会议助手

通过微信实现会议室查询、会议室预定、一键通知开会、扫码或摇一摇签到、上传会议纪要等事件。组织会议从未如此简单便捷。

1、教你一分钟快速上手会议助手

2、管理后台设置

  • 会议室设置

    1、新增会议室


    基本信息:名称、序号、可见范围


    会议室配置:可容纳人数、地址、多媒体/投影仪/是否有智能签到/数字标牌/CVTOUCH设备


    会服人员配置

    2、会议室管理

    「编辑」:对该会议室进行修改编辑

    「详情」:可查看该会议室相关设置/「微信智能考勤轮」设备配置地址

    「启用」/「禁用」:启用后,应用端可以选择该会议室

    「删除」:可删除指定会议室

    ★若后台该会议室未显示出摇一摇的配置地址,请返回设置页面,打开「启用摇一摇签到」

  • 发布会议权限

    「发布对象设置」:设置能够发表会议的用户

  • 会议时长设置

    「会议时长设置」:对会议时长进行设置

  • 数字标牌设备设置

    操作流程:

    1、设置数字标牌默认背景图片、Logo

    2、获取数字标牌设备ID

    打开数字标牌设备,设备ID会自动显示

    3、企微管理后台 - 会议助手 - 设置 - 会议室设置 - 开启数字标牌设备 - 填写相关信息

    输入数字标牌设备号,如需多个设备同步显示,则设备号英文状态下的分号分隔,例:1654645646411;1654645646412

    4、数字标牌显示

    发起会议,数字标牌上将会同步显示会议信息

    进一步了解详情,请见:《数字标牌》

  • 更多设置

    设置具体使用场景请见下文

3、发起会议 - 应用端操作

  • 查看会议室状态

    ★想了解会议室状态未来的状态,除了通过此方式查看,还可以在「新建会议」的时候,选择好开会时间段,系统会自动识别出该时间段的空闲会议室,任君选择

  • 发起普通会议

    「只允许摇一摇签到」:开启后,参会者只能通过摇一摇的方式进行签到

    ★ 要求有摇一摇设备,且该会议室管理并开启了「启用摇一摇签到」按钮

    「已阅即为确认参加」:查看会议即为确认参加该场会议

    「会议服务」:可设置该场会议的会议服务要求、人员等

       目前会议助手支持普通用户发起25人会议、银卡VIP用户发起100人会议、银卡VIP用户发起1000人会议   >>点击了解企微增值服务

    温馨提示:
    1.「会议服务」按钮,默认关闭

    2.「会服人员可查看会议内容/会议纪要」按钮,默认开启;关闭后,会服人员不能查看会议内容/纪要/图片/附件

  • 发起周期会议

    支持发起周期会议,发起一次会议后,系统自动周期循环发起新的会议,并按设置时间提前锁定会议室,解决安排日会、周会、月会的使用场景,减少人工重复发起会议的工作负担

  • 会议室合并使用

    发起会议可同时选择多个会议室,满足视频会议等一次需要预定多个会议室的场景

4、参与会议 - 应用端操作

  • 大屏幕签到上墙

    管理员: 选择该场会议,后台点击「操作」-「大屏幕」,点击「二维码」可将二维码放大,方便参会者扫描

    参会者: 使用「微信-扫一扫」,头像签到上墙

    参会者扫描后,头像及时上墙

  • 请假需要审批

    开启后,参会人员请假需要审批通过后才会加入请假列表

    请假审批人:该会议的发起人


  • 签到时记录地理位置/启用二维码签到功能

    1、「签到时记录地理位置」:会议签到时,进行地址定位并生成记录

    当参会人在微信端 - 手机端,打开该会议详情,点击「扫描签到」按钮,扫描二维码成功后,系统会进行地址定位,并显示在「回复」栏目中

    2、「启用二维码签到功能」:开启后,发起新会议时可以选择「二维码签到功能」

    发起会议人/后台才可以看到签到二维码

    ★二维码:1、可以点击放大

                    2、(IOS手机)可以另保存为图片,方便打印出来,粘贴在会场

                    3、(安卓手机)可以点击二维码,放大后,手机截图保存,方便打印出来,粘贴在会场

  • 会议开始

    发起者应用端界面显示状态:

    「修改」:可重新修改该场会议的内容

    「结束」:提前结束会议

    「纪要」:可编辑该场会议的会议纪要,见下文【会议纪要】

    「复制」:对该场会议标题、内容进行复制,以便再次申请会议室

  • 编辑/查看会议纪要

    会议结束后,会服人员点击会议纪要右侧的「编辑」按钮,即可开始编辑该次会议的纪要内容

    会议纪要发布后,该次会议的发起人和参会人均可查看纪要内容

    另外,可在会议助手首页 - 【我的】- 【会议纪要】入口,查看/回顾与自己相关的所有会议纪要内容

     

  • 会议详情页面

    板块1、「状态栏」

    「参加」:可查看已确认参加会议的人员情况:「确认参加」、「已签到」、「未签到」

    ★ 可以对「未签到」的人员进行提醒签到

    「请假」&「未反馈」:可查看请假人员未反馈人员情况

    ★可以对「未反馈」的人员进行会议提醒

    板块2、「添加会议纪要记录人」

    在参会人员中选择会议纪要的记录人

    「修改记录人」:可对当前的人员进行修改

    板块3、「回复」

    「回复」:可进行@人、发表图片、表情操作

    ★ 被@的人会自动成为该场会议的参会人员

    ② 「回复」-「地理位置」:点击按钮后发送一条评论:地图图标|地理位置

    温馨提示:点击地图图标,显示定位地图

  • 只允许摇一摇签到

    企微管理后台:开启「启用摇一摇签到」功能

    参会人在会场前摇一摇,成功签到

    发起人操作:发起会议时,需要开启「只允许摇一摇签到」

    参会人操作:「发现」-「摇一摇」

    1、手机开启「蓝牙」

    2、「摇一摇」页面出现「周边」

    若有疑问,请先查看《企业号摇一摇为何摇不出页面》

    管理员后台配置:

    1、先将「微信智能考勤轮」设备配置到所属企业号,具体详情请见:《企业号如何快速摇一摇签到考勤》

    2、页面配置到设备:涉及企微管理后台(qy.do1.com.cn)、企业微信后台(work.weixin.qq.com/?from=qyh_redirect

    操作如下:

    ① 登录企微管理后台qy.do1.com.cn)的会议助手 > 启用摇一摇签到功能 > 会议室设置 > 开启「启用摇一摇签到」>查看详情 > 复制配置地址 

    ★若后台该会议室未显示出摇一摇URL,请返回「设置」页面,打开「启用摇一摇签到」

    ② 前往企业微信后台work.weixin.qq.com/?from=qyh_redirect)的服务中心 >「摇一摇周边」管理后台 > 新增配置页面 > 填写上跳转URL的「配置地址」

5、会议管理

  • 导出会议

    导出发起人、参会人等人员等信息

  • 查看、导出会议纪要

    进入会议纪要TAB页面,可查看、管理(搜索、导出、删除)每个会议的会议纪要

  • 搜索/删除会议

    1、快速搜索

    2、高级搜索

    3、删除会议记录

  • 待进行会议

    首页点击「待进行会议入口」,可查看最近自己需要参加的会议列表

  • 我的会议

    1、查看与我相关的会议纪要
    2、查看我提交过的会议申请记录
    3、查看与我相关的会议记录

  • 进阶小技巧

    1、@功能

    当会议需要提醒或告知其他人员参与时,可在评论中使用@功能,被@的人员将会成为该场会议的参会人,可见【会议操作】的图示⑤,详情请见:【企微@功能】

    2、快速选人

    发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】

    3、大量码字

    如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】

    4、快速查看资料及联系方式

    轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称

微信号

微信咨询

在线支持

在线支持

免费体验

快速体验

合作加盟

合作加盟

信息提交成功

扫描二维码关注体验

正在提交中...