表单流程(超级表单)

强大的自定义表单设计工具,用于内部数据采集、工作流程审批、客户调研等场景,包含数据采集单、任务单和审批单、外部表单等多种模式,并支持管理后台导出、查询数据明细。

表单流程-管理后台操作指南

  • 设置

  • 类别设置

    「类别设置」:可以进行新增/编辑/删除/搜索操作

    ★已被引用的类型不能删除,需要删除该类型下的数据,才能删除该类型

    「新增类别」:填写名称/排序号/目标用户

    ★按企业自身需要进行分类,比如:公用表单可按业务类型分类,部门专用表单按部门分类

  • 新增表单

    1、「新增」/「表单设置」

    「表单名称」:该表单的名称,只有管理员有修改名称的权限,也是为了方便管理员在管理后台查看该表单下 的明细

    「类别」:表单类别(分组)可在设置进行管理

    「表单类型」:类型成三种,分别如下:

    【普通单】:不带审批功能,适用于问卷投票/活动报名/销售数据上报等普通数据采集场景

    【任务单】:任务单可以由发单人自己发起与关闭,适用于工作分配与跟进的场景

    【审批单】:审批单有强大的审批功能。人员可以在微信端,按照表单的设置进行填写,进行审批/退审/转审操作,可适用于费用报销/文件审批等场景

    【外部表单】:用于收集企业外部的数据,非内部人员也可填单


    2、「表单设计」

    「表单标题」:用户填单时自动生成标题,用户可在微信端编辑

    ★若管理员在后台设计时,没有填写该项,表单标题默认与表单名称一致

    「表单内容」:可用来说明该表单跟填写的注意事项微信端不能在此填写/修改

    「附件」:可对该项表单上传共享的附件

    「设计表单字段」:具体请见下文【设计表单字段简介】,后期会有更多字段哦~可留意我们版本公告


    3、「填单设置」

    「谁可以填单」:设置该表单的目标对象,可设置[提交/编辑表单后发送消息通知]

    「负责人」:启用该项,提单人可以自由选择/默认设置的负责人

    ★该项只适用于【自由流程】

    「相关人」:启用该项,提单人可以自由选择/默认设置相关人

    可设置提单时/该单结束后是否需要【通知相关人】

    「记录审批修改轨迹」:启用该项,可查看表单原始记录和修改轨迹

    「有效时间」:可选择该表单的填写有效时间

    【时效提醒】:可以选择表单开始/结束前的提醒时间

    【定时提醒】:可自定义设置提醒时间/重复提醒/提醒内容

    「表单数量」:可设置表单的总份数/每人提交次数

    「填写限制」:可以设置相关限制


     

    4、「流程设定」

    「流程类型」:可设置该表单使用【自由流程】/【固定流程】

    ★该项只适用于表单为【审批单】类型

    「自由流程」:提单人可以自由/默认选择审批人

    「固定流程」:提单人只能根据后台设置的流程进行表单审批流转

    【操作权限】:选择好相关节点,可设置该节点对表单具体字段的可编辑/可见操作

      [可编辑]:设置该节点人员对该字段是否可进行填写编辑操作

      [可见]:设置该节点人员对该字段是否可以在微信端可以看到该字段

    【节点属性】:可查看该节点的具体属性设置。若要修改,请到【设置中心-流程管理】里面进行修改

    【流程属性】:可查看该固定流程的具体属性设置。若要修改,请到【设置中心-流程管理】里面进行修改

  • 导入表单

    方便管理员快速设计字段,同时也将数据信息导入系统

    1.管理员上传已设计好的Excel文档

    2.设置表单信息

    3.设置字段

    4.导入数据

    5.查看字段

    6.查看明细数据

  • 记录审批修改轨迹

    管理员在表单的填单设置开启「记录审批修改轨迹」

    审批人修改字段,并审批表单。审批后,可在表单字段上看到已记录的审批修改轨迹

  • 设计表单字段简介

    ★把鼠标移到各字段的“?”位置即可了解各字段的适用情况,点击某个字段,在右边编辑字段的属性

    【单行文字】:适用于填写简短的文字

    【多行文字】:适用于填写大段的文字

    【单项选择】:适用于在几个选项里选其一

    【多项选择】:适用于在几个选项里选多个

    【下拉框】:适用于在非常多的选项里选择一个

    【数字】:适用于填写数字

    【邮箱】:适用于填写电子邮箱

    【电话】:适用于填写全球的电话/手机号等

    【手机】:适用于填写中国大陆境内的手机号码

    【日期】:适用于选择特定日期

    【时间】:适用于填写具体时间,可精确到秒

    【日期时间】:适用于选择特定日期及时间

    【评分】:适用于表达喜爱程度/评分等级

    【微信扫码】:利用相机获取二维码信息

    【说明项】:在表格中一些说明性信息

    【分节】:适用于将整个表单分割成几段

    【附件】:适用于上传附件

    【两级下拉框】:适用于展示两级联动,如一级选择了饮料,二级只能选择可乐/雪碧

    选项规则:第一级选项不在前面加符号;第二级选项加减号“-”后列在它们对应的一级选项后

    Tips:选项前实现加减号的两种快速实现法:

    1.Excel法新增一列,输入:'-号(注意前面有单引号,图①),然后COPY此列与二级选项值到记事本中(图②),将空格全部替换掉即可(图③)

    2.UltraEdit列模式直接替换法,打开UltraEdit文本编辑器,点击“列模式”(图④),选中所有行的第一列,直接输入-(图⑤)

    【图片】选择“图片”控件,在微信端可上传图片

    【计算式】:选择“计算式”表单字段,在公式输入框填写 [数字] 类型的表单字段的标题加运算符,运算符支持+-*/(),计算式中可以使用数字常量。例如:物资总额=物资数量*物资单价-100,员工在微信端填写表单时,“计算式”表单字段将自动计算获得结果

    【地理位置】:用来收集填单人的地理位置;【微信扫码】条形码/二维码在物流仓储、产品溯源、档案管理、会议/巡店签到等领域应用广泛,通过扫码条形码/二维码可迅速获取相关信息

    【省市区】:选择“省市区”控件,在微信端可直接选择省市区,无需手动输入;

    【日期时间】在同一个字段显示日期跟时间

    【子表单】:适合需要多次录入的表单,点击右边添加字段,输入子表单的标题,点击「添加子字段」,选择合适的子字段类型,如“单行文字”,点击「单行文字」,输入子表单字段的信息即可,如“物资名称”,点击「完成」即可

    使用场景:物资申请、产品销售统计、选修课申请、门店巡检、采购订单等

    【统计】:用于子表单的数字字段值的统计



    关联字段

    【移动CRM】:增加「客户名称」关联字段,提单人可以根据管理员后台的设置「客户范围」来选择关联移动CRM的客户

    温馨提示:客户范围,可以设置「全部/仅自己创建的/仅自己负责的/仅自己相关的」客户 场景:适用于客户采购订单、发货单等

    【通讯录用户】:增加「通讯录用户」关联字段,提单人可以选择通讯录人员

    【部门】:增加「部门」关联字段,提单人可以通讯录部门

  • 管理表单

    选择相关的超级表单,鼠标移到右边的【操作】,即可对该超级表单进行「预览」「复制」「表单授权」「填写情况」「编辑」「删除」或者「禁用」操作

    「表单授权」:将表单授权给分管理员,分管理员登录后台可管理该表单

    「表单明细」:查看表单的数据明细

    「禁用」:禁用该表单

    「预览」:预览该超级表单

    「编辑」:编辑该表单内容,表单的字段增加或减少,当前版本会发生变化,在原先版本的基础上加1(修改其他内容则不发生变化)

    、「复制」:复制该超级表单,可自由选择复制成内部表单还是外部表单

    「删除」:删除该表单

    「填写情况」:查看表单的填写情况

    1.点击「已填人员」可查看已填人员的姓名、账号、填写次数、填写时间等信息,点击「导出填写数据」导出相关填写数据;点击「填写次数具体数字」可查看该人填写表单数据明细

    2.点击「未填人员」可查看未填人员的姓名、账号、手机号码等信息,点击「提醒通知」一键提醒未填人员进行填写,点击「导出未填写数据」导出相关未填写数据

  • 搜索超级表单

    1.快速搜索:在搜索框输入表单名称即可搜索到该超级表单

    2.高级搜索:点击右边的高级搜索,可根据表单名称、创建人、类别、类型等查询到相关的超级表单

  • 删除超级表单

    勾选待删除的超级表单,点击「删除」按钮,可将超级表单进行删除,删除表单前需要删除表单的明细数据

    • 导入表单明细数据

      管理员收集好数据信息,导入系统,人员可在应用端查看数据信息

      适用场景:销售人员每天都需要针对不同的门店,填写同一份类型表单

      1. 进入表单明细页面,点击「导入明细」,按照提示下载/填写好模板,上传模板,进行导入操作

      2. 导入成功,后台自动生成数据

      3. 人员在应用端打开该条数据表单详情

    • 查看/导出表单明细数据

      1.点击明细数据的数字,进入表单填写详情页面,点击「导出统计表单」即可导出表单填写的统计情况,点击「导出详情表单」即可导出表单所有的详细情况,点击「导出当前明细」即可导出当前页面样式相同的表单数据(当前版本的显示列)

      ★可修改版本号及显示/隐藏列,可更加直观显示表单明细数据

      ★如需导出部分数据,需要先使用快速搜索或高级搜索把需要导出的数据搜索出来,再点击导出按钮

      2.选择相关的数据,点击「详情」「删除」按钮即可对该表单进行查看「详情」「删除」操作

    • 统计报表

      数据明细增加「数据统计」功能,管理员可直观字段填写情况,便捷地分析数据

      对【单项选择】等字段,可查看【表格\柱形图\饼图\隐藏零数据】的统计报表;对【数字】等字段,可查看【表格\求和\平均值\最大值\最小值】的统计展示

    • 新增外部表单

      ★外部表单可分享至企业号外网,应用场景:活动预约报名、意见收集反馈、在线收集订单等

      点击「新增」按钮,选择「外部表单」类型

      进入表单编辑页面,可以将表单进行二维码/复制网址的方式分享给外部人员填写

      「填单设置」

      「关联流程」:启用该项,外部表单设置关联流程。外部用户提单后通知到通知对象,通知对象作为该单提单人,提交表单,就转为内部审批流程

      「提单后提醒」:启用该项,用户提单后会通知已选择的人员,他们可通过微信端【超级表单>我的外部单】查看数据内容

      「表单结果查询」:启用该项,用户提单后可以查看已填写的内容,可以选择是否允许查看内部人员的评论内容

      「记录审批修改轨迹」:记录字段审批修改轨迹

      「有效时间」:可选择该表单的填写有效时间

      「表单总份数」:可设置表单的总份数

      「填写限制」:可以设置相关限制

    • 外部表单转内部流程

      外部表单设置关联流程。外部用户提单后通知到通知对象,通知对象作为该单提单人,提交表单,就转为内部审批流程

      操作步骤:

      1.登录管理后台,对外部表单设置进行开启「关联流程」

      2.进入「流程设置」,选择「固定流程」或者「分支流程」

      3.通知对象收到外部表单后,可以编辑并提交表单,转内部流程处理

    • 一键生成小程序

      具体操作流程:

      1.用户在微信公众平台注册小程序开发账号,并认证:

      https://mp.weixin.qq.com/wxopen/waregister?action=step1

      2.在企微云平台超级表单一键生成小程序

      登录企微管理后台,新建外部表单,点击「生成小程序」功能菜单,生成并下载小程序压缩包

      3.下载微信开发者工具并导入企微小程序代码包

      4.上传小程序代码体验并申请审核发布

      嘘~小编我偷偷给大家瞄瞄小程序的页面哈~

    • 模板中心

      1.点击「模板中心」即可查看到企微用户分享出来的超级表单模板,可按照使用次数、点赞数排序查看

      2.点击「☆」可收藏该表单,收藏后可在【我收藏的】中查看(自己发布的表单可以点击「分享模板」按钮分享到模板中心,可在【我提交的】中查看)

      3.选择模板中心相关的表单,鼠标移到右边的【操作】,即可对该超级表单进行「预览」「使用」操作

    • 任务单/普通单重新提交

      开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,则用户在微信端可以再次修改提交已提交的表单,若按钮没有打开则任务单不可再次修改提交

    • 自定义设置打印格式

      企业可以自行选择设计需要打印的字段、格式,让纸质表单更灵活更简单

      1.管理员自定义设置打印单格式

      2.预览表单明细打印效果

表单流程-微信端操作指南

  • 填写表单

    管理员后台编辑表单模板,发布表单,员工微信端将收到填写表单的通知,员工点击消息通知进行表单填写,也可点击【填写表单】选择表单进行表单填写

  • 表单重新提交

    1.当管理后台选择了表单类型为审批单,员工在审批人审批自己提交的表单前,点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

    2.当管理后台选择了表单类型为任务单,并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,允许任务单可以重新提交,负责人可以在表单结束前,点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

    3.当管理后台选择了表单类型为普通单,并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,允许普通单可以重新提交,提单人可以点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

  • 表单审批

    1.当管理后台选择了表单类型为审批单,并且选择自由流程,表单的审批人可对表单进行审批,点击「退审」、「同意并结束」、「同意并转审」等按钮,并在弹出的文本框输入审批意见即可(同意并结束请见图① 同意并转审请见图② 退审请见图③)

    ★当表单存在多个审批人,审批页面会有「同意」按钮,当所有审批人都同意后,该表单结束(若只需其中一个审批人审批该单,直接点击「同意并结束」按钮)

    2.当管理后台选择了表单类型为审批单,并且选择固定流程,表单的审批人可对表单进行审批,点击「退审」或「审批」并在弹出的文本框输入审批意见即可,点击「审批」后表单会流转到固定流程的下一个审批人(退审请见图① 审批请见图②)

  • 我的表单

    【我的表单】是主页型展示页面,可以一目了然自己相关表单的情况,以便更好地处理表单

  • 相关表单

    点击底部菜单中的【相关表单】即可按照「待办表单」「普通单」「任务单」「审批单」等类别查询到表单,相关表单包括自己为负责人、审批人、相关人或是有人@你的表单都会出现在相关表单中,点击相应表单可查看详情

  • 评论及删除功能

    1.员工提交表单后,负责人、审批人、相关人阅读后将在评论显示【已阅】标识,查看评论时可点击「只看评论」按钮,把【已阅】标识隐藏

    2.负责人、审批人、相关人都可对该表单进行评论,评论字符数600个字符内(自己发表的评论在30分钟可删除)

    3.勾选需要删除的表单,即可对自己发起的表单进行删除操作

    (当该表单已被审批或者评论则不允许删除,弹出友好提示)

    (在管理后台设置表单时勾选「禁止用户删除所填写的表单」按钮则不允许删除该表单)

  • @功能

    当超级表单需要提醒或告知其他人员参与时,可在评论中使用@功能,详情请见:【企微@功能】

  • 快速选人

    发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】

  • 大量码字

    如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】

  • 快速查看资料及联系

    轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称


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