8月18日，第13期企微大讲堂顺利举行。我们通过视频演示为大家讲解了私人信箱的操作方法，众多微友在线收听，热情互动。小编整理出讲座精华实录，和大家共享！点击“下载讲座课件”，前往查看“视频教程”。
嘉宾介绍：企微金牌顾问 游思敏
实录分为两大部分：
Part one：私人信箱专题讲解
Part two：精选问答
Part one：私人信箱专题讲解
本次的分享主要有五个部分，我会跟大家介绍下私人信箱以及它开启和高级使用方法，并带大家了解下其他人是怎么用的，最后是问答。
1、私人信箱简介
1.1、私人信箱基本介绍
私人信箱，一听到这个词，大家可能会联想到：邮箱、短信，但，它远比邮件、短信强大得多，为什么这么说呢？大家先莫着急，接下来我会跟大家一 一讲解。
【私人信箱】是企微新闻公告应用中的特色功能之一，通过它，可以一次性发送各种个性化的通知。私人信箱适用于多种使用场景，如发工资条、活动入场券、抽奖兑换码等等，是一个能取代邮件、短信等传统通知方式的工具。
1.2、传统群发消息痛点
传统群发消息的方式，像邮箱和短信，都存在着一些弊端。
邮件：无法确认是否查阅、信息与其他邮件混杂、无法针对性群发、选择收件人麻烦、垃圾邮件多等；而短信不仅存在邮件的问题，还成本高、受字数限制、打开率低、无法对不同人群发不同内容等问题。
然而针对以上的传统方式的痛点，企微【私人信箱】将是你最好的选择。【私人信箱】操作简便，接收及时，彰显个性，安全可靠。
那我们怎么开启和使用私人信箱呢？接下来我将引领大家走进神秘的私人信箱，解开它那神秘的面纱。
2、怎么开启和使用私人信箱？
2.1、前提要安装新闻公告应用功能
安装完企微【新闻公告】应用，就自动有了私人信箱功能，在企微管理后台可以使用私人信箱来做很多有趣的事。 还没安装【新闻公告】的微友，扫一扫下面的二维码，直接安装使用私人信箱。
2.2、实操：如何发送一则私人信息（以通知为例）
拿公司财务发工资这个最频繁的场景来说。相信财务部门的朋友们肯定被每个月发工资条的事情弄得很烦吧。 我将教大家一个绝招：用私人信箱来“一键群发”工资条！只需三步走，跟着我来完整操作一遍，就能轻松搞定。
2.2.1、工资条提前预览
我们先来看一下通过私人信箱发出来的工资条是怎样子的。
这则工资条可以拆分成三个部分：前缀、个人信息和后缀。除了前缀和后缀，每个人收到的【个人信息】部分都是不一样的，而且只有自己能看到，做到“工资条保密发送”。
2.2.2、只需三步，轻松发放工资条
首先，管理员需要先在企微管理后台下载个模板，然后，编辑完模板之后上传，最后发送就可以了。
第一步：下载模板编辑
在这三个步骤里面，重点是第一步中模板的编辑，下面我就来详细讲解一下。
从企微管理后台-内容管理-私人信箱点击新增，点击“个性信息导入文件模版下载”。打开模板，模板默认了工资条的一些字段。该模板的第1列必须为姓名，第二列是账号，第3到50列为自定义字段，比如这里是基本工资、岗位津贴等。
在编辑这个模板时，有几个点需要注意一下：
①私人信箱的发布是基于【账号】来匹配的，因此这里要保证账号的正确。若账号是纯数字，必须转换为文本格式。
小技巧：第1、2列的姓名、账号，可通过通讯录导出，系统根据用户账号精确匹配到用户后分别发送消息。
②表格中不得使用公式来显示内容，只能是文本的格式，否则会出现新增失败的情况。
小技巧：将公式转化为文本格式可以通过复制后选择性粘贴为数值形式实现
③表格中表头不得留空，必要的字段名一定得填上。
留空的话会出现该列的内容不会发送，员工在微信端上会看不到该列内容
这些也都可以在模板中的【说明】里看到。
第二步：上传，编辑私人信箱
把Excel模板上传到刚刚新建的私人信箱中，添加任务名称和前后缀，比如:
任务名称:2016年7月份工资条通知
前缀：您2016年7月工资条明细如下
后缀：祝您生活愉快！
添加张封面图，再把刚刚做好的模板上传上来。
这里有一个【发送重复用户消息】的按钮，这又是干什么用的呢？
重复消息：指的是账号重复，内容不同
例如：财务需要给同一个人同时发送两条不同内容的工资条，又不想另外再编辑一个模板，这时只需在同一个模板中同一个人编辑两条不同内容，在后台上传有重复信息的模板时，开启这个按钮即可。
第三步：发送
补充完必要的信息后，就到了第三步：发送！企微提供了私人信箱【保存草稿】和【定时发送】功能，方便管理员提前设置。
2.3、私人信箱数据管理
发送完成后，后台可以随时查看消息发送成功/失败的条数，已阅人员也能实时了解，确保发出去的消息有人能及时看到。
2.3.1、查看发送失败数据
如遇到消息发送失败的情况，可以点击【失败条数】进入查看页面查看【失败原因】，我们可以从两个方向查看：
①数据比较少的情况下，通过【操作】点击【详情】页面可以看到【说明】，可以根据说明进行内容的修改。
②数据比较多的话，可以通过【导出失败数据】按钮，导出数据，查看失败原因。
2.3.2、“新增失败”情况处理
对于提示【新增失败】，系统无法判断失败原因的这种情况，需要回到导入模板上：
1、检查最后的空行空列（如果发送失败，将最后的空行空列都删除就可以了）；
2、检查有没有使用公式（Excel不能使用任何公式）；
3、检查自定义字段有没有超过255个字的长度（一般是由长链接导致的，转换为短链接即可）；
4、检查单元格是否存在合并的情况（不能存在合并单元格的情况）；
注：对于人员未关注，账号不存在，字段顺序不对等问题，只需要采取对应的措施进行调整即可。
只要大家在编辑模板的时候根据注意点，对导入表格进行检查，基本上都不会出现新增或发送失败的情况。
2.4、员工查看私人信箱（微信端）
后台发布完私人信箱，员工在微信端会收到消息通知提醒，只需在微信端进入企业号，打开新闻公告应用，则可以在消息页面看到消息的推送，或者在底部菜单的【私人信箱】打开查看。
手机上的私人信息页面有几大亮点：保密水印、销毁功能、确认已阅和沟通反馈等。
①私人信箱有密保的功能：查看人员打开信息内容阅读后，会显示该人员的姓名水印，防止转发泄露，对保密企业信息起到一定的作用。
②私人信箱销毁功能：人员收到工资条阅读完毕，可点击销毁按钮，将该工资条销毁，这样其他人就无法查看，即保护了隐私，也防止信箱被泄露。
需要注意的是：一旦点击销毁，消息就会被直接删除，从消息页面上点击这则消息，会提示“你所查看的消息已销毁”。但管理后台还是可以看到这则消息的内容，可作备份留底。
③【确认已查阅】功能：员工收到消息，点击信息进入，无误后可以点击 【确认已查阅】及时反馈给我们的管理员，管理员根据反馈的信息，可以在后台及时对【未阅读人员】进行【提醒通知】。
3、私人信箱高级使用技巧
3.1、私人信箱高级攻略
大招一：私人信箱摇身一变，快速制作入场券、兑奖码
比如年会的时候，给每一位员工都发一张专属的入场券，凭入场券可以领取福袋一个，那我就可以把模板改成如图显示的样子，再上传到私人信箱中发送，那么员工就会在手机上收到这样温馨的入场券啦！
兑奖码的制作也是同个道理，大家可以自行试试！
大招二：打通企微应用
在上面的展示中，在私人信箱中加入的网页链接，这样能够充分利用私人信箱保密、个性群发、确认、销毁等功能。 这个又是怎么做的呢？同样是利用了第3~50列的自定义功能！
管理员需要让员工填写表单、申请单、调查卷等情况时，在制作导入表格，只需在私人信箱中嵌入链接，员工可以直接页面点击链接跳转填写提交。
大招三：使用Vlookup函数，快速匹配账号
请点击链接查看演示视频：Vlookup函数的使用
3.2、私人信箱两个小技巧
小技巧1：开启反馈功能
在查看信息的界面出现了一个绿色小图标，通过点击小图标可跟发件人私聊，反馈消息。一般情况下它是灰色不可按的，需要开启了才能使用，怎么开启呢？
开启前需提前设置以下两项：
①开启企业会话功能：登录企业号管理后台（qy.weixin.qq.com）找到服务中心-企业会话-开启。企业会话右上角显示已开启状态即可（使用范围需设置好，否则相关成员不能正常使用该功能）
②绑定企微管理后台发件人通讯录：
当发件人为超级管理员时，直接在设置中心-账户信息管理页面绑定通讯录用户；
当发件人为子账户（即分管理员）时，超级管理员在设置这个子账户时可绑定该子账户发件人的通讯录。
设置好后，管理员在后台通过私人信箱发送消息，成员在微信端收到该消息后，如有异议可直接跟发件人（即发送消息的管理员）进行对话反馈情况！
小技巧2：让私人信箱更美观
在后台编辑私人信箱的时候，支持在前后缀加入空格代码
，之后选上一张美美的配图，就可以让私人信箱更赏心悦目。
4、企微精选私人信箱案例赏析
案例一：波莲中学
企微的老用户“波莲中学”，用私人信箱发放老师的工作量化单，这样老师就不用自己去上网查自己的绩效，就在微信上就可以看到自己的绩效。
案例二：慈记体检集团
在今年元宵节的时候，企微的用户“慈记网络”，也就是慈铭体检集团，把私人信箱玩出了花样。他把灯谜通过私人信箱发送给员工，员工猜对自己的专属灯谜就可以赢得一个红包。这个活动十分有创意，在当时也达到了很好的互动效果。
案例三：道一信息
案例三来自咱们道一公司的行政团队，在我们2016年的年会上，通过私人信箱不仅给每位同事安排好桌位，还实现了凭通知领取福袋。
制作出很实用的私人信箱，帮助企业提高效率，在使用的过程中，若遇到问题，可以通过我们的服务号：企微云平台DO1 和我们沟通。另外本次的讲座录屏和回顾，也都会放在企微的服务号中，欢迎大家关注。
Part two：精选问答
问题1：为什么私人信箱输入年月日后是正常的，发送到变成数字？
答：将年月日转为文本类型再发送即可。
问题2：员工能否对工资条手动签字？
答：目前不支持，但私人信箱提供“确认已查阅”功能，通过该功能可对工资条进行确认。
问题3：私人信箱如何保密，放在云平台的安全性
答：关于平台的安全性问题，我们在上一期的讲座中做了详细的讲解，点击《第12期丨企微安全与密码管理大讲堂》查看。企微的私人信箱也提供了水印、销毁等功能来确保保密性。
问题4：私人信箱需要用户提供邮箱吗，还是通过系统私信？
答：私人信箱是通过企微通讯录中的账号进行匹配后发送的，员工无需再提供邮箱。
问题5：私人信箱如何推广使用？
答：本期大讲堂大家应该初步了解了私人信箱的功能和使用，用私人信箱来发送工资条，相信每一位员工都不会反对吧，财务人员也可以大大提高工作效率，再也不用一个个通知确认签字了。
问题6：私人信箱里的内容管理者可以看得到吗？
答：如果怕私人信箱发送的工资条被其他管理者看到，可以给财务部门开启个子账户专门发工资条，这样其他管理者就看不到内容了。
子账户使用教程：进阶技巧-子账户管理
问题7：所有使用者提交的信息包括各种表单附件等能在企微平台上保留多久？
答：永久保存的。
问题8：怎么保证发到员工那不会互相转发？
答：转发出去打不开， 并且建议在制度上严格规范。
问题9：工资条是否一次就可以把各个员工的工资条发的各自的信箱，还是要一个一个的发？
答：刚刚在讲座中也讲到了哈，是一次就可以发不同的工资条给到员工各自的私人信箱中的，无需一个个发，工资条的确认也只需要在微信上即可确认，非常方便。
问题10：怎么让企业所有人都能用上企微？
答：只要有微信就都能用上企微哦，另外您如果是说内部推广方面的，可以看下我们之前举办的第2期讲座《企微云平台内部推广运营之道》，有讲到企微与企业业务结合和推广的内容。
活动回顾到此结束，非常感谢大家对于企微云平台的支持
我们下一次企微大讲堂再见！
阅读往期讲座回顾完整版请点击以下链接
【第一期】颠覆传统办公，企业号创企业高效
【第二期】企微在企业内部推广及业务结合之道
【第三期】移动办公提升学校效率
【第四期】零基础快速入门企微云平台
【第五期】微信考勤实战
【第六期】超级表单实战
【第七期】会议助手实战
【第八期】企业用车实战
【第九期】通讯录深度研究
【第十期】企微移动报销，直击企业报销痛点
【第十一期】企业群聊深入剖析
【第十二期】企微信息安全与密码管理
