飞亚航空依托企微,打造制造业高效办公企业号平台

2017-07-24 18:17
 
 “企微让我们相信天下是有免费午餐的。企微人的执着、敬业、虚心, 为这款好用、易用、接地气的产品奠定了基础。企微团队一直坚守的工匠精神,必定会让企 微云平台给 广大企业用户带来更大的价值和更多的惊喜。”

——成都飞亚航空设备应用研究所有限公司

案例背景


  飞亚科技成立于1994年,坐落于成都市温江海峡两岸科技产业开发园,是 西南地区创建最早的民营航空服务企业之一。公司主要从事航空机载产品维修与研制、航空 地面设备设 计与制造、船舶电子设备开发与制造。
  传统企业的内部管理及沟通模式经常让公司面临种种难题,飞亚科技也不例 外。领导出差在外,文件总是不能及时签批;开个会,秘书要拨打十几个电话,会议结束还 要挨个印 发会议纪要;同事们填完纸质表单,需要挨个办公室找各级主管签字;业务人员在 外面开疆拓土,公司光把通知往公告栏一贴,每次都成为读历史的人……
  面对这种种烦恼,飞亚科技积极寻求解决方案。微信企业号的推出,让飞亚 认识了腾讯企业号应用——企微云平台。从此,飞亚的日常办 公及内部沟通 发生了翻天覆地的变化。

内部推广


1.项目启动前的准备工作

  1.1系统管理员充分了解企业号及企微各应用的功能,判断是否满足企业当 前需求,是否能够给企业带来价值,而不是为了赶时髦(可以注册一个企业号,托管企微先 体验)。
  1.2确定价值点后,以正式书面提案形式,逐级向拥有信息化管理决策权的 领导呈报,提出启用平台的建议。
TIPS:①侧重于 介绍平台能解决企业当前的哪些痛点,能给企业带来什么价值,不要只是罗列功能;②提案 中对启用平台 可能遇到的问题,应有解决措施;③想好如何回答领导可能问到的其它问题, 如:数据放在网上安全吗?他们的盈利点在哪(免费的东西不长久、不好用等)?

  1.3得到高层领导支持后,着手准备内部推广。不要只是少数人的自娱自乐 行为,应将其放到工作平台或内部信息沟通工具的高度去实施。
TIPS:对于大中 型企业,建议成立项目组。条件允许的企业,可适当申请项目启动经费,费用怎么用,后面 会提到。

  1.4企业号的注册号人数上限只有200人,建议花300元/每年认证费,办理 认证(团队号经担保可以免费拓展到999人,但有些功能缺失,如:不能使用微信支付功能 等)。
  1.5托管企微应用或套件,按需在企业号后台设置好各应用的可见范围,完 成后台初步配置,批量导入通讯录。
TIPS:①根据需 要托管应用,不一定全部启用;②应用可以分阶段上线,不一定一次全部上线;③首批应先 启用易上手的 、使用率高的、服务类功能,让员工感受到移动办公的便捷,而不是束缚。
 

2.项目正式启动后的工作

  2.1公司层面出台文件,告知全体员工,拟上线使用企业号,说明注意事项 ,以免后期推广过程中员工不知情或不当回事。
  2.2邀请员工关注企业号,对于广大中小企业,笔者觉得以下3种邀请关注方 式比较高效:
  2.2.1分享企业号名片至公司原有的微信群;
  2.2.2打印出企业号二维码名片,员工扫码关注。可将二维码发送至QQ群、 微信群,印制在文件中分发或张贴于公告栏;
  2.2.3充分利用企微通讯录的人员邀请功能,让同事自助完成企业号关注。
TIPS:①建议要 求在规定期限内完成关注;②对于进展缓慢的部门,适时提醒部门负责人,寻求部门负责人 的帮助;③与 各部门负责人保持积极沟通,取得其支持,有助于后期的深度推广。不建议采 取官僚式的强制推行。

  2.3分析剩余人员未关注企业号的原因,主要包括:
  2.3.1该员工不使用手机;
  2.3.2该员工使用的是功能机;
  2.3.3有智能机,没装微信,或不会使用微信;
  2.3.4没理由,就是任性,不想关注。
TIPS:①1、2两 种情况暂时搁置一边不管;②对于第3种情况,友好说服其安装,寻求其上级帮助(不是告 状,请上级动 员);③对于不会安装或使用微信的,召集起来,帮他们安装,并培训微信使 用,如:语音聊天、红包、刷朋友圈等,让他们先爱上微信。理论上会发短信的,就玩得来 微信,也就用得了企 业号;④对于第4种情况,先友好说服,必要时强制要求;⑤不要指望 一次性100%关注,虽然企业号使用门槛很低,但因员工知识结构不同,还是有一定门槛的 。

  2.4再次确认后台配置,根据实际业务需要作出微调。
  2.5与各部门负责人及公司领导沟通,协调好日程,组织内部培训。可通过 手机连接投影仪,演示每个应用微信端操作,也可用网页版演示。
TIPS:①为保证 培训效果,人多的企业,分批次培训;②专用的应用,单独组织培训;③建议系统管理员制 作微信端使用 教程(文字或视频),方便后入职人员自学。

  2.7购买企微VIP资格,体验更多高级功能。
  2.8使用中,遇到不能解决的问题或有建议,可向官方技术支持求助或反映 。
TIPS:①管理员 应熟练掌握后台各项操作,融会贯通,不要知其然不知其所以然,否则会走很多弯路;②可 以进官网学院 花1到2天时间系统学习官方教程;③建议大家关注道一信息服务号,及时查 阅版本更新公告。
 

3.注意事项及辅助推广经验

  3.1企业所在地运营商网络信号应良好,至少3G,2G会影响体验。公司工 作区域有WIFI覆盖条件的更佳。
  3.2条件允许的企业,可考虑每月每人发10~20元流量补贴,有助于推广。 移动办公不应从节约直接成本的角度考虑,更应该关注效率提升、改善体验等方面价值。
  3.3试行期间,对于不紧急的通知公告,可先通过企业号发布,滞后半天至 一天再通过传统渠道发布。时间差造成的信息不对称,会促使其主动使用企业号。
  3.4条件允许的企业,可不定期通过企业号发起有名额限制的抢票活动(电 影票,游乐园门票等)、抢小礼品、派发红包等,费用从项目经费中列支。有利可图,会吸 引员工自发 关注,甚至主动更换智能机。这也是很多电商企业营销常用的手法,可以借鉴。
  3.5个别仍不愿更换老年机的同事,根据公司情况处理,如不更换,这部分 人维持线下方式。当然,公司愿意出钱配智能机更佳。此时,在用智能机的员工,必须使用 线上方式。
  3.6各级主管必须强制使用,否则,下属没法使用。员工的单据长期得不到 处理,会破坏使用习惯。系统运行初期,管理员应经常性监控后台审批情况,适时协助提单 人人工催办 (平台运行前应设置好分管理员,即子账户,各分管理员应密切配合)。
 

经验分享


一、考试评测——员工档案管理,人事数据统计分析

使用前:
(1)行业要求对一些特定的课程在培训结束后必须进行笔试,每次需要印发纸 质试卷,考试结束后需要人工阅卷并统计考核结果;
(2)实施外部招聘时,因场地等原因限制,不便于对专业技术类岗位进行笔试 。即便能够提供笔试场所,也因组织考试、阅卷及通知结果等事项降低了招聘效率。
使用后:
(1)可以按课程建立试题库,并能够方便地对题库进行动态管理,适时修订、 更新;
(2)直接从题库中抽取适宜的题目组建试卷,高效完成考试命题;
(3)选择对应的试卷,设置好考试日期、时长及考试对象等信息,系统直接将 考试信息推送到微信端。员工或应聘者可以根据考试要求在线完成考试,不受空间限制;
(4)标准化试题不用人工阅卷,提交后微信端即可显示考试成绩,并可查看正 确答案及解析。后台可以看到每个考试对象的答题情况及考试成绩排名。

小技巧分享:
(1)对于一些规章类的课程,可以建立好题库,通过在线测试达到培训的目的 ;
(2)初次使用可以通过组织一些线上趣味知识竞赛,设置一些小奖品,让大家 愉快地接受这个应用。

场景展示:



 

二、人事管理——员工档案管理,人事数据统计分析

使用前:
(1)通过WORD文档或纸质文档建立人员档案,占用物理存储空间,维护管理 低效;
(2)档案保存在人力资源部门,其他部门负责人调阅档案必须到现场办理,不 便捷;
(3)对有时限要求的项目(如劳动合同到期日期、证书有效期、新入职员工转 正日期等),通过建立EXCEL控制时效性,需要主动打开查阅,有时会遗忘;
(4)人事数据每次需要人工分析处理,无法做到适时查看人事数据分析结果。
使用后:
(1)直接在企微后台管理人事档案,有网络的地方即可办公,档案的后期维护 方便;
(2)可以根据企业需要授权档案查阅权限,获得授权的人员通过微信即可调阅 目标对象的档案信息,便于信息内部共享;
(3)系统自动根据预设的时间,通过微信消息形式提醒办理有时效性要求的项 目,不用担心遗忘导致失效;
(4)系统提供了丰富的人事数据统计分析口径,图文并茂,可以随时获取想要 的人事数据。大大减轻了人事专员的工作量,也提高了数据分析的效率与准确度。

小技巧分享:
(1)初次导入人员档案信息时,可以按照给定的模板整理好EXCEL信息,批 量导入;
(2)档案查阅权限按需设置,遵循最小化够用原则。一般公司高层领导、人事 部门授权所有档案查看权限;部门或子部门负责人授权其管辖范围内员工的档案查看权限。

场景展示:

三、企业滴滴——企业账户支付,员工免报销,车费可控等

使用前:
(1)办公用车不管远近均使用公车,150人的企业配置了十余辆办公用车还经 常出现车不够用的情况;
(2)少数人员出现假公济私情况,核实其行程真实性的成本高;
(3)公司所处位置相对中心城区较为偏僻,打出租车不方便、费用高,且同样 存在公私用车难以核实的情况。
使用后:
(1)对5台相对老旧的车辆进行了变卖处理,仅保留必要的办公用车,节约了车 辆维护保养成本;
(2)使用滴滴打车,提前预约,车辆到公司门口再出门,避免无谓的等待时间 ;
(3)行驶路线及费用一目了然,有效杜绝了假公济私情况;
(4)企业滴滴由企业预充值,到达目的地后自动由企业账户支付,员工不用贴 票报销车费。

小技巧分享:
(1)如果每次打车需要审批则体验不佳,可以不开启审批功能,待月底导出明 细表集中签字确认后交财务备案;
(2)可根据实际情况,给不同员工配置不同的费用限额及可选择的车型,真正 做到精细化管理。

场景展示:

四、微信考勤——指纹、人脸识别智能考勤,考勤数据可导出

使用前:
(1)使用传统的单机版考勤机,数据不能与OA系统关联,需要维护两套员工账 号信息;
(2)考勤数据不能与请假出差信息打通,需要手工导入请假出差信息;
(3)考勤数据不能实时查阅,考勤结果不透明,市场有员工质疑考勤机有问题 ;
(4)考勤机不能联网,每次上传下载数据都要抱着笔记本电脑逐台处理;
(5)打卡方式单一,部分同事指纹不清晰,只能通过输密码的方式打卡,体验 差。
使用后:
(1)企微的考勤系统共享通讯录人员数据,不需单独维护考勤系统;
(2)请假出差信息自动同步至考勤相应报表中,不需手工导入;
(3)员工随时可通过微信查阅考勤明细,数据公开透明;
(4)互联网考勤机,直接在办公室上传下载数据,大大提升考勤效率;
(5)指纹、人脸识别任意选择,总有一种适合的方式,显著改善了考勤体验。

小技巧分享:
(1)可通过超级表单应用配置一个考勤异常情况登记表,并将链接悬挂在微信 考勤应用中某个二级菜单下,便于员工登记考勤异常情况,月底简单处理后导入后台(今后 有考勤申诉 功能后可不再使用本登记表);
(2)可根据不同的员工群体,配置不同的考勤规则。

场景展示:

五、通讯录——查找同事电话,通讯录留言

使用前:
(1)人员流动,纸质通讯录需频繁更新,且保存不方便;
(2)出差在外的同事,临时需要联系某位同事,但手机没存电话,经常打电话 询问他人。
使用后:
(1)企业号后台维护好通讯录,随时随地从微信端查找同事电话;
(2)可按姓名查找,也可按部门查找,方便快捷;
(3)还可以根据需要隐藏重要人士电话号码。

小技巧分享:
(1)托管消息服务套件后,同事间不加私人微信也能通过通讯录发起微信会话 ,在微信应用内将工作圈与生活圈分离;
(2)可根据需要,在企业号后台将默认的微信头像替换为证件照,方便内部识 别。

场景展示:

六、会议助手——预约会议室,微信发起会议通知

使用前:
(1)发起会议需挨个电话通知,会前有些参会人员遗忘,还要再次提醒;
(2)会后需要印发纸质会议纪要,查阅保存非常方便;
(3)一次会议通知、确认、分发会议纪要,预计总耗时45分钟。
使用后:
(1)会议通知直接推送至参会人员手机,不需逐一电话通知;
(2)接收者可以直接回复确认或发起会议请假;
(3)会前指定时间系统自动进行二次提醒,避免参会人遗忘;
(4)支持上传会议纪要,查阅保存非常方便;
(5)一次会议通知、统计确认、分发会议纪要,10分钟内完成。

小技巧分享:
(1)会议详情界面可对未反馈人员进行一键提醒。少数经一键提醒后仍未作出 反馈的,可通过电话等其它途径进行确认。
(2)会议纪要内容如较多,可登录微信PC客户端,进入会议助手应用处理。也 可以直接以附件形式上传会议纪要详细信息。

场景展示:

七、新闻公告——发送图文消息、工资明细,生日祝福等

使用前:
(1)通过纸质文件发布,文件处理过程十分繁琐,互动性差;
(2)出差在外的同事,经常几天甚至几周后才知道发布了新文件,永远都在学 习公司发展史;
(3)用小纸条发工资明细,体验不好。短信通知,沟通成本高;
(4)文件阅读率达到90%一般需要2天时间。
使用后:
(1)新闻公告直接推送到手机,阅读不受时空限制;
(2)已读未读一目了然,未读人员可发起一键提醒,文件无需签收传阅;
(3)微信推送工资条到私人信箱,保密高效,员工体验好;
(4)通过评论,可以形成良好互动;
(5)通过定时发送功能,系统在指定时间自动推送编辑好的新闻;
(6)文件阅读率达到90%在4小时以内。

小技巧分享:
(1)利用嵌套在新闻公告应用中的生日祝福和入职纪念提醒,配合企业红包功 能,可以创新员工关怀的方式;
(2)部分比较敏感的信息,可以以保密消息形式发布。保密消息的界面上会默 认显示当前用户的姓名水印,有效防止员工随手截屏传播。

场景展示:

八、工作日志——工作汇报,工作计划,工作总结

使用前:
(1)通过纸质文件、电子邮件提交,往往上级主管不能在第一时间处理;
(2)提交之后不知上级到底看没看,员工又不便经常主动问。
使用后:
(1)直接通过微信推送工作日志,上级主管能够在第一时间查阅处理;
(2)一次可提交给多人,相关人员可以通过评论功能直接进行交流,简单高效 ;
(3)上级打开日志,自动生成“已阅”标记,员工心中有数。

小技巧分享:
(1)上级主管可以通过日志评分功能,提升员工写日志的积极性,从而保证日 志质量;
(2)日志较多时,主管可以通过界面上的“上一篇”、“下 一篇”进行逐一浏览,不用返回日志列表。

场景展示:

九、任务分派——分派任务,平级协作,日程提醒

使用前:
(1)口头发布工作指令,难以遵循SMART法则;
(2)事情繁杂容易遗忘,不便于主管人员对工作进度进行追踪;
(3)通过传统笔记本记录工作任务,查阅处理相当不便。
(4)涉及多人配合的任务,需要分别交待或召开会议。
使用后:
(1)以文字形式通过微信推送工作任务,可以大大降低任务执行者的理解差错 ;
(2)可以设置任务截止时间,任务结束前会发送消息提醒,避免工作任务遗漏 ,便于管理者跟踪检查;
(3)可以一次选择多名任务负责人,同时收到任务消息。开启进度反馈后,负 责人可以及时反馈工作进度。

小技巧分享:
(1)通过自己给自己建立任务的形式,既能实现员工的自我管理,也能起到工 作备忘的作用;
(2)任务分派人可以对任务完成情况进行评分,后台导出数据后进行适当加权 处理,可以与绩效考核结合。

场景展示:

十、请假出差——在线请假,发起出差申请

使用前:
(1)因员工主管不在公司,或在非工作时间通过电话发起请假、出差,事后经 常出现不补填请假、出差申请单的情况;
(2)纸质表单保存、统计、汇总处理不便,有时出现单据遗失;
(3)有总时长限制的假期(如年休假),需要人工控制假期余额;
(4)每月汇总统计员工请假出差情况,录入考勤系统,需要1小时左右。
使用后:
(1)员工不论在公司还是在家里,均可通过手机发起请假或出差申请,免去事 后跟踪补手续的问题;
(2)可以根据实际情况设置请假、出差类型,管理后台可以直接导出EXCEL 汇总报表,方便统计;
(3)系统内预先设置好每位员工的年休假天数,假期余额不足时,则不能申请 休年休假,一切交给系统去管理;
(4)每月汇总统计员工请假出差情况,录入考勤系统,能够在15分钟内完成。

小技巧分享:
(1)请假出差的数据与微信考勤及会议助手应用是打通的,请假信息会自动体 现在会议及考勤应用中;
(2)病假等特殊假期,如果需要上传证明,可在对应请假单详情页通过评论形 式上传图片。

场景展示:

十一、活动报名——发布企业活动,提醒员工报名

使用前:
(1)活动信息不能在第一时间传达到所有员工,需要多次重复跟踪、提醒;
(2)有名额限制的活动,员工不能及时掌握报名情况;
(3)有些同事在报名截止时间后才来报名,一定程度上影响活动组织。
使用后:
(1)活动信息通过微信直接推送至每位员工,报名截止前还会再次收到提醒, 报名截止后就不能再报名;
(2)可以通过查看活动详情,及时了解报名情况;
(3)可以通过手机报名参加活动,不用到现场登记报名。

小技巧分享:
(1)可根据活动具体情况,选择使用微信在线支付报名费用。该方式微信会收 取一定数额的手续费;
(2)部分活动如涉及隐私(如募捐、相亲活动等),可设置允许匿名报名;
(3)年会等大型主题集会,可利用大屏幕抽奖、评论上墙功能活跃现场气氛。

场景展示:

十二、问卷调查——投票选举,支持匿名调查

使用前:
(1)需要印发大量纸质问卷,问卷回收及统计处理工作量大;
(2)有些同事担心笔迹暴漏身份,对于一些敏感问题不愿表达真实想法;
(3)印发问卷、 回收问卷、处理问卷需要4小时左右。
使用后:
(1)可以自由设计问卷,可选实名、匿名及调查对象;
(2)自动统计调查结果,免去回收问卷及汇总统计,大大降低了问卷调查成本 ;
(3)通过线上完成,问卷结果自动以图表形式展示,降低了统计差错,避免人 为操纵调查结果,信度更高;
(4)发放问卷、 回收问卷、处理问卷能够在1小时内完成。

小技巧分享:
(1)利用问卷中多项选择题型的最多、最少选择几项的功能,可以满足选举及 评选先进的场景需要;
(2)部分比较敏感的问卷,可以设置为匿名问卷。

场景展示:

十三、超级表单——自定义字段灵活设计,多种表单模板满足企 业需求


  使用场景:车辆申请,物资采购,培训申请,协议酒店预订,设备报修与报 废,票务预订,招聘申请,合理化建议,奖惩建议等。

使用前:
(1)通用表单有40余种,成捆印刷,费用高;
(2)填写后形成的记录归档占用办公资源,检索不便;
(3)纸质表单处理效率低下,有些笔迹不清,难以辨认。
(4)数据采集成本高,涉及外部的数据采集更加困难。
使用后:
(1)后台可以自由配置表单,普通单、任务单及审批单任意选,且可设置可见 范围;
(2)常用表单可通过在线填写,不再需要成捆印刷纸质表单;
(3)无需人工整理归档,员工可以随时查阅自己提交的历史表单;
(4)电子文档字迹清晰,再也不用花时间研究狂草,减少差错发生;
(5)配置好外部单后,可以便捷地通过网站或其它社交媒体分享到外部,快捷 地采集需要的数据。

小技巧分享:
(1)审批单的固定流程功能强大,能够实现审批自动流转,避免审批中 “选错人”;
(2)对于重要审批,审批时合理结合原笔迹手写功能,可以有效做到内部防伪 。

场景展示:

十四、知识百科——上传规章制度,培训课件;共享信息;介绍 公司概况

使用前:
(1)纸质及存放于电脑中的文件使用不便;
(2)因查阅不便,非故意违章现象时有发生;
(3)企业的培训教材共享在局域网内,不便于员工利用碎片时间学习。
使用后:
(1)员工随时通过微信端查阅、求证需要的信息,规章制度执行效果更佳;
(2)新同事能够快速查阅到需要的资料及信息;
(3)培训教材或教程上传至知识百科,员工利用碎片时间随时可以学习,有效 降低了企业培训成本。

小技巧分享:
(1)可以录制视频教程上传至腾讯视频等视频网站中,然后将视频代码插入知 识百科发布;
(2)可以为每篇文章指定负责人,员工在文章后评论时,负责人会第一时间收 到其负责文章的评论提醒,便于及时解答或交流。

场景展示:

十五、同事社区——同事交流,资讯分享,企业文化建设等

使用前:
(1)通过内刊、报纸、展板等形式进行主题交流,及时性差,成本高;
(2)平时通过群聊沟通,话题分散,有用的信息容易被大量无关信息淹没;
(3)受篇幅限制,不少同事的投稿不能在内刊等纸质媒介上发布。
使用后:
(1)将同事社区作为内部交流的平台,员工可自主发布话题,不再受纸质媒介 的篇幅限制;
(2)不用等待排版印刷,提高了传播效率,改善了员工体验;
(3)话题分类清晰,便于员工分类检索查阅;
(4)启用同事社区后,每年节约各类印刷及宣传品制作费用30000余元。

小技巧分享:
(1)可设置主题帖实名,回复贴允许匿名。既有效防止了匿名的风险,又给了 广大员工匿名表达意见的权力;
(2)为保证数据的可追溯性,建议后台设置主题帖限时允许编辑。既便于发帖 人及时修改差错,又防止事后逃避责任篡改原始信息。

场景展示:

十六、拿快递——快递群发通知,可找人代领

使用前:
(1)门卫签收快递后,通过电话通知领件人,经常不能在第一时间联系上收件 人;
(2)快递在纸质表单上登记,信息容易登错,且保管、调阅不便;
(3)登记表上的已领、未领快递比较分散,不便于门卫交班时盘点。
使用后:
(1)门卫从微信端录入快递后,信息自动存储于后台,并同时将快递信息推送 至收件人微信,大大改善了快递入厂后的分发体验;
(2)快递单直接拍照上传,可以完全避免登记出错的情况,便于出问题时核查 ;
(3)待领的快递以单独的列表形式呈现,方便管理,交接盘点高效。

小技巧分享:
(1)有效利用备注字段,在后台将快递管理规定的主要条款默认在备注中,履 行对收件人的告知义务;
(2)对于门岗代收的快递中经常有重要物件的,建议开启图片必传功能,强制 上传快递单照片。

场景展示:

应用价值


  “企业号及企微云平台的诞生,帮助飞亚科技从基于纸质审批的办公模 式直接跨越到基于移动互联网的现代办公模式。整个实现过程几乎0成本,无需额外的硬件 及人力资源 投入,这在以前是不可想象的。这就是科技的力量,企微真正做到了改变企业效 率。希望企微团队今后继续保持工匠精神,充分尊重用户需求,平衡自身与用户利益,戒骄 戒躁,努力让企微 云平台成为企业级SAAS产品中最接地气的产品。”

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