如何利用5W2H的思维方式策划年会?

来源: 2019/11/05 阅读:78

本文是《道一云2020年会操作手册》系列的第2篇文章。年底将至,上周大家领取年会资料包之后(在公众号后台回复“年会资料包”即可领取)不少朋友还是不清晰该如何高效、高质量的策划一场年会。

为了避免大家在年会策划过程中有所遗漏,我们今天用5W2H的思维方式详细帮你剖析如何从0开始做一场年会。

一、Why,了解目的需求

目的-why
首先需要对年会要有一个大结构的概念,最重要先弄清楚目的,尤其是老板的目的,其次到员工的需求。
为了了解需要,可以采用以下方法:

  • 主动和老板面对面沟通。了解老板通过年会实现什么效果,达到什么目的,这是年会筹备的重点。多抓住机会多沟通,听懂他的需求。
  • 利用好内部企业宣传媒体。另外,也可以让负责雇主品牌部门的同事协助。比如发布年会专题的投票表单,了解大家有什么想法和需求等。

从策划开始,要弄清老板和员工的需求。因为年会的老板是主人,让员工(客人)满意,就是达到目的。

二、Who,分配人员

Who,分配人员

为了高效沟通和方便各部门的工作开展,需要成立年会策划的执行团队。一般构成除了HR或者行政人员以外,一定是有老板和各部门的同事在,这样会能让年会能够及时同步给上上下下。

从年会需要开始就可以直接委托各个年会工作人员(不同部门)对各自部门的需求分别去做总结。那么,可以同步各方的需求和期待去同步年会的策划方案。

三、How much 确定目的和预算

确定目的和预算
(请参考别人家的年会预算表)

可以组织企业员工头脑风暴讨论年会的风格和调性,确定了需求及执行人员之后,明确分工保证年会顺利进行。

另外,预算是影响年会方案的关键性因素。为了不被预算束缚,应提前主动向老板确定预算范围,根据预算去确定在整个年会的实际执行中的侧重点和关键动作。那么,才能有目的地进行,把每一分钱都花在刀刃上。

四、What、Where和When 立主题,时间和场地

四、What、Where和When 立主题,时间和场地

一个好的年会主题,需要应时应景。可根据公司在不同的业务发展情况,结合背景传递不同的信息,这样会让员工们更有共鸣。比如成长期,需要加油鼓劲,可以选择奋斗、拼搏等主题;比如成熟期,需要增强团队凝聚力,可以走温情路线。

年会工作人员需要制定好年会筹备时间表,拆分好年会筹备中各个任务并设置好完成的时间,能够让整个年会的筹备工作有条不絮。

场地是年会落地的开端,决定了整个年会活动的形式。选择地址首要需考虑现实经济因素,还要考虑容量、档次、花费、交通和配套等等。

不同规模的公司,选址均有不同的侧重点。大型公司人员比较多,偏向设备较齐全的场地就好了;中型公司,因为已经具备一定实力,一般兼顾条件、体验和性价比为主;小型公司人员较少,预算和安排很灵活,可以追求更多创意。

五、How 活动设计

How 活动设计

为了让大家快速上手活动设计,上图活动设计环节已经设置好,可适用不同类型公司的年会(百搭)。好的年会活动是要员工们有参与感的。在此,小编分析一下各个环节应该如何设计:

  • 入场:可以选择签名墙、签到表或者手机签到,增加年会仪式感;设置入场问候环节和拍照,渲染气氛。
  • 开场:可根据公司年会需求效果,设置舞蹈、领导致辞、公司宣传视频、年会祝福视频 、员工故事、客户故事等。小编更推荐大家选择公司品牌宣传的视频,这样,更有利于传达企业价值观和企业文化,激励团队和凝聚人心。
  • 演出:一般大型公司有预算都会在外面请演出人员,低成本的话,都是自己公司各个部门分别出节目。节目套路可以选择歌舞演出、创意小品、主题走秀或者是恶搞反串,往往都是点燃全场气氛的利器。
  • 游戏:尽量选择一些偏团队型的游戏,这样,不但能增进团队合作,而且还是促进人际关系的润滑剂。
  • 表彰:不建议让领导长篇大论讲话,可以选择直接简单点的表扬方式,比如,对于一些加班严重迟到频繁优秀员工,送上迟到一年的免费额度,这样不花钱又有吸引力。
  • 奖励&抽奖:作为年会最高福利的环节,是非常具体话题性且可以迅速带动现场气氛。奖品的设置至少满足三个要求:a.新奇好玩;b.实用;c、满足特定需求。(比如技术人员较多的公司可以选择电脑科技产品,小姐姐比较多的公司选择化妆品和包包等。)另外,也可以提前与老板商量设置“加奖”的环节,继续制造高潮迭起的氛围,又可以促进老板和员工的关系。
  • 宴会:最后环节一般以晚宴结束,可以直接简单粗暴,吃好喝好,让大家舒服开怀大吃。

以下,请参考别人家的年会安排表。

年会安排

六、前期筹备

前期筹备

年会需要成功开展,前期必须做好充足的准备。要做到事无巨细,不放过任何细节。

  • 现场检测好电源,无线网,投影,麦克风及音响设备,桌椅、舞台、背景板等是否全部准备就位?
  • 背景、视频和音乐是否已经能在现场正常播放?
  • 各组演出人员的演出工具是否已经完全具备?
  • 各种颁奖物料是否已经清点好数目?
    ...

七、现场实施

现场实施(请参考别人家的现场年会流程表)

大部分公司的年会执行(除大型年会有供应商外),都是公司公司员工执行。年会开始前,注意好提前到场准备物料,提前搭建舞台,对节目彩排。

所有的工作提前安排和准备好,才能为整个年会顺利做好铺垫。为了整个年会沟通传递更全面,年会开始前后,工作人员需要经常开碰头会,同步信息,查漏补缺,保持工作无缝对接,这是非常关键的。而现场中,工作人员更是要眼观六路耳听八方,学会多重影分身。

八、总结

总结

年会结束后,对年会的目的和效果进行复盘,清点人财物;将本次年会的优点和缺点进行总结;将照片视频等资料处理存档,沉淀为管理财产。




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