打造专注高效移动办公,企微助力华丰铝业创新发展

2017-08-24 14:24

“在这个互联网信息时代,我们借助企微办公平台,使信息传递迅速,审批流程更加简便快捷,上通下达及时有效,办公效率有了质的飞跃,带动了大家的工作积极性,严要求,严标准的完成了各项生产计划。”

——江苏华丰铝业有限公司

案例背景


       江苏华丰铝业有限公司成立于2008年,占地266亩,注册资金3.6亿元人民币,总投资6.5亿元,是一家主要生产经营铝板带、铝箔胚料的大型铝加工企业。2014年12月成为万顺股份控股的江苏中基复合材料有限公司的下属子公司。
       公司在没启用企微办公平台之前,一直都延续传统的管理及办公方式,费时费力,就连请假调班申请,发货备货开具条等,都要写书面申请,然后一级级的找签字,有时候会遇到找不到人的困扰,甚至跑了一趟又一趟依旧竹篮打水一场空,上传下达不及时,效率低下。
        如今,通过企微办公平台,实现了无纸化办公,简化了审批流程,只要在手机上填写下申请并提交,审批人及相关人可随时随地审批及查看结果,掌握第一情况,充分调动工作积极性,大大提高了工作效率。另外,还有企业用车、通讯录、工作协同等模块给我们公司带来极大的方便,下面会一一分享。

内部推广


       推行之初,我们也曾多次测试,先派行政主管了解熟悉、学习和实际操作企微办公平台,建立适合公司的应用,同时建立设置管理规则。然后整理思路,做出课件,对公司员工进行分批培训,讲解企微办公平台如何使用,手把手教实际操作。通过这些方式,让大家对企微办公平台有了一定的了解,慢慢地,企微办公平台的应用开始使用到平时工作中。
       在使用中,当员工遇到问题时会第一时间反馈给行政,行政部也会立即做出回复,解决出现的问题。但是员工因年龄和学历的差异,接受能力参差不齐,使用中出现各种各样的问题,毕竟新生事物需要时间来接受,因此企微落地一再受阻。
       后来在我们共同的努力下,企微办公平台用的非常好,实现了我们最初的目标,提高了办公效率。
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经验分享


一、实时审批,高效办公:审批请示

       自从使用了企微办公平台,审批流程简化了很多,再也不用拿着纸质申请表到处跑,找领导签字,真正做到了简便、及时、高效。
       根据工作的实际情况,对于加班、请假及外出放行的申请,只要打开手机上的企微办公应用,就可以很轻松的申请,领导也会第一时间看到并审批,平台会随后通知相关人,给予登记或放行,大大节约了办公审批时间,提高了办公效率。

小技巧分享:
关注公司的企微办公平台,第一时间得到审批讯息,随时查看各种审批结果及反馈。根据工作需要随时随地提交各种预设好的表单,各级自动审批流转。为更好地实现自动审批流转,需要设置固定流程,减少不必要的流转操作,提高工作效率。
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场景展示:

二、通知及时,贴心关怀:新闻公告

       以前公司下达通知都是纸质的,而且只传达到各相关部门,有的部门会因为传达不及时,下面员工都不知道,甚至过了时效性耽误了工作。
       在使用了企微办公平台后,这个问题就迎刃而解了。现在发通知都在新闻公告应用里发布,通知比以前更及时准确传达到每个人,员工们再也不用担心看不到,被告知晚,而耽误了工作。
       新闻公告自带生日关怀和入职纪念功能,今天谁生日了或是入职周年日,系统都会自动送上祝福帖,大家可在祝福帖下方点赞、祝福。员工看到这样的关怀,心里也会倍感动!企微让我们更像一个大家庭!

小技巧分享:
新闻公告发布的通知是官方的,并且加盖了公章,更保证了它的准确性,同时该应用也只能是特定的部门特定的人员发送,所发送的内容具有最权威性,而且是置顶发送,不用担心看不到或被刷屏。

场景展示:

三、联系高效,密切协同:通讯录

       公司员工将近200名,要把所有人员的电话号码都存在手机上既不实际也不容易查找,而且各部门大多只有各部门自身成员的联系电话表,这样当需要跨部门联系时非常不方便,甚至找不到手机号码。
       自从有了企微的通讯录后,查找很方便了,只要进入通讯录中模糊查找,每个人的职位,电话号码,属于哪个部门的,都可以查看的很清楚,并可直接通过微信联系或是直接拨打电话,省去了要一个个号码录入在手机里的麻烦。
       另外也可以按照组织结构来查找联系人,例如我找采购的范经理,直接在通讯录找到采购部门就能看见他的信息,可以微信或电话联系,非常的方便与快捷。

小技巧分享:
通讯录确实很实用,如果工作中需要联系哪个部门配合工作或是汇报工作,都可以进平台通讯录查找联系人,不需要在手机存取每个人的电话号,联系起来也高效,真是省时又省力。

场景展示:

四、管理用车,正规有序:企业用车

       目前公司有四辆公车,在使用企微之前,车辆管理有些混乱,用车归还后经常忘记记录,都不知道一个月跑了多少公里,花费了多少钱。
       而自从使用企微后,车连管理有序,派车流程也简单明了,统计起来非常方便快捷。用车人按规定填写申请后,由各部门主管审批,然后行政部统一派车,同时通知门卫放行,整个流程非常的合理,对车辆和人员管理高效。

小技巧分享:
点开企业用车选择公司派车,填写企业用车申请后,直接报部门主管审批,同意后由行政部派车并通知门卫保安放行。

场景展示:

应用价值小结
     自从使用了企微,公司管理大变样,真正实现了无纸化办公,提高了全员办公效率。感谢企微带给我们的便利,我们会继续支持企微,努力开拓办公新局面。

 

未来展望
     在大家熟悉了目前公司启用的企微各个应用的同时,公司会继续组织人员尝试使用企微新应用,来配合我们公司日益发展的需要,在提高应用办公的前提下,充分调动员工积极性,保质保量完成各项生产任务。


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