费控报销

费控报销应用,通过微信即可快速上报报销明细,领导随时随地审批,提高财务处理效率。优化企业繁琐复杂的报销环节,让公司费用管理有据可查。

1、教你一分钟快速上手费控报销

 

2、后台设置及管理

  • 如何设置报销单标题/控制报销对象/时间?

    1、报销标题模板支持自定义模板,以解决原本默认的主题格式和单位实际要求不一致的痛点,主题设置更灵活 2、报销权限设置 设置可发起报销的用户,无权限的用户有弹窗提示“暂无权限使用报销功能” 3、报销时间限制 设置时间段后报销只能在时间段内提交,如:财务部要求报销时间只能为每月的1-14日 「费用日期限制」:可限制只能报销当月发生的费用,上月发生的费用将不允许提交 4、报销填写说明 设置报销填写规范描述语,在应用端新建报销单显示
  • 如何设置报销流程? (支持自由/固定/分支流程)

    费控报销的审批一共支持三种流转方式,分别是自由流程/固定流程/分支流程 1、自由流程: 如一个出租车自由的行驶轨迹,提单人可以自由选择审批人,由审批人自行选择下一步审批人/结束审批,适合审批较为简单的流程 2、固定流程: 如一个公交车固定的行驶轨迹,可自定义设置一个标准化审批流程,每一步都有固定的审批人去处理您的报销单 a.在【固定流程管理】中建立审批流程、节点及目标对象
    b.接着在这个页面选择【固定流程】并添加具体的流程
    c.添加后,用户通过微信端发起报销单时可选择流程 3、分支流程:最为灵活 如一个纵横交错的地铁行驶轨迹。它能根据后台设置的条件,如报销金额、是否为超额报销单等等,系统将自动判断应该流转到哪个审批节点上,从而减少很多不必要的流转操作
  • 如何设计报销单?(支持收款账号信息/关联出差用车记录/电子发票)

    通过 「报销单字段设置」 控制报销单需要填写的字段信息。 您可以选择启用/必填,不启用的字段,员工将无法在应用端看到 以下是几个重点字段的介绍: 1、「关联出差单」/「关联用车单」:报销差旅相关费用时,可关联查看个人请假出差数据,领导审批更方便快速
    2、「电子发票」:员工获得电子发票后不需要打印出来,直接关联到报销单即可,财务可以直接查看相关票据进行审批
    3、「收款账户信息」:收款账号信息包含“收款单位全称、银行账号、开户银行”三个字段,适用于对公报销或他人代理报销的场景
    4、「发票张数」:方便财务人员核对和审批 5、「费用所属部门」:适用于跨部门统计费用成本归属的场景
  • 如何通过微信支付批量转账?

    流程审批完成后利用微信商户平台转账功能,企业可以通过微信转账方式给员工发报销费用 1.需要开通微信商户支付平台账户,并在企微管理后台完成相关设置 2.进入【费控报销】设置,开启「报销转账设置」功能 3.管理员可对【已审批】的报销单进行「转账」操作 若报销单较多,可以选择批量转账功能 4.转账成功,修改转账状态为“已转账”,并将转账通知发送给报销人
  • 如何自定义打印报销单?

    通过「报销单打印设置」,可按公司实际需求自定义报销单打印的字段信息。设置完后,可点击「预览模版」 【预览模版】 1、打印分享有效时长 超过有效时长后,分享出来的打印页面无法显示具体内容


3、成本中心与费用预算

  • 预算控制的功能价值

    使用预算控制之前 : 部门领导根据直觉来审批报销单,等到部门真正超出预算时才来秋后算账。 前松后紧,无法有效控制预算 使用预算控制之后 : 每个部门制定全年每月的费用预算后,将预算表导入后台。员工每提交一张报销单,都会关联所在部门的实时预算使用情况,部门领导可以根据剩余预算的额度来决定是否批准通过,也可直接在应用端查看实时费用看板和预算使用分析,实现了事前预算、事中控制、事后分析的精细化费用管控 操作步骤: 先建立公司的成本中心架构,再把已制作完成的预算计划分配到不同的成本中心上
  • 什么是成本中心?如何创建成本中心?

    成本中心是企业费用归集的单位,也是一个从财务角度出发的组织架构,一般会以部门/项目作为成本中心 例如下面的成本中心架构图,总公司为一级成本中心,运营部、产品部、广州分公司、项目一期等为二级成本中心,当然下面还有三级成本中心等等 创建成本中心非常简单,填写名称、上级成本中心、负责人、有效期、默认相关人等信息即可 注意: 如果像工程项目这种具有时效性特点的,我们可以给成本中心设置有效期,不在有效期内的成本中心将没有预算可报销。 成本中心负责人可在应用端查看该成本中心的预算看板,实时掌握当前费用的使用情况
  • 如何创建成本中心的预算计划?

    操作步骤: 创建预算计划之前,请先建立公司的成本中心架构,再把已制作完成的预算计划分配到不同的成本中心上   1. 先完成基本设置:预算年份、成本中心归属、预警提醒、超额报销单控制 「预警提醒」:当预算余额剩百分之X时提醒成本中心的负责人 「超额报销单 - 禁止提交」:当该成本中心的预算用完时,此时报销单可自动禁止提交 2. 再导入费用预算表:将预算按照报销一级科目和月份来进行金额的划分 在模板内,我们可设置每一科目在不同月份的预算,如差旅费在2018年度分配到的预算是10万元,则需将10万元差旅预算分配至全年每个月份上。补充完模板所有信息后,导入系统保存后便可以完成整个预算计划的创建
  • 如何查看预算看板?

    注意: 1、必须是成本中心的负责人才能在应用端查看预算看板 2、上级成本中心的负责人默认可以在应用端查看下级的预算看板,不需要手动设置(如广州分公司的负责人在手机可看到下级所有成本中心的预算看板)
  • 常见问题

    1、一个成本中心的预算金额是各个科目各月预算的总和 2、当上级成本中心有预算时,才可以设置下级成本中心的预算(如总公司无预算,运营部将无法设置预算) 3、所有下级成本中心的预算总和不能超过上级成本中心的预算(如总公司预算为100万,运营部、市场部等二级成本中心的预算加起来就必须小于或等于100万 4、最高级成本中心无法编辑有效期,无法删除/停用(如不允许设置总公司的有效期,不允许删除/禁用总公司) 5、上级成本中心的负责人默认可以在应用端查看下级的预算看板,不需要手动设置(如广州分公司的负责人在手机可看到下级所有成本中心的预算看板/ 6、下级成本中心的可用对象需在上级成本中心范围里选择(如广州分公司的运营部可用对象必须在广州分公司的可用范围内选择) 7、下级成本中心的有效期应该在上级成本中心有效期内(如项目1的有效期必须在项目一期的有效期内)

4、科目与费用标准

  • 费用标准的价值体现?

    通常企业报销之中有很多科目的费用都是采取定额标准。企微云费控报销支持针对同一个科目,根据报销人岗位/城市等级的不同,来建立不同的报销额度。 以住宿费这个科目为例 场景一:按员工岗位划分(如普通员工只能申请300元一晚的住宿报销,领导可以申请600元一晚的住宿报销) 场景二:按出差城市等级划分(如同样是普通员工,去北京这种一线城市出差可申请400元一晚的住宿报销,而去长沙这种二线城市出差则只能够申请300元一晚的住宿报销) 若实际发生的费用超过标准时,可自动禁止员工提交报销单,这样就可以有效避免费用超支的现象
  • 如何建立科目?

    企微云的科目支持多级结构,可以通过选择左上方「新增」/「批量新增」按钮来创建一级科目   1. 单独新增 填写科目名称、排序号、科目说明、可使用对象即可 注:不处于使用对象内的人员,将无法在报销时使用该科目 2. 批量新增 科目之间需换行区分;科目名称和科目说明用|分割。 如:通讯费(不用|则该科目没有说明) 用餐费|包括宴请、团建等用餐费用 交通费|包括的士票、火车票、飞机票、船票等出差产生的费用 若希望新增子级科目,鼠标移至上级科目,在弹窗内点击「新增」/「批量新增」来创建子级科目即可
  • 如何建立报销费用标准?

    科目报销费用标准有两种类型:一是标准控制,二是城市控制 1、标准控制 标准控制是控制不同对象在不同时间单位下的报销额度 举个例子,企业的P3级别员工每日住宿费限额为300元,P4级别员工则为400元。 如:在P3级员工标准的编辑页面,填写限额、时间单位、控制对象即可 注意两点:一是时间单位支持日/周/月三种周期;二是如果一个成员存在多个规则中时,以限额最高的规则为准   2. 城市控制 城市控制是在标准控制的基础上,增加根据出差城市的级别进行更精细化的控制 举个例子,同样都是P3级别员工,他们在一线城市(如北京)每日住宿费限额为400元,在二线城市(如长沙)则为300元 如:在P3级员工城市控制标准的编辑页面,填写限额、时间单位、控制对象即可 注意两点:一是时间单位支持日/周/月三种周期;二是如果一个成员存在多个规则中时,以限额最高的规则为准 若需要对于一二线城市的名单进行调整,请移步至【设置 - 城市分级管理】进行相应调整 同样的,可设置超额报销单禁止提交。一旦提交的报销申请超出科目的费用限额,将会自动禁止提交,同时弹出科目超额提醒。如此一来,减少财务人员审核工作量的同时,也能有效避免费用超支的情况

5、应用端操作

  • 如何发起报销单?

    1.「新建报销」填写报销明细,所属项目、科目、金额、选择审批人或固定流程等信息 2.「报销单编号」 3.「添加一条明细」:增加多条报销明细 4.「保存为草稿」则将报销单保存为草稿,「立即提交」即可提交报销单 ★若管理后台报销流程设置为【自由流程】,员工微信端需选择审批人 ★若管理后台报销流程设置为【固定流程】,员工微信端需选择审批流程,报销单将会自动流转审批 ★若管理后台报销流程设置为【分支流程】,报销单将会根据条件自动流转审批
  • 如何关联电子发票?

    温馨提示:适用于企业微信认证的企业号 1、员工在京东/唯品会等平台,将发票添加至【微信卡包】,添加成功后,可在【微信-我-卡包-我的票券】里面找到电子发票 2、填写报销单,选择好关联电子发票,提交即可。财务人员可点击并查看票据
  • 如何审核报销单?

    报销单的负责人审核过程: 「复制」:进行复制该表单 「取消报销单」:进行取消报销单 「重新编辑」:重新编辑,再次提交 1.【固定/分支流程审核-通过过程】:
    2.【固定/分支流程审核-退审过程】: 3.【自由流程审核过程】 审核人审核操作:①【同意并结束】:该节点审核人员同意并结束该报销单 ②【同意并转审】:该节点审核人员需要转审给第二个节点的人员审核
  • 如何查看我提交/审批/相关的报销单?

    【已提交的】:1.处于审核中的提交报销单;2.被退审的报销单 【我审批的】:1.提交并审批通过的报销单;2.报销人自行取消的报销单 【与我相关的】:需要我审批的报销单、@我的报销单、我退审的报销单
  • 进阶小技巧

    1、@人功能 当需要提醒或告知其他人员时,可在评论中使用@功能,详情请见:【企微@功能】 2、快速选人 发起人填写时,负责人/相关人可以使用【常用群组】进行快速选人,详情请见:【进阶技巧-群组设置】 3、大量码字 如果你在电脑旁或是需要进行文字量大的码字处理,可以使用企微电脑版来进行编辑 ,详情请见:【企微电脑版】 4、快速查看资料及联系 轻点详情页面的头像,弹出信息框列出成员的头像、姓名、性别、职位、部门等,同时,还可以点击「弹框信息」查看成员的通讯录详情、拨打电话、微信企业号单聊、@人。当@人时,在评论框中显示@的名称

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