【实录】企微大讲堂第十五期·公益组织如何使用企微提高效率？
2018-01-23 10:49
11月3日下午3点，一场盛大的分享在企微微信群上进行，数百名公益和非公益人员齐聚企微大讲堂，由企微特邀嘉宾：安溪义工协会谢培强会长带来了《公益组织企业号实战经验》主题分享。
在信息爆炸的移动互联网时代，公益组织如何结合微信企业号企微云平台，使组织的管理和发展更简便、更高效？谢会长的分享给其他组织提供了一个优秀的指导范例。以下为分享实录，与您共享：
大家好，今天很高兴能和大家分享我在使用企微系统上的一些应用心得。我先自我介绍下：我来自著名铁观音茶叶的故乡-福建安溪，我是安溪义工协会会长。
安溪义工协会是福建义工俱乐部的所属分会，成立于2015年8月28日，从最初的6个人到现在拥有注册义工人数1000多人，并先后成立了7个分队以及安溪红十字义工服务团，现有管理人员40多个，短短的一年时间里共做了100多场爱心公益活动，帮助了两百多户贫困家庭，长期资助了20多个贫困学生，为重大疾病家庭募集了50多万爱心款。
安溪义工协会主要做助老，助残，助学，关爱留守儿童，社区服务，红十字人道主义宣传，环保等公益项目，安溪义工协会一直秉承：义工在行动，爱心在传递，我义工，我快乐的服务理念。
我有幸在2015年4月接触企微系统的，那时候我是用在同学群的联系上的，用了感觉还是很好用，因为没有去仔细研究，只是作为同学新闻发布和同学通讯录使用而已，直到2015年8月份成立安溪义工协会后，我才把企微系统转移过来，从这以后我就开始了研究使用企微系统，下面就是我使用企微的一些心得！谢谢大家！
现在大家都是用微信了，所有的成员都是在群里，我们一般的传统的公益组织都是在微信群发布活动报名，如果只是一个群还好，报名接龙有时候还接的上。可是安溪义工总共有7个分队一个分会，群成员达到2000多人，活动报名每次在群里接龙，都是接的手忙脚乱，这边刚接龙上去，转到另一个群里就被其他人接龙给覆盖掉了，特别是我们的群聊天更是活跃，有时候一会没看，聊天记录就达到上千条，哪里还能看到报名接龙呢？？？头疼啊，相信大家都有过同样的经历。
现在有了企微活动报名，一切全部都改变了。系统发出来的活动报名，每个人都可以收到提醒信息，有时间只要一键报名就可以了。有个别报名后又因为没时间参与的活动的家人，就可以在系统上直接取消报名，这样就可以把活动名额让给其他家人报名参加。
更为好用的就是一键建群功能！以前我们每次活动都会另建一个新的活动群，然后把参加活动的人一个个拉进群里，非常麻烦，现在有了企微活动报名一键建群功能，一切问题都变的很简单了，不用再一个个拉人，就直接建群了，真的是太方便了！
以前还没使用企微之前，我们都是在WORD里建立家人的档案和电话号码，每次要查找电话都必须一个个去查，很不方便，新人加进来了，又得手工去填写，现在有了企微的通讯录，想打电话给谁，只要在系统通讯录模糊搜索下就可以找到，对经常打电话联系的人还可以一键存入手机，方便实用。
企微通讯里还有一个更好的功能就是启用外部邀请单，以前别人通过我们的公众号知道了我们的活动信息后想加入安溪义工的，就得通过加好友，然后再拉进群，又得手工填写纸质的义工报名表，然后再一个个录入电脑，真的好麻烦。
现在有了外部邀请单，很方便了，只要把外部邀请单发出去，让想参加安溪义工的朋友直接填写申请（我们是启用了审核功能，只要资料没有填写完整的，我们就不通过审核）然后进入到安溪义工系统，所有的问题在这里都迎刃而解了！
以前我们协会的新闻公告都是在微信群里发布，可是只要一公布后就马上被刷屏覆盖了，有的人没有及时看群信息的就看不到了。微信群发布新闻公告，也只能是文字，没办法增加图片功能，所以对这个问题我们也是很头疼，一直在想着怎么办法去改变。
现在用了企微新闻公告功能，真的就很好用了，解决了以前所有不能解决的问题，新闻公告里可以插入图片（想增加几张图就可以几张），并且可以发布正式公函形式新闻！像我们义工提升为管理人员了，就可以使用这种新闻公告，有头像，有职位公告，就可以接受所有的义工家人监督！
新闻公告还有个生日祝福功能，我们每天都会有家人生日的，因为系统里面有1000多人，这样平均下来每天都会有三四个人过生日。企微系统的生日祝福一发出来，家人们都赶紧发祝福语，让很多过生日的家人特别感动哦，说是第一次接收到这么多人的祝福，哪一刻感觉特别温馨，特别幸福，这就是所谓的员工关怀，有时候一句最短的祝福语也能让人家感动一辈子，企微做到了！
说到新闻公告，我这里还要重点介绍下这个功能，我们现在所接到的寻人启事求助都是用新闻公告发出去的，既发动了义工家人内部的力量,也可以启用外部分享发动其他人的力量帮忙，每个人都觉得特别给力。
只要是义工新闻公告发布的寻人启事基本都可以找到，到现在还很少有找不到人的，你说这有点奇怪吧。人找到后，我们就马上在新闻公告里修改下，说人已经找到了，不用再转发了，而之前所有的寻人的启事也同步修改了，你进去再看寻人启事的时候，内容就只有：人已经找到了，其他的那些相片、资料等都同步没有了。这样的好处就是更好的保护个人的隐私，因为走失或者走丢，很多时候都是由于这个原因。
每次发布出去的时候阅读量是相当的高，基本都是在9000多人次。每次发布寻人启事，里面的内容我们都会增加上外部人员邀请的二维码以及安溪义工协会的简介，这样我们在帮助别人的时候也同时在宣传安溪义工，让更多的有爱心人士加入到安溪义工团队来，一个人少数人的力量有限，只有联合更多的人的力量，我们才有能力去帮助更多的人！众人拾材火焰高。
以前我们要开会的时候也都是在微信群里发布某某时间要开会了，但是很快又马上被刷屏了，没办法就只能再通过打电话一个个通知下去，可是有的人说，我不一定有时间参加会议啊，到时候再说吧，这样我们的会议参加人数就不能确定到底有多少人参加了。
现在有了企微会议助手，有会议参加就直接点进去，如果没有时间参加还可以请假！里面的会议助手很详细，知道谁在负责什么，比如会议记录是谁啦，会服人员是谁啦，有哪些人参加，哪些人没有参加，一目了然！真的很方便！真正的做到了无纸化办公了。
我们公益组织钱有限，物资有限，所有的钱都是爱心款，每一分钱我们都渴望用在那些需要我们帮助的人身上，对于办公室的费用是控制低得不能再低的，尽量不使用纸张，尽量不使用打印机，因为那些都是耗材啊，都是需要钱的啊！！！
我们7个分队，每个月的财务报表都必须在月底前上报到分会，然后由分会统一向社会公布，接受所有人的监督，我们设计的流程是这样的：分队负责财务的填写好当月报表后，由分队长审核后走流程到分会财务审核，审核通过后再走流程到副会长会签，这样就保证了分管的以及其他管理人员都可以随时看到各个分队的财务报告，做到真正透明。
其次，我们分队去入户走访的贫困家庭资料第一时间由分队的负责人填写好后通过内部表单走流程到分会分管该项目的（助老助学助残三个）负责人那里，如果审批通过了再走流程到会长审批，这样就做到了更好的把关，对于有疑问的，就可以随时调阅出来大家再研究商定！
以前没有企微系统的时候，我们家人间的内部资料都是通过电子邮件发送的，这样就很麻烦，不能做到随时可以查阅，现在有了企微内部资料功能，我们可以随时查阅资料，因为有些事我们公益组织独有的资料，不能外部分享的，属于高机密的，我们就会启用：不对外分享。
以上就是我个人在企微使用上的一些心得，感谢企微带给大家这么好用的移动办公平台，感谢企微为公益组织提供免费的使用平台，我们一直在学习，企微也一直在进步，系统越来越好用了，真的太感谢所有企微的工作人员，你们辛苦了！
我作为系统的应用者，深知这套系统非常适合所有的公益组织使用，来吧，公益组织的同仁们，让我们一起携手企微，一起为共同的公益目标而前行！因为爱在我们心中！因为我们都有共同的梦想！再次感谢大家利用下午宝贵的时间来听我的企微分享！谢谢你们！
目前企微已经上线了“助力公益，免费办公计划”，将面向所有符合条件的公益行业用户”提供价值6万元的全面支持，包含云办公服务、技术支持、IT咨询等各类服务，现已开放申请。
活动回顾到此结束，非常感谢大家对于企微云平台的支持。
我们下一次企微大讲堂再见！
