会议助手

通过微信实现会议室查询、会议室预定、一键通知开会、扫码或摇一摇签到、上传会议纪要等事件。组织会议从未如此简单便捷。

会议助手-管理后台操作指南

  • 使用流程

  • 设置

  • 签到时记录地理位置/启用二维码签到功能

    1、「签到时记录地理位置」:会议签到时,进行地址定位并生成记录

    当参会人在微信端 - 手机端,打开该会议详情,点击「扫描签到」按钮,扫描二维码成功后,系统会进行地址定位,并显示在「回复」栏目中

    2、「启用二维码签到功能」:开启后,发起新会议时可以选择「二维码签到功能」

    该二维码显示:填写申请该会议者

    ★二维码:1、可以点击放大

                    2、(IOS手机)可以另保存为图片,方便打印出来,粘贴在会场

                    3、(安卓手机)可以点击二维码,放大后,手机截图保存,方便打印出来,粘贴在会场

    ★发起会议者签到小技巧如下图:

  • 启用摇一摇签到

    企微管理后台:开启「启用摇一摇签到」功能

    参会人在会场前摇一摇,成功签到

    发起人操作:发起会议时,需要开启「只允许摇一摇签到」

    参会人操作:

    「发现」-「摇一摇」:

    1、手机开启「蓝牙」

    2、「摇一摇」页面出现「周边」

    若有疑问,请先查看《企业号摇一摇为何摇不出页面》

    管理员后台配置:

    1、先将「微信智能考勤轮」设备配置到所属企业号,具体详情请见:《企业号如何快速摇一摇签到考勤》

    2、页面配置到设备:涉及企微管理后台(qy.do1.com.cn)、微信企业号后台(qy.weixin.qq.com)

    操作如下:

    ① 登录企微管理后台qy.do1.com.cn)的会议助手 > 启用摇一摇签到功能 > 会议室设置 > 开启「启用摇一摇签到」>查看详情 > 复制配置地址 

    ★若后台该会议室未显示出摇一摇URL,请返回「设置」页面,打开「启用摇一摇签到」

    ② 前往微信企业号后台qy.weixin.qq.com)的服务中心 >「摇一摇周边」管理后台 > 新增配置页面 > 填写上跳转URL的「配置地址」

  • 会议室设置

    「新增」:可增加会议室

    「删除」:可单条/多条删除

    「启用」/「禁止」:启用后,微信端可以选择该会议室,

    「查看详情」:可查看该会议室相关设置/「微信智能考勤轮」设备配置地址

    ★若后台该会议室未显示出摇一摇的配置地址,请返回设置页面,打开「启用摇一摇签到」

    「编辑」:对该会议室进行修改编辑

  • 发布对象设置/会议时长设置

    1、「发布对象设置」:设置能够发表会议的用户

    2、「会议时长设置」:对会议时长进行设置

  • 导出会议

    导出发起人、参会人等人员等信息

  • 如何快速设置摇一摇签到

    详情请见上文【启用摇一摇签到】

    具体配置请见:《企业号如何快速摇一摇签到考勤》

  • 数字标牌使用

    操作流程:

    1、获取设备ID

    打开数字标牌设备,设备ID会自动显示

    2、企微管理后台 - 会议助手 - 设置 - 会议室设置 - 开启数字标牌设备 - 填写相关信息

    输入数字标牌设备号,按后台要求上传企业宣传图和企业logo,如需多个设备同步显示,则设备号英文状态下的分号分隔,例:1654645646411;1654645646412

    3、数字标牌显示

    发起会议,数字标牌上将会同步显示会议信息

    进一步了解详情,请见:《数字标牌》

  • 会议助手实战大讲堂

    学习更多关于会议助手知识,请戳:《企微大讲堂第七期实录:会议助手实战讲座》

会议助手-微信端操作指南

  • 新建会议

    1、新建会议

    「只允许摇一摇签到」:开启后,参会者只能通过摇一摇的方式进行签到

    ★要有摇一摇设备,该会议室管理并开启了「启用摇一摇签到」按钮

    「已阅即为确认参加」:查看会议即为确认参加该场会议

    「会议服务」:可设置该场会议的会议服务要求、人员等

    2、会议室状态

    ★想了解会议室状态未来的状态,除了通过此方式查看,还可以在「新建会议」的时候,选择好开会时间段,系统会自动识别出该时间段的空闲会议室,让君选择

  • 会议服务

    1、「会议服务」 :可开启会服,让相关会服人员做好该场会议的设备/物品发放等准备工作

    2、「会议要求」:填写该场会议的要求

    3、「会服人员」:选择相关负责人员

    4、「会服人员可查看会议内容/会议纪要」:

    参会人可以查看会服要求/会服人员

    温馨提示:1.「会议服务」按钮,默认关闭

    2.「会服人员可查看会议内容/会议纪要」按钮,默认开启;关闭后,会服人员不能查看会议内容/纪要/图片/附件

  • 我发起的

    1、「草稿」:新建会议时保存为草稿的会议单

    2、「待进行会议」:当前时间里,正在进行和将要进行的会议

    3、「已结束会议」:已过期的会议

  • 会议详情页面操作

    会议详情:所有状态均可在「状态栏」、「回复」中查看

    按图来分成三大板块,接下来请按照板块来了解~~

    板块1、「状态栏」

    「参加」:可查看已确认参加会议的人员情况:「确认参加」、「已签到」、「未签到」

    ★可以对「未签到」的人员进行再次提醒签到

    「请假」&「未反馈」:可查看请假人员、未反馈人员情况

    ★可以对「未反馈」的人员进行再次提醒

    板块2、「添加会议纪要记录人」

    在参会人员中选择会议纪要的记录人

    「修改记录人」:可对当前的人员进行修改

    板块3、「回复」

    「扫码签到」:参会人员点击后,系统自动调用扫描二维码功能,对该场会议的二维码进行扫描,系统会在「回复」中签到并附上地理位置

        「会议签到」:参会人员点击后,系统会在「回复」中签到并附上地理位置

    PS:「扫码签到」&「会议签到」,区别在于申请该会议者是否有开启「二维码签到」)

    ★参会人员可在该场会议开始前30分钟开始签到

    ★填写申请该会议者,可将二维码存进自己手机相册,再点「微信扫一扫」后,选择「从相册中选取二维码」即可签到

    详情请见上文:【签到时记录地理位置】&【启用二维码签到功能】

    「回复」:可进行@人、发表图片、表情操作

    ★被@的人会自动成为该场会议的参会人员

    「回复」-「地理位置」:点击按钮后发送一条评论:地图图标|地理位置

    温馨提示:点击地图图标,显示定位地图

  • 会议开始

    发起者微信端界面显示状态:

    「修改」:可重新修改该场会议的内容

    「结束」:提前结束会议

    「纪要」:可编辑该场会议的会议纪要,见下文【会议纪要】

    「复制」:对该场会议标题、内容进行复制,以便再次申请会议室

    「已取消」:显示该申请单是「取消」状态

  • 大屏幕签到上墙

    管理员: 选择该场会议,点击「操作」-「大屏幕」,点击「二维码」可将二维码放大,方便参会者扫描

    参会者: 使用「微信-扫一扫」,头像签到上墙

    参会者扫描后,头像及时上墙

  • 会议纪要

    ①发起人:可对该纪要进行修改;②参会人:只可查看纪要

    ★点击进入详情,显示当前员工的姓名水印

  • 我参与的

    1.「待进行会议」:即将进行的会议

    2.「已结束会议」:已经结束的会议

    3.「已取消会议」:我取消了我发起的会议

  • @功能

    当会议需要提醒或告知其他人员参与时,可在评论中使用@功能,被@的人员将会成为该场会议的参会人,可见【会议操作】的图示⑤,详情请见:【企微@功能】

  • 来,开始发起摇一摇会议

    【发起人】 – 编写会议-「会议地点:选择前面所设置的会议室」 –「只允许摇一摇签到」-「立即提交」

    【参与人】 – 开会前30分钟到场即可「摇一摇」-「摇到会议图标」– 点击图标 – 签到成功(记录会显示在评论里面)

    ★发起人有「允许手动签到」的权限,开启后,参会人员可以手动签到,签到记录会附上签到时的地理位置

    ★摇一摇前,需要开启蓝牙,在「摇一摇」界面看到「周边」按钮,才能进行摇一摇签到

    ★若有其他情况,不能进行摇一摇操作,可与发起人联系,开启「允许手动签到」,方能手动签到

  • 快速选人

    发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】

  • 大量码字

    如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】

  • 快速查看资料及联系

    轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称

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