建议收藏 | 优雅的行政小姐姐都是这样做好端午礼品管理的

来源: 2020/06/15 阅读:295

利用道一云七巧,搭建一套贯穿需求调研➡礼品采购➡礼品下发➡活动满意度反馈全流程的业务系统,简单易操作,并且可复制到其他礼品管理。

上篇我们了解了行政物资日常运营管理教程,今天,我们继续一起来学习下以端午为例的节令礼品管理教程。

对于大多数行政来说,6月份最关键的KPI应该就是端午礼品活动方案了,不论你是资深行政大咖,还是行政小白,都需要从低成本、高满意度出发,为同事们高效能的准备端午礼品。

以往,行政人员面对礼品关怀员工工作,可谓是是操碎了心。首先要了解员工的真实需求,又要抓紧时间下单采购礼品,礼品到手后还要逐个通知员工来领取,靠手工登记礼品调拨效率低;礼品分发混乱、易重复会遗漏,导致资源浪费;礼品赠送是否落实到客户,没有记录和依据,数据会延时等问题。

利用道一云七巧,搭建一套贯穿需求调研➡礼品采购➡礼品下发➡活动满意度反馈全流程的业务系统,简单易操作,并且可复制到其他礼品管理。

Step1 礼品需求调查表

如何快速调查员工端午礼品的用途、需求和种类等相关信息呢?一张调研表单就可以解决。这边分享2个表单设计的小Tips:

□ 在设计礼品明细字段的时候,可以以嵌入子表单的形式来呈现,子表单适合需要多次录入的表单,即录入前不知道会有多少条数据,没法通过编辑表单来固定格式,这时候就可以才有子表单的形式了。可以让员工无限多次的填写礼品的需求组合搭配。

□ 业务部门存在快递直接配送给客户的需求,在礼品发送方式中的一般设置自取或快递,而在快递字段可以添加关联逻辑功能,如果员工需要快递,点击快递字段才会跳出收件人等相关信息字段,可让表单整体更简洁干净。

Step2 采购申请表

完成礼品需求调查之后,通过表单的数据报表功能,可以直观地获取各类礼品的需求数量, 然后就可以进入采购流程了:在采购申请表中填写对应礼品数量,一键发起审批流程,及时提醒流程各个节点对应审批人,按照所设置的流程及时精准地流转。

Step3 礼品发放登记表

依据逻辑关联显示将两种礼品分别通过自取和快递这两种方式发放出去,可以通过后台批量导入的方式同步一键发起流程给到对应人员确认,完成礼品发放。

这里提供一个进阶技巧:

Q:如何在第一时间通知员工来领取呢?

A:利用七巧设置节点时效来解决这个问题,当礼品发放表单流转到负责人,而负责人超过规定时长未及时处理表单,系统会自动对他发出提醒通知,进一步提高审批的响应速度。

Step4 满意度调查表

员工对此次礼品关怀的还满意吗?让我们设计张满意度调查表来调查下吧。通过表单中的高级函数功能,系统识别员工选择的选项,然后会自动生成相应的分数,在报表中心可以很直观的呈现员工对此次礼品关怀整体的满意度、流程的满意度及礼品的满意度。

 

有七巧的陪伴,行政小姐姐们上班不糟心,早下班,更优雅、更高效能的工作。

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