行政必看 | 如何搭建行政物资运营管理系统?

来源: 2020/06/15 阅读:678

行政数字化的价值越来越清晰明了,通过引进数字化工具和数字化思维模式,创新运营管理的方式,降低企业运营成本,提升运营管理的效率,真正为行政管理从纯人工操作跨越到线上系统自动化操作,告别凭经验、看感觉做事情,关注数据,关注规律,提升决策水平。

这几年,行政数字化运营管理是行政圈里最热门的话题之一,由于对数字化的不同理解,企业的规模不同,各企业行政数字化落地也产生不同的效果,那么,所谓的行政数字化到底是什么呢?

行政数字化是什么?

首先是行政工作中的人与人的沟通、人与物的沟通甚至物与物的沟通升级到数字沟通。伴随着产业互联网的迈入及5G应用的逐渐推展,多维度的信息沟通将更加高速与广泛,信息的储存也完全数字化,所有原本依赖纸质、电子表格管理信息流的载体都将数字化。

其次是行政工作中所产生的数据的半人工式的汇总分析。数字化运营管理有个最核心的落脚点便是数据信息的分析及提升,我们都知道,行政工作涉及范围广,同时又相互交集,只有将各个模块相互产生的大数据分析出来,找出规律,并运用到后续行政决策当中,才是提升行政管理体系效率的根本。

所以说,打通行政各个环节中与移动办公终端的信息渠道,提高信息的高速交流,是所有行政服务快速响应的必经之路。

行政数字化运营管理目的

从互联网运营管理思维模式来看,企业想要又快又好的实现规模化成长,除了外部的扩张能力之外,还需要内部运营的高效与稳定。

在这种规律和背景之下,行政作为企业内部运营的主体,必然承担着关键的使命。既要提升企业行政费用的效费比,降低运营成本,同时还要提升受众对行政服务的满意度,提升行政管理体系效率。

今天,我们就以行政物资日常管理为例,详细说下如何利用数字化的工具和思维来实现行政物资运营与管理。

面对企业行政物资种类多、管理难以下手的现状,用道一云七巧(表单流程)来搭建行政物资管理系统,让物资信息流更加透明化和智能化,帮助减轻行政人员的工作负担,节省日常管理成本,最终提升企业性质管理体系的效率。

利用七巧搭建行政物资运营管理系统

利用七巧建立统一的行政物资原始库,运用到表单关联、数据联动、报表中心等核心能力,打通行政物资管理所产生的领用出库、采购入库、维修等各个环节的信息流,并形成数据报表实时监控,找出大数据规律,反哺后期决策。

那么,具体如何操作呢?一起快速了解下。

利用七巧建立统一的行政物资原始库,运用到表单关联、数据联动、报表中心等核心能力,打通行政物资管理所产生的领用出库、采购入库、维修等各个环节的信息流,并形成数据报表实时监控,找出大数据规律,反哺后期决策。

 

Step1 新建原始数据表

 

在道一云管理后台的七巧模块,新建一张原始数据表,作为行政物资的基本信息的记录及存储的载体(一般记录物资的基本信息会包含且不限于名称、编号/型号、单价、单位、数量等字段),建好原始数据表之后,便可以将记录行政物资的EXCEL数据导入该表。

 

Step2 新建领用表

 

新建一张领用表,作为员工领用物资填写使用,这里需要重点提及一下,领用表和原始数据表一定要做表单关联,并且读取关联字段及对库存余量做关联运算,这样做的优势是,我们可以通过领用表直接读取原始数据表中对应的记录的数据,并且通过关联运算实现被领走了多少量、原始数据库就对应的减少多少量的直观效果。

 

 

Step3 新建采购申请表

 

为避免出现物资库存清空的尴尬情况,我们可以在原始数据表设置余量预警提醒,当物资库存量减少到设定数量之后,负责人会收到预警提醒,这时候,便可以发起物资采购申请表进行采购入库,同理,采购入库申请表也需要设置表单关联和关联运算,采购入库多少,原始数据库的数量就自动对应增加多少,所有的信息流都自动化、智能化、数字化。

利用七巧搭建设备巡检报修统

 

新建报修申请单

 

当空调、电灯等行政物资设备出现故障的时候,需要新建并发起报修申请表,在这里,利用七巧的分支流程的能力,根据报修需求,流转到对应的专业维修人员节点,快速且精准解决设备故障问题。

 

设备巡检表

 

定期对办公区域生产设备进行巡检时,每个设备对应一个二维码,通过手机扫描填单,就可以自动获取设备信息,实现电子化数据收集。

 


报表中心实时监控数据

行政物资管理中各个环节的信息流都可以通过七巧的报表中心对其进行实时的监控反馈,多维度数据分析与总结。

新的运营管理工具必然带来新的思维方式,行政所有工作,在一定规模之后都可以通过数字化运营管理提升效率,围绕员工满意度,不断拓展数字化边界,持续为企业创造价值。

<丰富的数字化行政运营管理场景>

 

行政数字化的价值越来越清晰明了,通过引进数字化工具和数字化思维模式,创新运营管理的方式,降低企业运营成本,提升运营管理的效率,真正为行政管理从纯人工操作跨越到线上系统自动化操作,告别凭经验、看感觉做事情,关注数据,关注规律,提升决策水平。

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