岁的预读南小的家长开放微办公， AB两级部门架设，如A级建南小宝宝，B级以预入学年份建立部门。
二是除了学生毕业后保留在校友录，还将那些已南小毕业在各行各业工作的南小人集中起来，以曾经的班级在校友录建立对应部门，ABC三级部门架设。
邛崃南小组织架构权限除了教师组可见范围是仅本部门外，其他都是仅子部门。对于初期组织架设的微友，如用于教师办公，一个教师组足够，如对家长开放，再建个班级组足够，其它组有没有必要根据自己情况定。建议开始架设尽可能做减法，越少越好，我认为开始最重要的是要先用起来。用起来后可在使用中根据实际需求优化组织结构，架设出最适合自己的部门组织即可。
嘉宾分享：上海顺城物流有限公司行政经理李专成先生
各位亲爱的企微用户,大家好!特别荣幸有机会和大家分享通讯录使用功能,首先感谢企微这样优秀的平台,给企业带来快速、便捷的管理方式。
我公司是顺丰旗下拥有5千人规模的物流公司,公司也有网页版通讯录，不过大家没有办法实现实时查询，一直想有一个软件能帮我们实现,所以才认识了企微,启用到现在,员工反馈效果很好。下面分享下我们公司通讯录的使用情况。
先来说说权限设置方面：
在权限方面，根据员工岗位级别性质分基层和管理层，管理层可以看到全部权限，基层只能看到本层级，有效的保证了各部门的信息安全。
在通讯录的维护管理方面：
我们根据公司系统,拉出入职/离职/调动花名册,再导出最新的企微通讯录,进行双向对比。
对于异常人员及时剔除,保证了通讯录为最新信息。
对于新员工入职,有留下联系方式的,直接导进去。没有联系方式的,根据工号形成虚拟邮箱,先导进去, 比如:工号是012444，那么虚拟的邮箱就是012444@163.com,再安排工作人员更新。
另外，通讯录安全是我们考虑的首要问题。如何保证员工离职即可退出企业群，我们做了很多努力。
有人员离职时，我们公司会有系统触发到我这里，我即可删除离职人员，每月底，会和公司花名册核对，查看是否有漏洞，虽然占用时间、增加了工作量，但是保证信息安全，很有必要去维护。
最后再说说通讯录在连接外部供应商方面，
我们在通讯录里建立外部供应商群，将企业号功能采用线上下单方式和外部供应商对接，减少中间发邮件沟通环节。
线上下单利用超级表单，先实现员工酒店预订功能，员工用超级表单下单，信息直接连到我们协议酒店客户经理那里，非常方便。
说到超级表单，我们预想实现员工订餐等功能，还有设计等，不过基础都是通讯录，所以通讯录权限第一步要做好。
活动回顾到此结束，非常感谢大家对于企微云平台的支持！我们下一次企微大讲堂再见！
