表单流程(超级表单)

拥有强大的自定义表单设计工具,并配置工作流程,通过流程智能流转,打通各个业务场景中的审批、协作环节,包含数据采集单、任务单和审批单、外部表单等多种模式,并支持管理后台导出、查询数据明细,高效的处理企业内外部工作、数据,提升工作效率。

1、教你一分钟快速设计表单

2、表单分组与设置

  • 表单分组

    企业可以通过设置表单分组,按照企业自身的业务需求合理的为不同表单进行清晰的分类

    如:公用表单可按业务类型分类,部门专用表单按部门分类

    可以对「表单类别」进行新增/编辑/搜索/删除操作

    ★ 已被引用的类型不能删除,需要删除该类型下的数据,才能删除该类型

  • 设置

    ★ 开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,则用户在微信端可以再次修改提交已提交的表单,若按钮没有打开则任务单不可再次修改提交

3、新增表单

  • 创建空白表单

    即创建一张空白的表单,根据自己的需要添加字段(以制作一个新员工自我介绍表为例)

  • 从模板中选择

    1. 跳转至「表单模板中心」,即可查看到企微用户分享出来的表单流程模板,可按照使用次数、点赞数排序查看

    2. 点击「★」可收藏该表单,收藏后可在「我收藏的」中查看(自己发布的表单可以点击「分享模板」按钮分享到模板中心,可在【我提交的】中查看)

    3. 选择模板中心相关的表单,鼠标移到右边的「操作」,即可对该表单进行「预览」、「创建」操作

  • 从excel创建表单

    方便管理员快速设计字段,同时也将数据信息导入系统

    1.管理员上传已设计好的Excel文档

    2.设置表单信息

    3.设置字段

    4.导入数据

    5.查看字段

    6.查看明细数据

4、表单设置

  • 表单名称 / 分组 / 表单类型

    表单分为四种类型,分别是普通单、任务单、审批单、外部单

    普通单:适用于问卷、报名、数据上报等普通数据采集场景

    任务单:填单人/负责人可关闭表单,适用于有时间限定的场景

    审批单:负责人可对表单进行流转审批、退审、转审等,适用于需要审批的工作流场景

    外部单:适用于收集企业外部的数据,非通讯录内部人员也可填单

    ★ 若需新增/修改分组,请到【审批-表单流程-表单分组】处编辑

5、表单设计

  • 表单标题:支持根据字段自动生成

    表单标题支持根据表单字段内容自动生成,无须手动编辑,适合用于合同单、订货单等场景,用户亦可在应用端编辑

    若管理员在后台设计时,没有填写该项,表单标题默认与表单名称一致

  • 表单内容/附件/设计表单字段

    表单内容:可用来说明该表单填写的注意事项等信息(文字、图片、超链接等),建议您可以在 HTML 5编辑器中设计好内容后,直接复制粘贴到这里哦,界面更漂亮! 注意:用户不可在应用端编辑表单内容

    附件:可对该项表单上传共享的附件

    设计表单字段:具体介绍请见下文【9、表单字段控件】,后期会有更多字段哦~可留意我们版本公告

6、填单设置

 

  • 负责人

    负责人是指可在节点接收数据并进行处理的人

    该项只适用于审批单的「自由流程」
    启用该项,提单人可以自由选择/默认设置负责人

  • 相关人

    相关人是指可在节点接收数据但不能进行任何处理的人

    启用该项,提单人可以自由选择/默认设置相关人,可设置提单时/该单结束后是否需要通知相关人

  • 记录审批修改轨迹

    启用该项,可查看表单原始记录和修改轨迹

    管理员在表单的填单设置开启「记录审批修改轨迹」

    审批人修改字段,并审批表单。审批后,可在表单字段上看到已记录的审批修改轨迹

  • 微信端明细下载

    表单的明细数据在微信端支持批量下载,无需使用电脑,在微信即可随时随地查看表单填写情况

  • 外部单转内部流程

    外部表单设置关联流程。外部用户提单后通知到通知对象,通知对象作为该单提单人,提交表单,就转为内部审批流程

    操作步骤:

    1.登录管理后台,对外部表单设置进行开启「关联流程」

    2.进入「流程设置」,选择「固定流程」或者「分支流程」

    3.通知对象收到外部表单后,可以编辑并提交表单,转内部流程处理

  • 外部可见字段设置

    可控制部分字段外部人员无法查看,仅供内部员工查看

    解决售后报修、求职简历、作品评选等外部转内部审批流程时,内部人员填写反馈记录等不适合对外公布的场景
    1. 填单设置可勾选外部不可见字段

    2. 应用端使用界面

  • 外部单锁定功能

    开启锁定后,在表单有效期间,任何人都不能对表单进行编辑、查看表单明细数据等操作

    可用于投标报价、评奖评选等场景,避免在开标/开奖前提前泄露数据,确保过程公平公正

    1.在填单设置启用「表单锁定」功能

    2.启用后,在表单有效期间将无法查看表单明细

  • 有效时间、时效/定时提醒

    「有效时间」:可选择该表单的填写有效时间

    「时效提醒」:可以选择表单开始/结束前的提醒时间

    「定时提醒」:可自定义设置提醒时间/重复提醒/提醒内容

  • 表单数量/填写限制/转发控制/数据接口

    「表单数量」:可设置表单的总份数/每人提交次数

    「填写限制」:可以设置相关限制

    「转发控制」:若设置不允许@人转发后,表单提交后,在详情页可以@已有的负责人和相关人,但不可以转发到外部

7、流程设定

  • 流程类型

    ★ 该项只适用于表单为「审批单」类型

    可设置该表单使用「自由流程」/「固定流程」/「分支流程」

  • 自由流程

    提单人可以自由/默认选择审批人

  • 固定流程:标准化的审批/工作流

    提单人只能根据后台设置的标准化流程进行表单审批流转

    了解更多固定流程小技能,请前往进阶技巧-固定流程

  • 分支流程:根据条件流转审批

    可根据后台设置的条件,系统自动判断该流转到哪个节点的标准化审批/工作流程

    了解更多分支流程小技能,请前往进阶技巧-分支流程

  • 人员控件:支持指定动态处理人

    流程节点的处理人支持「人员控件」,可调用表单中的「通讯录成员」字段。

    通过人员控件,提单人/审批人可动态指定流程节点的处理人,管理员也无需预先在后台录入大量的备选处理人以及无效节点,可更灵活的应用在审批人员不固定的审批场景

    场景:
    以采购物资单为例,提单人提单时需指定具体的采购人员采购物资
    1. 添加「通讯录成员」字段为「安排采购员」
    2.「采购员」节点处理人选择人员控件「安排采购员」
    3. 应用端展示
    提单人在「安排采购员」字段中选择的人员,将作为「采购员」的节点处理人
  • 操作权限

    选择好相关节点,可设置该节点对表单具体字段的可编辑/可见操作

  • 节点属性

    可查看该节点的具体属性设置。若是固定流程需要修改,请到【审批-固定流程管理】里面进行修改

  • 流程属性

    可查看/编辑该流程的具体属性设置。若是固定流程要修改,请到【审批-固定流程管理】里面进行修改

8、管理表单

  • 导入表单明细数据:支持导入同时发起流程/任务

    基础功能:

    管理员收集好数据信息,导入系统存档,人员可在应用端查看数据信息

    进阶功能:

    支持导入明细同时发起流程/任务

    可用于审批单(批量发起审批流程),任务单(批量发起任务),直接导入数据的同时发起审批流程或发布任务,无需逐一提单,更加方便快捷

  • 查看/批量导出表单明细数据

    点击【明细数据】数字进入明细数据详情页面

    1.「导出当前明细」:导出当前页面样式相同的表单数据(当前版本的显示列)

    2.「导出基础明细」:包含提单信息、字段信息,可用于统计

    3.「导出所有明细」:包含提单信息、审批信息评论信息等所有内容

    4.「导出附件/图片」:导出已选择明细数据中的附件与图片

    点击明细数据的数字,进入表单填写详情页面

    ★可修改版本号及显示/隐藏列,可更加直观显示表单明细数据

    ★如需导出部分数据,需要先使用快速搜索或高级搜索把需要导出的数据搜索出来,再点击导出按钮

    2.选择相关的数据,点击「自定义打印」「详情」「删除」按钮即可对该表单进行查看「自定义打印」「详情」「删除」操作

  • 删除/搜索表单

    1.快速搜索:在搜索框输入表单名称即可搜索到该表单

    2.高级搜索:点击右边的高级搜索,可根据表单名称、创建人、类别、类型等查询到相关的表单;也可根据「数据来源」条件,来导出数据源不同的表单数据

    3.批量删除:勾选待删除的表单,点击「删除」按钮,可将表单进行批量删除,删除表单前需要删除表单的所有明细数据

  • 图形统计报表

    数据明细增加「数据统计」功能,管理员可直观字段填写情况,便捷地分析数据

    对【单项选择】等字段,可查看【表格/柱形图/饼图/隐藏零数据】的统计报表;对【数字】等字段,可查看【表格/求和/平均值/最大值/最小值】的统计展示

  • 自定义打印设置

    企业可以自行选择设计需要打印的字段、格式,让纸质表单更灵活更简单

    1.管理员自定义设置打印单格式

    2.预览表单明细打印效果

  • 一键生成小程序

    具体操作流程:

    1.用户在微信公众平台注册小程序开发账号,并认证:

    https://mp.weixin.qq.com/wxopen/waregister?action=step1

    2.在企微云平台表单流程一键生成小程序

    登录企微管理后台,新建外部表单,点击「生成小程序」功能菜单,生成并下载小程序压缩包

    3.下载微信开发者工具并导入企微小程序代码包

    4.上传小程序代码体验并申请审核发布

    嘘~小编我偷偷给大家瞄瞄小程序的页面哈~

9、表单字段控件

  • 字段基础说明

    ★ 点击「添加新字段」按钮,把鼠标移到各字段的「?」位置即可了解各字段的适用情况,点击某个字段,在右边界面可编辑字段的属性

    1.复制/删除

    2.切换字段类型

    3.校验

    指字段的校验,可设置是否必填、是否只读项等。字段不同,校验的项目也会有出入,大部分字段都通用的校验项目和特殊字段里的校验项目,我们会在下面一一为您介绍。

    单/多行文字:限制填写字数

    为了尽量避免收集到随意填写的无效信息,您可以为单行文字和多行文字限定最多/少填写的字数

    单行文字:填写身份证

    15位数字/17位数字 + x(大小写不限制)/18位数字

    数字:限制填写的最大/小值

    比如限制参与某问卷调查的人年龄区间为 25-35 岁

    数字/计算式/统计:金额大写

    针对填写金额的情景,方便财务人员存档

    单项/多项选择:选项的布局方式

    布局方式可选择一行一列/一行两列/一行三列,以节省空间或者出于排版考虑

    多项选择/CRM客户/通讯录成员/部门/表单关联:限制选择的项数

    可要求提单人最多/少选择几项

    日期:设置日期区间

    设置了起始日期和结束日期后,提单人只能填写这个区间之间的日期

  • 普通字段

    1、单行文字和多行文字

    通常我们使用单行文字让用户填写较简短的文本信息,比如:班级、学校、身份证号码;

    用多行文字让用户填写较长篇幅的信息,比如:建议、反馈详情、备注等

    两者只有填写框大小的区别。你可以设定必填、限定填写范围、字符数量等,并为用户缓存所填内容,方便下次填写

    2、单项选择、多项选择和下拉框

    添加选项让用户进行选择。您可以「批量编辑」所有选项,您也可以为每个选项设定名额。每次有人选择,就会占用1个名额,直至名额用完

    ★ 单/多项选择字段可限定选择的项数

    ★ 选项可以批量编辑

    3、两级下拉框

    适用于展示两级联动,如一级选择了「饮料」,二级只能选择「可乐/雪碧」

    选项规则:第一级选项不在前面加符号;第二级选项前加减号“-” 并列在它们对应的一级选项后

    4、微信扫码

    条形码/二维码在物流仓储、产品溯源、档案管理、会议/巡店签到等领域应用广泛,通过扫码条形码/二维码可迅速获取相关信息

    5、分节

    分节通常用于对下文做出说明、解释;或者将表单分成不同的部分,使得结构更加清晰

    6、评分

    想了解用户对你的产品或服务的评价吗?评分字段就可以帮上忙了,目前最高支持 10 分,两种图案可选,评价瞬间变得轻松可爱呢

    7、计算式

    计算式的灵活应用,对于表单数据收集可以减少很多人为错误

    如:物资总额=物资数量*物资单价-100。那么在物资数量、物资单价(注意是要数字类型字段)输入之后,物资总价就能根据公式自动计算出来,避免手工计算出错

    8、子表单和统计

    「子表单」:适用于录入数据的格式一定但次数不定的情况

    「统计」:用于子表单的数字字段值的统计

    使用场景:物资申请、产品销售统计、选修课申请、门店巡检、采购订单等

    应用举例:

    有一张物资申请表,其中物资明细有「物资名称」、「物资颜色」、「物资数量」,员工可以发起多个不同种类的物资申请,最后对「总物资数量」进行统计汇总。

    (1) 添加子表单控件,标题为「物资明细」,设置允许填写最少/最多子表单个数

    (2)根据需求添加子表单的子字段:「物资名称」、「物资颜色」、「物资数量」,注意物资数量要选择数字字段,否则无法进行后续统计操作

    (3)添加统计字段,标题为「物资申请总量」,统计方式为「和」,选择需要统计的“子表单”数字字段为「物资明细」「物资数量」

  • 关联字段 - CRM客户

    适用场景:适用于客户采购订单、发货单等

    添加「客户名称」关联字段,并选择所需要导出的字段信息,提单人在微信端可以选择关联移动CRM的客户

    数据范围可以设置「全部/仅自己创建的/仅自己负责的/仅自己相关的」

    校验可设置最多选X项/必填

  • 关联字段 - 通讯录成员


    适用场景:适用于针对单位内部的活动报名单、出差申请单等

    添加「通讯录用户」关联字段,选择所需要导出的字段信息,提单人在微信端可以选择通讯录人员

    校验可设置最多选X项/必填

  • 关联字段 - 部门


    适用场景:适用于针对单位各部门的活动报名单、出差申请单等

    添加「部门」关联字段,选择所需要导出的字段信息,提单人在应用端可以选择通讯录部门

    校验可设置最多选X项/必填

  • 关联字段 - 表单关联:表单间的数据引用


    添加内部表单关联字段,提单人可直接引用其他表单的数据;

    简单来说,它可以将表单 A 中的数据作为表单 B 中的选项,方便重复信息的录入

    场景演示:

    线上/线下活动报名,用户报名活动和活动提问收集/反馈意见/有奖问答等环节造成信息的重复录入,可通过表单关联的形式让用户直接选择自己之前录入的信息即可,无需重复输入

    解决办法:

    1.创建表单A「活动报名表」,用来收集报名人员的基本信息,例如姓名、联系电话、年龄、身份证号码等

    2.活动结束后,如需检测活动效果,策划有奖问答环节,创建表单B「有奖问答」,除了回答问题以外,还需要用户填写自己的个人信息。这部分我们可直接通过「姓名」字段关联到表单 A「活动报名表」。填表人填写时,选择自己的姓名即可,无需填写手机等基本信息

  • 关联字段 - 数据源:直接调用外部系统数据


    可直接调用外部系统数据,并支持外部系统数据的动态变化,无需多个系统之间人工摆渡数据,可用于采购申请单等需要动态选择产品名称的场景

    1. 后台配置数据源地址、字段相关内容

    2. 应用端界面

     

10、表单流程应用端操作指南

  • 填写内部表单

    管理员后台编辑表单模板,发布表单后,员工在应用端将收到填写表单的通知,点击消息通知进行表单填写
    也可通过点击【填写表单 - 选择对应表单】进行表单填写

  • 填写外部表单

    管理员后台编辑表单模板,发布表单后将生成分享链接/二维码

    提单人通过扫描二维码/复制链接到浏览器上,填写表单内容完毕后,点击「立即提交」即可

    小技巧: 若要跟进表单的处理结果,可「收藏」结果页面或点击「将页面发送至邮箱」哦~
  • 表单重新编辑

    1.当管理后台选择了表单类型为审批单,员工在审批人审批自己提交的表单前,点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

    2.当管理后台选择了表单类型为任务单,并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,允许任务单可以重新提交,负责人可以在表单结束前,点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

    3.当管理后台选择了表单类型为普通单,并且开启「允许普通单/任务单的负责人重新提交表单」按钮,允许普通单可以重新提交,提单人可以点击「重新提交」可重新编辑后提交该表单

  • 表单审批

    1.当管理后台选择了表单类型为审批单,并且选择自由流程,表单的审批人可对表单进行审批,点击「退审」、「同意并结束」、「同意并转审」等按钮,并在弹出的文本框输入审批意见即可

    ★当表单存在多个审批人,审批页面会有「同意」按钮,当所有审批人都同意后,该表单才能结束(若只需要其中一个审批人审批该单,可直接点击「同意并结束」按钮)

    2.当管理后台选择了表单类型为审批单,并且选择固定流程,表单的审批人可对表单进行审批,点击「退审」或「审批」并在弹出的文本框输入审批意见即可,点击「审批」后表单会流转到固定流程的下一个审批人

  • 我的表单

    可分别查询「已提交的」、「相关表单」、「我的外部单」的表单明细信息
    「已提交的」:查看本人提交的所有表单明细情况
    相关表单」:查看所有与本人相关(本人为负责人/相关人的情况)的内部表单明细情况
    我的外部单」:
    查看所有与本人相关(本人为负责人/相关人的情况)的外部表单明细情况

  • 评论及删除功能

    1.员工提交表单后,负责人、审批人、相关人阅读后将在评论显示【已阅】标识,查看评论时可点击「只看评论」按钮,把【已阅】标识隐藏

    2.负责人、审批人、相关人都可对该表单进行评论,评论字符数600个字符内(自己发表的评论在30分钟可删除)

    3.勾选需要删除的表单,即可对自己发起的表单进行删除操作

    (当该表单已被审批或者评论则不允许删除,弹出友好提示)

    (在管理后台设置表单时勾选「禁止用户删除所填写的表单」按钮则不允许删除该表单)

  • 进阶小技巧

    1、@人功能
    当超级表单需要提醒或告知其他人员参与时,可在评论中使用@功能,详情请见:【企微@功能】
    2、快速选人
    发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】
    3、大量码字
    如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】
    4、快速查看资料及联系
    轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称


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