通讯录

通讯录是企微应用的基础,支持快速查看联系方式、名片一键保存、邀请外部人员加入企业号、员工可更新个人资料等。轻松把公司装进手机里。

通讯录-管理后台操作指南

  • 温馨提醒

    1.安装托管应用之后,如企业微信 通讯录已有人员,可直接到企微后台(http://qy.do1.com.cn/)通讯录点击「同步」,把企业微信的人员同步过来

    2.接入企微应用后,建议在企微(http://qy.do1.com.cn/)的通讯录新增人员,通讯录数据将会自动同步到企业微信后台(包括新增、修改和删除),不要在企业微信后台去操作通讯录,否则可能会导致数据混乱

  • 部门管理

    1.点击「新增」新建一级部门,填写部门名称(输入50个英文字符或一半长度的汉字内)、权限选择、排序号、等,点击「保存」即可

    2.将鼠标移到通讯录的一级部门,即可对该部门进行新增子部门(即二级部门)、编辑、删除(没有子部门且部门内没有人员才可删除该部门)、添加成员操作

    「部门名称」:填写部门完整名称

    「权限选择」:请见下文

    「排序号」:用于显示部门先后顺序,数字小的排在前面

    「直接负责人」:直接负责人为该部门的负责人,可选择非本部门的成员,主要用于固定流程/分支流程/应用通知人等应用设置


  • 权限设置

    「所有人」:可以看到所有人通讯录

    「仅本部门」:可以看到同一部门下所有子组织通讯录

    「仅子部门」:可以看到所在子部门及下属子组织通讯录

    「仅特定对象」:只能看到选定的部门和人员,如果为空,则只能看见自己

    「应用到该部门下所有的子部门(仅本次有效)」:批量该部门下的子部门权限

    ★ 例如:

    将高层设置在一级部门「总办」,权限选择「可见所有人」,将其余人员设置在一级部门A,权限选择成「仅本部门」,这样在总办的高层们能看到全体员工通讯录,而在A部门其他员工无法获取高层的信息但可以查看其余员工的通讯录信息。

    还可以在A部门下分别新建B、D部门,设置B为「仅子部门」,那B只可见B部门及其下的子部门C,将D设置为「可见本部门」,则D可见除总办以外的所有人员(当然包括A、B、C、D部门)。

    ★各应用操作的选人权限跟通讯录的权限保持一致,即在通讯录可以看到哪些成员,在各应用操作选人时可以自由选择这些成员

  • 通讯录人员管理

    1.【高级搜索】:支持自定义字段/条件查询、记录上次条件查询,管理员可通过条件查询快捷找到人员

    适用于场景:统计当月生日/入职的人员、举办一场羽毛球活动、统计在职的实习生人数

    2.【新增】:点击「新增」按钮,进入新增成员的页面,输入姓名、账号、微信号/手机号/电子邮箱(手机号必填)、所属部门等必要信息

    ★账号是成员的唯一标识,是系统内部识别,账号一般建议填写名字全拼。若企业员工出现同名情况,账号设置可以在名字后加上前缀或后缀,以便区别

    ★微信号不是纯数字,若是纯数字则需要先在手机微信上设置好微信号,才可填写

    ★账号、微信号一旦提交则不允许通过编辑修改

    ★成员允许同时存在多个部门,最多能够同时存在20个部门

    3.【移动】:将成员移动到其他部门

    方式1:将人员移动,并且他只存在单个部门


    方式2:将人员复制到其他部门

    4.【查看】:鼠标移到成员列表的操作,点击「查看」按钮,进入成员信息查看页面

    5.【编辑】:鼠标移到成员列表的操作,点击「编辑」按钮,进入成员信息编辑页面,可修改成员的信息

    6.【离职】:鼠标移到成员列表的操作,点击「离职」按钮,输入离职时间跟离职原因,点击「确定」按钮即可(如需成员复职,则需到【设置中心】-【离职管理】将该成员复职)

    7.【删除】:删除通讯录人员

    方式1:批量删除,批量勾选人员

    方式2:单个删除

    ★温馨提醒:通讯录删除人员,属于物理删除,数据不能恢复,该成员的历史数据就无法查看

  • 同步通讯录

    登录企微管理后台,选择「通讯录」-「同步/导入」,点击「开始同步」按钮,把企业微信的通讯录人员同步过来

    【注意】

    1."企微云平台"中不存在的成员,会被同步过来

    2."企业微信"中不存在的成员,在"企微云平台"中,会被设置为离职

    3.请只在"企微云平台"中维护通讯录,否则双向操作可能导致数据不一致

    4.每天可执行同步3次、VIP可同步10次,点击同步后请稍作等待,避免重复操作

  • 导入通讯录

    登录企微管理后台,选择「通讯录」-「同步/导入」,点击「点此下载《用户批量导入模板》」按钮下载模板,参照Excel文档里的填写说明在人员组织的表格里将对应字段信息输入或粘贴进去(为保障粘贴信息被有效导入,请使用纯文本或数字),点击「选择文件按钮选择编辑好的Excel文档,点击「批量导入进行批量导入通讯录(文件大小不能超过10M)

    【注意】

    1.修改通讯录中当个个人信息,需要勾选上「需要更新现有数据」,该操作可以覆盖之前的数据

    2.需要在原多个信息可以直接将通讯录导出,批量修改之后再批量导入到后台,这样可以避免逐个修改的繁琐工作

    3.需要按照模板的填写说明填写,不得随意修改模板内容

    4.若是用【导出的通讯录】,请将文件的【状态】一列删除掉,就可以导入了

  • 设置成员属性

    点击「设置」按钮进入设置页面,可以进行显示项设置、批量导入部门负责人、证件类型设置等

    1.【成员属性(字段)设置】:设置在通讯录微信端的显示项目,进入设置页面,勾选需要显示的项目以及设置好是否允许员工在微信端自行修改,点击「保存」即可

    ★1~18是基础字段,可对【移动端显示】/【成员自行修改】设置,但不可更改/删除/排序;19以后为自定义字段,可对此进行文字个性化编辑和选择合适的字段类型

  • 设置部门负责人

    1.单个部门负责人设置

    2.批量设置部门负责人

    点击「点此下载《部门负责人批量导入模板》」按钮,参照填写说明在表格里将对应字段信息,点击「选择文件」按钮选择编辑好的Excel文档,点击「批量导入」即可导入部门负责人(文件大小不能超过10M)

    ★部门Id和负责人账号不能为空

  • 设置成员手写签名图片

    用于流程审批时,系统自动调用图片作为手写签名图片

  • 导出通讯录

    登录企微管理后台,选择【通讯录】,点击「导出」按钮即可导出企业所有成员(如需导出某个部门的成员,可先在左边点击该部门,待该部门成员显示出来,点击「导出」按钮即可),导出的数据需要到【设置】-【导出报表管理】下载(导出状态为成功才能下载)

  • 邀请外部成员

    通讯录外部成员邀请功能,外部成员可直接加入至企业微信通讯录中

    操作步骤:

    1.管理员在管理后台-通讯录-人员邀请,进行「邀请设置」,可设置「新增成员时通知对象」,外部成员填写邀请单后自动发送至指定人员,指定人员可以查看、修改、审批外部成员的信息



    2.外部成员填写、提交人员信息

    3.管理员在管理后台查阅、批量审核外部成员数据。如设置无需审核,则外部成员直接关注即可

    4.若在邀请设置里设置了新增成员时通知对象,外部成员填写邀请单后自动发送至指定人员,指定人员可以查看、修改、审批外部成员的信息

    「查看所有邀请成员」:可查看邀请的成员列表

    「保存并关闭」:可保存审批人对该成员的修改信息资料

    「不通过」:不通过该成员的申请

    「保存并通过」:审批人员对该成员的资料信息进行修改,并通过该成员的申请

    5.管理员后台审批时也可以修改人员数据信息

  • 标签管理

    支持与企业微信后台标签同步

    温馨提示:

    1.在企微管理后台增加的标签,可以同步到企业微信后台,管理员可以在企微管理后台对该标签进行增删改操作

    2.在企业微信后台增加的标签,可以同步到企微云平台,管理员不能在企微管理后台对该标签进行增删改操作

    1.新增标签

    2.同步标签


    应用前后端选择目标对象支持按标签选人,可根据分类标签快速选择目标人员

  • 职位管理

    将通讯录人员的职位进行分类、统一管理

    ★ 职位分类管理

    温馨提示:请先新增职位类型,再进行新增职位的操作哦~

    可对职位类型进行编辑、删除、禁用操作


    ★ 支持单独新增职位/批量新增职位

    1. 新增职位

    2. 批量新增

    ★ 其他操作

    1. 编辑

    鼠标移动到右侧操作「...」,点击编辑可修改该职位分类描述,注意:职位名称一旦新建则不可修改

    2. 删除

    注:对于某一职位进行删除操作时,该职位下必须无人员才可以删除成功,否则会提示:XX职位下已存在人员,无法删除

    3. 查看职位人员

    可查看某一职位下的所有人员,可对人员名称进行搜索操作也可导出该职位下所有人员信息

  • 通讯录实战大讲堂

    学习更多关于通讯录知识,请戳:《企微大讲堂第九期实录:通讯录深度研究》

通讯录-微信端操作指南

  • 通讯录

    1.【显示】:按姓氏首字母分别显示人员,若在后台设置置顶人员,会显示在首位(默认每页显示10人,向上滑动再分页加载)

    2.【搜索】:

    ① 可按部门/姓名/拼音/手机号模糊搜索,输入后点击后方搜索图标即可查询到相关人员(输入部门,显示部门所有成员)

    ② 也可按姓氏首字母快速定位联系人:点击搜索框后方图标,显示26字母,选择目标联系人姓氏首字母后即查询出该姓氏的所有人员

    ③ 对话框输入查询:在输入框输入成员名字,即可弹出相关成员的信息,可进行快速查看

    3.【联系人详细信息】:

    点击联系人,显示手机、组织部门、微信号、岗位、邮箱等信息(根据后台设置显示)

    在“留言”文本框中输入信息,点击「发送留言」按钮,对方即可在企微云平台的通讯录应用收到留言消息(若安装托管企业消息服务,留言会创建两人群聊)

    点击「会话」按钮,可以直接调用企业会话应用进行私聊(若安装托管企业消息服务,留言会创建两人群聊)

    点击「拨打电话」按钮,接拨通对方号码

  • 组织联系人

    显示所有部门,点击相关部门,显示部门所有成员

    温馨提醒:如未显示部门人数,需要管理人员在后台操作通讯录的人员数据(如修改人员部门或新增人员,编辑部门等)

  • 我的资料

    1.【我的资料】:修改我的资料,如地址、邮箱等信息

    2.【常用联系人】:显示所有常用联系人(在使用微信企业号过程中涉及到的负责人及相关人、@人员,系统将默认此成员为常用联系人,在常用联系人列表中默认排在手动设置的常用联系人之后)

    3.【常用群组】:根据需要将小伙伴们设置为常用联系组,遇到任务需要通知他们时,就可以一次@一组人,超级方便!

    点击「新增群组」,输入名称、选择目标组员,点击「立即创建」即可。若勾选“默认为负责人”或“默认为相关人”,则在选择负责人/相关人时后将该组人自动选上

    4.【WEB账号管理】:WEB账号是员工登录网页版企微http://qy.do1.com.cn的个人账号,方便员工在电脑上使用企微应用

    设置好账号密码,点击「保存账号」按钮即可(网页版的账号需唯一,建议用简位简称+姓名拼音。如果忘记密码,可以在此重置密码)

  • 发起聊天

    从一级菜单的【通讯录】或者【组织联系人】进入人员列表页面,点击微信消息聊天的图标,可直接发起聊天

    温馨提醒:具体操作可见《同事群聊指南》

  • 快速选人

    发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】

  • 大量码字

    如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】

  • 快速查看资料及联系

    轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称


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