【实录】企微大讲堂第六期：超级表单入门讲座
2016-03-16 10:11
企微大讲堂第六期实录回放
超级表单入门讲座
分享嘉宾：
分享嘉宾/企微金牌顾问 黄晓冬
分享嘉宾/企微金牌顾问 黄晓冬
今晚分享的嘉宾是企微金牌技术顾问黄晓冬。金牌顾问晓冬深入掌握企微各应用的使用技巧，常在企微各个用户交流QQ群上为用户们答疑解惑。本期大讲堂，晓冬将针对企微的一个热门应用——超级表单进行详细讲解，手把手教你玩转超级表单。
主题：
45分钟学会企微最受欢迎的功能应用——超级表单
本次实录分为六个部分。Part1: 区别超级表单、问卷投票、审批请示；Part2：超级表单快速入门；Part3:超强外部表单功能，打通企业内外部；Part4: 表单数据处理；Part5:问题汇总。
Part1.超级表单、问卷投票、审批请示简单对比
另一方面超级表单，不仅适用于企业内部的工作流等数据采集场景，而且还适用于企业外部的数据采集，做到内外部结合，让数据更加流通，工作流程更加畅通。
① 我们的忠实用户万佳东方酒店，原本大量的物资采购都用纸质采购单，存在易涂改、仿造问题。通过使用企微的超级表单将申购流程电子化，杜绝了涂改仿造的风险，同时移动化的表单审批流程大大提高了采购效率。
②中国好餐厅大赛通过企微，建立“众梦好餐厅大家庭”企业号，它是"中国好餐厅卓越店铺大赛"参赛者与大赛组委会、好餐厅导师间交流互动的社区，将实时分享大赛的讯息、参赛规则、赛事报道、赛前学习分享交流的平台。中国好餐厅大赛用企微的超级表单做报名资料收集，这一功能大大地提高了他们的工作效率。
Part2.超级表单快速入门
第一步，管理员在企微管理后台，点击新增超级表单；
第二步，设计表单内容并预览；
第三步，发布表单。
表单发布之后，员工在应用端会收到填写表单的通知，有几种方式可以填写表单：
方式1：点击通知直接填写；
方式2：从菜单栏第一处填写表单中找到对应表单；
方式3：收藏表单，从【我的收藏】菜单中找到表单进行填写。
内部表单限制了企业号内部人员填写，但外部表单并未受限，内外部人员均可填写。
在表单设计之前，我们首先要进行表单类别的设置。
在【内容管理】，找到【超级表单】-点击【设置】-进入类别设置页面，可以对表单类别进行新增、编辑、删除、搜索，按企业自身需要进行分类，例如：公用表单可按业务类型分类，部门专用表单可按部门分类。
第一类是【普通单】，不带审批功能，适用于问卷投票、活动报名、销售数据上报等普通数据采集场景；
第二类是【任务单】，任务单可以由发单人自己发起与关闭，适用于工作分配与跟进的场景；
最后一类是【审批单】，审批单有强大的审批功能。人员可以在应用端，按照表单的设置进行填写，自由选择其相关负责人，负责人收到表单后可进行审批、退审、转审操作，可适用于费用报销、文件审批等场景。大家可以根据自己实际需要选择使用。
当然，审批单还可设置固定流程，按照管理员后台的设置来流转表单，完成审批操作。
先来看看表单名称和表单标题的区别
【表单名称】是指该表单的名称，只有管理员有修改名称的权限，也是为了方便管理员在管理后台查看该表单下的明细
【表单标题】是指员工提交的表单名称，员工可在应用端编辑。若管理员在后台设计时，没有填写该项，表单标题默认与表单名称一致。
② 【数量限制】是该表单提交总数量不能超过管理员后台设置的数量
③ 【提交次数】每人可提交次数和每人每天可提交次数，是限制一人是否能多次提交该表单
④ 【表单内容】可通过编辑器设计内容里的字体样式，插入视频，超链接等等。在应用端上打开该表单时，会以固定预览形式显示，比如相关的注意事项。若此处为空白，那么应用端就不会显示。
⑥ 【禁止用户删除所填写的表单】禁止人员在应用端删除自己所提交的表单
⑦ 【允许选择相关人】是人员在应用端填写表单时可选择相关人，管理员也可设置默认或固定其相关人，其次，可选择提单时，是否表单审批通过后或任务完成时通知相关人
⑧ 【允许填写者上传附件】&【允许上传图片】指人员在应用端填写表单时可上传附件和图片
⑨ 【自由流程】可以让提单人员自行选择处理人，管理员也可设置默认或固定负责人
⑩ 【固定流程】按照管理员在后台的设置，减少不必要的流转操作，进一步提高工作效率
最后，当然少不了对表单字段的设计：
点击【添加字段】，你会发现所有的字段信息哦，将鼠标放于字段右边的问号上，会简要显示该字段的功能介绍
那么如何更好地理解呢？大部分的字段大家都比较容易理解。但经常有用户会提问两级下拉框，计算式，子表单，这三个字段该怎么用。接下来我将逐一给大家介绍。
然后是【计算式】字段，先设计好几个[数字] 表单字段，在其后，添加好[计算式]字段，并且在其输入框内填写[数字]字段标题加运算符，可以使用固定的数字常量。人员在应用端填写表单时，[计算式]字段将自动计算获得结果。
当我们设计完字段后就可以发布该表单了。
这里有个小技巧哦，在表单发布之前可以先保存草稿，预览表单效果，或者将[使用目标用户]选择为自己，表单发布后先查看其效果，这样就可以大大减少了不必要的麻烦。
2.4.4实例操作：设计一份日常销售数据表
我们以设计一份日常销售数据表为例讲解一下实际操作
【表单授权】指超级管理员将某个表单数据授权给子账户，子账户有该表单的操作权限，包括预览表单、查看明细等。
刚刚上文提到子账户，初次接触的用户可能不知道子账户怎么设置，不用担心，可以看一下链接，根据教程一步步操作，就能快速的完成子账户的设置了。点我看教程。
【表单复制】将内部表单复制为外部表单，外部表单复制为内部表单，可以互相转换。
Part3. 超强外部表单功能，打通企业内外部
在我们开始介绍超级表单时，提到了外部表单。外部表单是企微云平台2015年最为创新的功能之一，突破了微信企业号的使用范围，让非企业号的用户也能使用到。外部表单大体设计同内部表单一样，但是外部表单不仅外部人员可以填写，内部人员同样可以填写。
我们企微大讲堂就用外部表单做了一个问卷调研，点我看看
这着实很困扰大家，那么我来教教大家，如何通过外部表单实现企业号和服务号（或者订阅号）打通，打通只需简单三步即可搞定。
第一步：先新增外部表单；
第二步：然后开始配置外部表单的内容；
第三步：发布表单之后，复制该表单链接到服务号（或者订阅号）中。
具体可以看看我们的相关文章链接：《五种超级表单不可错过的思路》
从【使用方式】上的差异：
内部表单发布之后，用户应用端会收到表单的通知，打开即可填写；
外部表单是通过链接或者二维码的方式分享，用户微信扫码或者打开链接直接进行表单填写即可。
从【功能】上的差异：
内部表单有审批的功能，如物资审批出库的审批；
外部表单是没有审批的功能的，但是可以@相关人实现业务流转。
我们可以通过一个小技巧，让表单及时传送，相关人员第一时间处理：
那么，在设计外部表单的时候，勾选【有新数据提交时提醒】，设置提醒推送对象，就能在应用端实时接收到外部表单提交上来的数据了。外部表单提交上来的数据，可以在菜单栏的【我的外部表单】中查找，真正的实现了移动端能实时接收，查找外部表单的数据了。
Part4. 表单数据处理
当我们发布了表单，并收集到很多数据后，就需要进行表单的数据管理。
企微提供了多个数据处理的方式：一是在线查看表单明细，二是导出明细数据，三是导出统计数据。
首先我们先来看看在线查看明细的功能。
点击明细数据的数字，进入表单明细详情页面
这里有个小提醒：通过修改版本号及显示/隐藏列，可更加直观显示表单明细数据
还有一些其他的操作，如点击「详情」/「删除」按钮即可对该表单进行查看「详情」/「删除」操作，如用户需要打印的话，通过「详情」的按钮打开即可进行打印操作。
【导出详情表单】即可导出表单所有的详细情况
【导出当前明细】即可导出当前页面样式相同的表单数据（当前版本的显示列）
导出的表单，统一在导出报表管理中进行下载哦。
以上是我今晚的分享，我们讲解了从发起表单到最后数据处理的整个过程。但希望大家更好使用上超级表单。谢谢大家。本次讲座的内容就到这里，所有内容大家都可以在企微官网学院可以找到对应内容，大家也可以关注道一信息服务号，每周都会推送最新的版本公告。在这美好的夜晚，感谢大家的聆听。
Part5.问题汇总
问题1：是否可以将外部表单进入内部审核，传递备案等程序？
答：管理员设计外部表单时，可选择提醒推送对象，有新数据提醒通知时，内部人员会收到外部单，内部人员通过@功能就可以实现内部流转了。
问题2：是否可以自定义打印页面，可以对打印页面进行排版?
答：超级表单还不支持自定义打印页面，超级表单可以自定义模板，根据不同的场景可以自定义字段，所以会比较的难控制。
问题３：超级表单如何嵌入公司现在的业务中？
答：公司实际业务当中，比如门店的巡检，可以用超级表单来实现，企微官网上也有相关的案例教程分享的。也可以看下企微大讲堂第二期吴老师的分享哦。（点我查看）
问题４：在表单数据导出环节较为简单，无法对数据进行筛选，使用起来不方便？
答：后台导出表单数据时，可以先通过高级搜索筛选条件，再导出数据。
问题５：审批流程设计，以及想要的效果不知道怎么设置才能达到?
答：超级表单的固定流程设置可以上企微官网，在学院里面有固定流程的详细教程，结合教程来设置符合公司内部的流程。
问题６：企业号的客服功能如何解决？
答：企业号的客服功能还在内测中。但是我们企微有外部表单的功能可实现内外互通。管理员设计外部表单配置字段信息，比如电话、邮箱等，将设计好的外部反馈表单挂到服务号或者公司自有的门户网站中，并勾选“有新增消息时提醒”内部人员，内部人员根据表单联系方式或邮箱再回复用户的问题。
问题７：如何直接在移动端查看统计数据呢 ？ 这个大家都比较关心。
答：移动端只能查看超级表单的明细数据，详细的统计数据是需要在管理后台查看的。在后面我们也会进一步去优化数据统计报表功能。
问题８：表单数据这么大，你们的系统不会崩溃吧？万一崩了怎么办？
答：企微的数据库是有严格的保障机制确保用户的数据安全的，并且也有数据备份机制，请不用担心。
问题９：请问外部表单保密性能实现吗？
答：外部表单是开放式的，填写的数据只有有权限的管理员才能看见，保密有保障。
问题10：数据保存多久？可以导出多久到数据出来？
答：企微数据永久保存，在管理后台可以分批导出所有的数据。
问题11：怎样做到每曰定时发送信息？比如每天都需要填写、统计表单。
答： 超级表单后面会考虑增加每天循环提醒功能。
问题12：请问通过超级表单收集的图片有没有办法自动归类？因为下载表单后图片是乱的。
答：建议可以在上传附件是，图片的命名可以按企业定的规范，这样，导出的图片就容易归类了。
问题13：外部表单的数据，可否将部分指定数据传递或分享给指定人。
答：外部表单的数据，可以将表单数据发给指定的企业成员，如要指定部分数据，可以通过其他方式（比如整理成EXCEL表发给指定人）。
问题14：内部表单能否直接屏蔽掉分享给朋友或朋友圈的按钮。
答：内部表单分享到外部之后也是无法打开的，只有这个表单的目标用户才能打开查看。
阅读往期讲座回顾完整版请点击以下链接
【第四期】零基础快速入门企微云平台
【第五期】微信考勤实战
【第六期】超级表单实战
【第七期】会议助手实战
活动回顾到此结束，非常感谢大家对于企微云平台的支持！我们下一次企微大讲堂再见！
